6 Benefits Of Data-Driven Project Portfolio Management (PPM) Software

প্লেটো দ্বারা প্রকাশিত

অনুসরণকারী: 0

ত্রিশ বছর আগে, ব্যবসাগুলি চিনতে শুরু করেছিল যে ডেটা ভবিষ্যত। যদিও তারা তা কখনো কল্পনা করেনি বড় তথ্য প্রযুক্তি আমরা সাম্প্রতিক বছরগুলিতে প্রত্যক্ষ করেছি যে প্রভাব থাকবে.

আগের চেয়ে অনেক বেশি কোম্পানি ব্যবসার সিদ্ধান্ত নিতে বড় ডেটা ব্যবহার করছে। যাইহোক, অনেক সংস্থা এখনও আনুষ্ঠানিক ডেটা কৌশলগুলিকে অবহেলা করে। NewVantage Partners 2022 এক্সিকিউটিভ সার্ভে তা দেখিয়েছে মাত্র 53% কোম্পানির অফিসিয়াল ডেটা কৌশল রয়েছে এবং তাদের মধ্যে অনেকেই তাদের প্রদানের জন্য সঠিক প্রযুক্তি ব্যবহার করে না।

আপনি যদি একটি সফল ডেটা কৌশল তৈরি করতে চান তবে আপনাকে যা করতে হবে তা হল সঠিক সফ্টওয়্যারে বিনিয়োগ করা। অনেকগুলি সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যা কোম্পানিগুলিকে আরও ভাল ডেটা-চালিত সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করতে পারে।

বিগ ডেটা পোর্টফোলিও ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যারে প্রধান অগ্রগতির দিকে পরিচালিত করেছে

ব্যবসাগুলি যখন সাফল্যের সাথে প্রতিটি প্রকল্প সরবরাহ করে তখন তারা উন্নতি লাভ করে, তবে এটি যতটা সহজ মনে হয় ততটা সহজ নয়। যখন নিরীক্ষণ করার জন্য একটি সম্পূর্ণ পোর্টফোলিও থাকে, তখন প্রতিটি প্রকল্পের মেট্রিক পরিশ্রমের সাথে পরীক্ষা করা অবিশ্বাস্যভাবে চ্যালেঞ্জিং, যা এটিকে কঠিন করে তোলে ডেটা-চালিত সংস্থাগুলি তাদের লক্ষ্যগুলি সরবরাহ করতে.

প্রোগ্রাম এবং প্রজেক্ট ম্যানেজারদের প্রক্রিয়াটিকে মানসম্মত করতে হবে এবং তাদের সমস্ত রিপোর্টিং এবং টাস্ক ম্যানেজমেন্ট মেকানিজমকে কেন্দ্রীভূত করতে হবে। সেখানেইপ্রকল্প পোর্টফোলিও ব্যবস্থাপনা (পিপিএম) সফ্টওয়্যার আসে। এটি লাভজনক এবং কৌশলগতভাবে সংযুক্ত প্রকল্প বাস্তবায়নের ভিত্তি স্থাপন করে। আসুন আপনার ব্যবসার জন্য পিপিএম সফ্টওয়্যারের ছয়টি সবচেয়ে প্রয়োজনীয় সুবিধার মধ্যে ডুব দেওয়া যাক।

1. সামগ্রিক ব্যবসা কৌশল সঙ্গে প্রান্তিককরণ

প্রতিটি ফার্মের চূড়ান্ত লক্ষ্য হল মুনাফা তৈরি করা এবং দীর্ঘমেয়াদে মূল্য প্রদান করা। এটি সম্পন্ন করার জন্য, তাদের স্বল্পমেয়াদী লক্ষ্যগুলিতে ফোকাস করতে হবে। এবং এটি করার জন্য, প্রকল্প পরিচালকদের তাদের প্রকল্পগুলি কোম্পানির ব্যবসায়িক কৌশল এবং উদ্দেশ্যগুলির সাথে সারিবদ্ধ হওয়া নিশ্চিত করতে হবে। PPM সফ্টওয়্যার সমস্ত প্রকল্পের একটি সামগ্রিক দৃষ্টিভঙ্গি প্রদান করে, যা কোম্পানির সামগ্রিক লক্ষ্যগুলির সাথে সামঞ্জস্য রেখে সংস্থানগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়া এবং বরাদ্দ করা সহজ করে তোলে। এই যে অনেক উপায় এক বড় ডেটা ব্যবসাগুলিকে তাদের লক্ষ্য পূরণে সহায়তা করছে।

আসুন একটি প্রযুক্তিগত স্টার্টআপ, "ফিউচারফিট" বিবেচনা করি, যা উদ্ভাবনী মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন তৈরিতে বিশেষীকরণ করে৷ তাদের ব্যবসায়িক কৌশলের মধ্যে রয়েছে দ্রুত বর্ধনশীল সুস্থতার বাজার ধরতে আগামী ছয় মাসের মধ্যে একটি অত্যাধুনিক ফিটনেস অ্যাপ চালু করা। টেক স্টার্টআপটি একটি অ্যাজিল পদ্ধতিতে কাজ করে, একাধিক দল অ্যাপ্লিকেশনের বিভিন্ন দিক নিয়ে কাজ করে।

একটি কেন্দ্রীভূত ওভারভিউ ছাড়া, এই সমস্ত দলকে ব্যবসায়িক কৌশলের সাথে সারিবদ্ধ করা একটি কঠিন কাজ হয়ে উঠতে পারে। এখানে পিপিএম সফ্টওয়্যার গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে। এটি প্রজেক্ট ম্যানেজারকে নির্দিষ্ট টাইমলাইনের মধ্যে ফিটনেস অ্যাপ্লিকেশন চালু করার জন্য ব্যবসায়িক কৌশল ইনপুট করার অনুমতি দেয়। এটি তখন অগ্রাধিকারমূলক কাজগুলিতে সমস্ত চতুর দলকে দৃশ্যমানতা প্রদান করে, তাদের প্রচেষ্টা কীভাবে সামগ্রিক লক্ষ্যে অবদান রাখে তা বুঝতে সহায়তা করে।

2. প্রতিটি প্রকল্পের জন্য একটি পদ্ধতিগত পদ্ধতি

যদিও প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জামগুলি প্রায় প্রতিটি শিল্প জুড়ে প্রচলিত রয়েছে, শুধুমাত্রব্যবসার 61% বলে যে তারা তাদের প্রকল্পগুলি পরিচালনা করার জন্য একটি নির্দিষ্ট পদ্ধতি ব্যবহার করে। PPM সফ্টওয়্যার প্রকল্প পরিচালকদের একটি পোর্টফোলিওর মধ্যে সমস্ত প্রকল্পের প্রক্রিয়াটিকে মানসম্মত করতে সক্ষম করে। এটি প্রতিটি প্রকল্পের জন্য টেমপ্লেট এবং কনফিগারযোগ্য কর্মপ্রবাহ প্রদান করে, প্রতিটি কাজ একটি পদ্ধতিগত পদ্ধতি অনুসরণ করে তা নিশ্চিত করে। পরিবর্তে, এটি ত্রুটি হ্রাস করে, সহযোগিতার উন্নতি করে এবং দক্ষতা বাড়ায়।

3. সর্বোত্তম সম্পদ ব্যবস্থাপনা

বাস্তবতা হল যে সম্পদ - তা জনশক্তি, সময় বা আর্থিক - সবসময় সীমিত। অব্যবস্থাপনার কারণে প্রকল্পে বিলম্ব হয়, খরচ বেড়ে যায় এবং উৎপাদনশীলতা কমে যায়।

আসুন একটি দৃশ্যকল্প বিবেচনা করা যাক: FitFuture, একই প্রযুক্তি স্টার্টআপ যা আমরা আগে উল্লেখ করেছি, একটি নতুন বৈশিষ্ট্য প্রকাশে কাজ করছে। তাদের একাধিক দল বিভিন্ন মডিউলে কাজ করে এবং প্রতিটি দলের জন্য বিভিন্ন ধরণের সংস্থান প্রয়োজন। একটি পিপিএম সিস্টেম না থাকলে, ম্যানুয়ালি ট্র্যাক করা কে কী করছে তা দ্রুত বিশৃঙ্খল এবং সময়সাপেক্ষ হয়ে উঠতে পারে।

পিপিএম সফ্টওয়্যার সমস্ত সংস্থানগুলির একটি কেন্দ্রীভূত দৃষ্টিভঙ্গি এবং কীভাবে সেগুলি ব্যবহার করা হচ্ছে তা সরবরাহ করে উদ্ধারে আসে৷ প্রজেক্ট ম্যানেজার দ্রুত সফ্টওয়্যারটির দিকে নজর দিতে পারে এবং দেখতে পারে যে জন, একজন ফ্রন্ট-এন্ড ডেভেলপার, বর্তমানে ওভারবুক করা হয়েছে, যখন এমিলি, একজন ব্যাক-এন্ড ডেভেলপার, কম ব্যবহার করা হয়েছে। ম্যানেজার তখন কাজের চাপের ভারসাম্য বজায় রাখতে এবং উত্পাদনশীলতা উন্নত করতে কাজগুলি পুনরায় বরাদ্দ করতে পারেন।

পিপিএম টুল রিসোর্স খরচ এবং প্রাপ্যতা সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য প্রদান করে। যদি ক্লাউডটেক একটি নির্দিষ্ট মডিউলের জন্য একটি নতুন বিকাশকারীকে নিয়োগ করতে চায়, তাহলে তারা সহজেই বাজেট বরাদ্দ এবং প্রকল্পের অন্যান্য সংস্থানের স্থিতি পরীক্ষা করতে পারে। এইভাবে, অতিরিক্ত ব্যয় রোধ করতে এবং নির্বিঘ্ন প্রকল্প বাস্তবায়ন নিশ্চিত করতে জ্ঞাত সিদ্ধান্ত নেওয়া যেতে পারে।

4. ডেটা চালিত ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা

ঝুঁকিগুলি যে কোনও প্রকল্পের একটি অনিবার্য অংশ। আপনার ফার্ম কীভাবে তাদের পরিচালনা করে তা পার্থক্য করে। পিপিএম সফ্টওয়্যার প্রকল্পের অগ্রগতি সম্পর্কে রিয়েল-টাইম ডেটা সরবরাহ করে, প্রকল্প পরিচালকদের সম্ভাব্য ঝুঁকি শনাক্ত করতে এবং প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নিতে দেয়।

ভবিষ্যদ্বাণীমূলক বিশ্লেষণের মাধ্যমে, PPM সফ্টওয়্যার প্রকল্পের বর্তমান অবস্থা এবং অতীতের প্রবণতার উপর ভিত্তি করে সম্ভাব্য ঝুঁকির পূর্বাভাস দিতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি নির্দিষ্ট কাজ পিছিয়ে থাকে, তবে সফ্টওয়্যারটি এটিকে প্রকল্পের সময়সীমার সম্ভাব্য ঝুঁকি হিসাবে চিহ্নিত করতে পারে।
PPM টুলগুলি একটি 'রিস্ক ম্যাট্রিক্স' প্রদান করে, তাদের সম্ভাব্যতা এবং সম্ভাব্য প্রভাবের উপর ভিত্তি করে ঝুঁকির একটি ভিজ্যুয়াল উপস্থাপনা। এটি ঝুঁকিগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে এবং প্রকল্পের সাফল্যের উপর বিরূপ প্রভাব ফেলতে পারে এমন প্রধানগুলির উপর ফোকাস করতে সহায়তা করে৷
পিপিএম সফটওয়্যার সমর্থন করেঝুঁকি ভাঙ্গন কাঠামো (RBS). এই বৈশিষ্ট্যটি প্রকল্প পরিচালকদের তাদের উত্স বা প্রকৃতির উপর ভিত্তি করে ঝুঁকি শ্রেণীবদ্ধ করতে দেয়, আরও কার্যকর ঝুঁকি প্রশমন কৌশলগুলির বিকাশে সহায়তা করে।
সফ্টওয়্যারটিতে প্রায়শই একটি ঝুঁকি নিবন্ধন থাকে, যেখানে সমস্ত চিহ্নিত ঝুঁকিগুলি তাদের তীব্রতা, প্রশমন পরিকল্পনা এবং স্থিতি সহ রেকর্ড করা হয়। ঝুঁকি ডেটার জন্য এই কেন্দ্রীভূত স্থানটি নিয়মিত পর্যবেক্ষণ এবং সমস্যাগুলির দ্রুত প্রতিক্রিয়াতে সহায়তা করে।

একটি ছাড়াব্যবসা ব্যবস্থাপনা সিস্টেম পিপিএম-এর মতো, ডেটা-ভিত্তিক ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি অসম্ভব হবে।

5. দলের সহযোগিতার মাধ্যমে উচ্চ উৎপাদনশীলতা

দূরবর্তী কাজ আগের তুলনায় আরো প্রচলিত হয়ে উঠছে, এবংদূরবর্তী দলের জন্য ক্লাউড-ভিত্তিক সরঞ্জাম অপরিহার্য. PPM সফ্টওয়্যার টিম যোগাযোগ এবং সহযোগিতার সুবিধার্থে বিভিন্ন বৈশিষ্ট্য প্রদান করে, যার ফলে উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি পায়।

এটি বিক্ষিপ্ত ইমেল চেইন বা একাধিক চ্যাট গোষ্ঠীগুলিকে নির্মূল করে সমস্ত প্রকল্প-সম্পর্কিত যোগাযোগ সংরক্ষণ করার জন্য একটি কেন্দ্রীভূত প্ল্যাটফর্ম অফার করে।
পিপিএম সফ্টওয়্যারটি কাজগুলির রিয়েল-টাইম ট্র্যাকিংয়ের অনুমতি দেয়, এটি অগ্রগতি নিরীক্ষণ করা এবং বিলম্ব এড়াতে সহজ করে তোলে।
এটি নথির একাধিক সংস্করণ থেকে উদ্ভূত বিভ্রান্তি হ্রাস করে, প্রকল্পের তথ্যের জন্য সত্যের একটি একক উত্স সরবরাহ করে।

বেশিরভাগ PPM সফ্টওয়্যার আপনার সহযোগিতা সফ্টওয়্যারের সাথেও একীভূত হয়। একটি স্ল্যাক, এমএস টিম, বা জুম ইন্টিগ্রেশন দলগুলিকে সংযুক্ত থাকতে এবং কার্যকরভাবে যোগাযোগ করতে সাহায্য করে, তারা যেখানেই থাকুক না কেন।

6. একাধিক টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অপশন

আপনার প্রতিষ্ঠান সম্ভবত বিভিন্ন ধরনের প্রজেক্ট চালায়, যার মানে আপনার টাস্ক ম্যানেজমেন্টের বিভিন্ন শৈলীর প্রয়োজন হবে। পিপিএম সফ্টওয়্যারটি ঐতিহ্যগত এবং চটপটে উভয় পদ্ধতিকে সমর্থন করে, এটি নিশ্চিত করে যে একটি পোর্টফোলিওর মধ্যে সমস্ত প্রকল্প দক্ষতার সাথে পরিচালিত হয়।

জলপ্রপাত পদ্ধতি ব্যবহার করে দলগুলির জন্য, PPM সফ্টওয়্যার প্রকল্পের কাজ এবং টাইমলাইন ট্র্যাক করতে একটি Gantt চার্ট ভিউ প্রদান করে।
চটপটে দলগুলির জন্য, কানবান বোর্ডগুলি কাজের অগ্রগতি কল্পনা করে এবং কর্মপ্রবাহে কোনও বাধা চিহ্নিত করে।
ক্যালেন্ডার এবং টাইমলাইন ভিউ প্রকল্প পরিচালক এবং দলের সদস্যদের পুরো প্রকল্প বা কোম্পানি-ব্যাপী কাজগুলির একটি পাখির চোখ দেয়।

আপনার কাছে আলাদাভাবে প্রকল্পের পোর্টফোলিও, প্রোগ্রাম এবং পৃথক কাজগুলি পরিচালনা করার জন্য মডিউল থাকবে। এই নমনীয়তা দলগুলিকে এমনভাবে কাজ করার অনুমতি দেয় যা তাদের প্রকল্পের প্রকারের জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত, সর্বোত্তম দক্ষতা নিশ্চিত করে।

প্রান্তটীকা

PPM সফ্টওয়্যার শুধুমাত্র আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য অন্য টুল নয়; এটি একটি কৌশলগত, ROI-চালিত বিনিয়োগ। এটি কোম্পানিগুলিকে প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট প্রসেস উন্নত করতে, রিসোর্স ইউটিলাইজেশন অপ্টিমাইজ করতে, ঝুঁকি কমাতে, সহযোগিতা বাড়াতে এবং শেষ পর্যন্ত ব্যবসায়িক সাফল্য অর্জনের ক্ষমতা দেয়। সঠিক PPM সফ্টওয়্যার সহ, সংস্থাগুলি প্রকল্প বাস্তবায়নকে স্ট্রিমলাইন করতে পারে এবং তাদের গ্রাহকদের কাছে মানসম্পন্ন পণ্য এবং পরিষেবা সরবরাহের উপর ফোকাস করতে পারে।