So verwenden Sie Power Queries in Excel

Obwohl technische Tools eine Vielzahl von Datenverwaltungslösungen bieten, bleibt die Konsolidierung von Informationen aus mehreren Quellen eine Herausforderung. Um unterschiedliche Datenblätter zu verstehen, ist oft manueller Aufwand erforderlich.

Hier kann Power Query helfen, indem es Daten aus verschiedenen Quellen in einer integrierten Ansicht zusammenfasst.

Als Marketingberater arbeite ich mit mehreren Teams im gesamten Unternehmen eines Kunden. Um mir beispielsweise ein genaues Bild davon zu machen, was im Umsatztrichter eines SaaS-Unternehmens vor sich geht, benötige ich normalerweise Daten aus den Bereichen Marketing, Vertrieb, Kundenerfolg und Produkt.

Allerdings werden die Daten, die ich benötige, normalerweise an mehreren Standorten und in unterschiedlichen Formaten gesammelt. Alles zusammenzufügen bedeutet, alles an einem Ort zu haben, im gleichen Format und in der Lage zu sein, auf die gewünschte Art und Weise manipuliert zu werden.

Daher hat sich die Leistungsabfrage im Laufe der Jahre für mich als sehr nützlich erwiesen, und sie ist gar nicht so kompliziert, wie Sie vielleicht denken.

Mit Power Query können Sie Datensätze aus mehreren Quellen importieren, bereinigen, transformieren und zusammenführen. Sobald Sie wissen, wie man es verwendet, wird das Sammeln und Interpretieren von Daten aus verschiedenen Quellen viel einfacher.

Was ist eine Leistungsabfrage?

Power Query ist im Wesentlichen eine Technologie, die Sie in Excel verwenden können, um Datensätze in einer Excel-Tabelle miteinander zu verbinden. Sie können Power Query verwenden, um Daten aus einer Reihe von Quellen abzurufen, darunter Webseiten, Datenbanken, andere Tabellenkalkulationen und mehrere Dateitypen.

Sobald die Daten importiert sind, können Sie die Daten auch mit dem Power-Query-Editor bereinigen und transformieren. Abschließend können Sie die transformierten Daten in Ihre vorhandene Tabelle importieren.

Zu den allgemeinen Aktionen, die Sie nach dem Importieren von Daten im Power-Query-Editor verwenden können, gehören Filtern, Entfernen von Duplikaten, Teilen von Spalten, Formatieren von Daten und Zusammenführen von Daten.

Der Hauptvorteil besteht darin, dass Aufgaben, für die Sie Stunden manuell erledigen müssten, mit Power Query in wenigen Minuten erledigt werden können. Darüber hinaus können Sie dieselben Bereinigungs- oder Transformationsaktionen bei Aktualisierungen der Datenquellen immer wieder auf Knopfdruck verwenden.

Mit jedem Fortgeschrittenen Funktion in Excel, es gibt eine gewisse Lernkurve. Auch wenn Sie vielleicht ein paar Versuche brauchen, um sich mit Power Query vertraut zu machen, verfügt es über eine ziemlich benutzerfreundliche Oberfläche, sobald Sie wissen, wo sich alles befindet.

So verwenden Sie Power Queries in Excel

Wenn Sie lernen möchten, wie man so etwas wie eine Power-Abfrage verwendet, ist die Verwendung eines Beispiels die nützlichste Methode. Die folgenden Schritte können auf jede Art von Datensatz angewendet werden und die hervorgehobenen Funktionen können bei Bedarf durch andere Möglichkeiten zur Verwendung von Abfragen ersetzt werden.

In diesem Beispiel führe ich Verkaufsdaten aus zwei verschiedenen geografischen Regionen zur Analyse zusammen. Die Daten stammen aus den USA und Großbritannien, wobei die Formatierung und Währungen in zwei Tabellen unterschiedlich geschrieben und formatiert sind.

Mein Ziel ist es, diese Datensätze in einem Blatt zu kombinieren, wobei die Daten bereinigt und an einem Ort leicht interpretiert und analysiert werden können.

Schritt 1. Öffnen Sie Excel und greifen Sie auf die Leistungsabfrage zu.

Öffnen Sie zunächst die Haupttabelle, mit der Sie arbeiten werden. In diesem Fall habe ich meine Tabelle mit den USA-Verkäufen geöffnet, da ich hier die Daten bereinigen und kombinieren möchte.

Klicken Sie im Hauptmenüband auf „Daten“. Als erstes Element im Menüband „Daten“ wird „Daten abrufen (Power Query)“ angezeigt.

Schritt 2. Importieren Sie Ihre Daten.

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um auf Ihre Energieabfrageoptionen zuzugreifen.

In diesem ersten Schritt möchten wir auf „Daten abrufen“ klicken, damit wir eine Abfrage anhand der Daten in der britischen Verkaufstabelle starten können.

Wenn Sie auf diese Option klicken, wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie eine Datenquelle auswählen können. Wie Sie sehen werden, ist es möglich, Daten aus einer Vielzahl von Quellen abzurufen, einschließlich freigegebener SharePoint-Dateien.

In diesem Fall wählen wir „Excel-Arbeitsmappe“, um auf die Datei zuzugreifen, die lokal auf meinem Computer gespeichert ist. Nachdem Sie diese Auswahl getroffen haben, durchsuchen Sie einfach Ihre Dateien nach der richtigen Tabelle und klicken auf „Daten abrufen“.

Klicken Sie dann auf dem folgenden Bildschirm auf „Weiter“. Von hier aus können Sie bestimmte Blätter auswählen, die Sie importieren möchten. Sie können eine Vorschau der Daten anzeigen, bevor Sie auf „Laden“ klicken, um den Import abzuschließen.

Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt „Laden“ auswählen, importiert Power Query die Daten in eine neue Registerkarte Ihrer vorhandenen Tabelle.

Von dort aus können Sie „Daten“ und „Power Query Editor starten“ auswählen, um eine Massenbereinigung oder Aktualisierung der importierten Daten durchzuführen.

Schritt 3. Bereinigen importierter Daten.

Wenn Sie Ihre Daten lieber vor dem Import bereinigen möchten, können Sie dies während der Importphase tun.

Anstatt während des Importvorgangs „Laden“ auszuwählen, können Sie „Daten transformieren“ auswählen, wodurch der Power Query-Editor wie im vorherigen Schritt geöffnet wird.

Beispielsweise enthält das Verkaufsblatt für Großbritannien dieselben Daten wie das US-Arbeitsblatt, ist jedoch nicht richtig formatiert. Das Währungsformat wird nicht auf die Währungszelle angewendet.

Im Power Query-Editor kann ich also die Registerkarte „Transformieren“ auswählen, um die Daten zu bearbeiten, bevor ich sie importiere (das könnte ich auch tun, wenn ich zuerst die Daten importiert und dann den Power Query-Editor geöffnet hätte).

Wie Sie sehen, stehen Ihnen hier unzählige Optionen zur Verfügung. In diesem Fall wähle ich die Spalte „Währung“ aus und wähle „Datentyp“ aus.

Von dort aus kann ich die Option „Währung“ auswählen und den Wert in USD ändern.

Schritt 4. Laden Sie Ihre transformierten Daten.

Der letzte Schritt besteht darin, diese bereinigten und transformierten Daten in meine vorhandene Tabelle einzufügen. Navigieren Sie im Power Query-Editor zurück zur Registerkarte „Startseite“ und klicken Sie auf „Schließen und laden“.

Excel lädt diese Abfrage nun in eine neue Registerkarte Ihrer Tabelle.

Dieser einfache Schritt-für-Schritt-Prozess zeigt Ihnen, wie Sie mit dem Zugriff und der Verwendung von Power Query beginnen.

Aufgrund der großen Vielfalt an Daten, die Sie importieren und bereinigen können, sowie der Arten von Transformationen und Datenmanipulationen, die Sie durchführen können, sind die Anwendungsfälle für Power Query jedoch nahezu endlos.

Schauen wir uns also einige Beispiele dafür an, wofür Sie Power Query nutzen können.

Power Query-Beispiele

Konsolidieren von Daten aus mehreren Tabellenkalkulationen

Unabhängig davon, ob Sie mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten, die Sie selbst erstellt haben, oder ob Sie Dateien von anderen erhalten, ist die Notwendigkeit, Daten in einem Blatt zu konsolidieren, ein recht häufiges Problem.

Die Leistungsabfrage macht dies zu einer ziemlich einfachen Aufgabe.

Stellen Sie zunächst sicher, dass alle Arbeitsmappen, die Sie konsolidieren möchten, im selben Ordner gespeichert sind. Stellen Sie nach Möglichkeit sicher, dass alle Spaltenüberschriften übereinstimmen.

Öffnen Sie Excel mit einer leeren Arbeitsmappe und greifen Sie mit der Option „Daten abrufen“ auf die Leistungsabfrage zu.

Wählen Sie als Datenquelle „Excel-Arbeitsmappe“ und wählen Sie Ihre erste Datei. Wenn Ihre Blätter alle gleich formatiert sind, müssen Sie hier nichts weiter tun. Klicken Sie einfach auf „Laden“.

Als Nächstes importieren Sie Ihre anderen Tabellenkalkulationen. Aber anstatt diesen ersten Schritt genau auf die gleiche Weise auszuführen, hängen Sie die anderen Blätter an diese vorhandene Abfrage an, die Sie gerade erstellt haben.

Öffnen Sie im Blatt Power Query erneut und wählen Sie beim Importieren einer Datei die zweite Arbeitsmappe aus Ihrer Liste aus. Anstatt auf „Laden“ zu klicken, wählen Sie die Option „Daten transformieren“.

Jetzt sollten beide Abfragen im Power Query-Editor im linken Seitenbereich verfügbar sein.

Auf der rechten Seite des Menübands im Power Query-Editor sehen Sie eine Schaltfläche „Kombinieren“ mit einem Dropdown-Menü mit Optionen zum Zusammenführen oder Anhängen von Abfragen.

Wählen Sie im Dropdown-Menü „Abfragen als neu anhängen“ aus. Wählen Sie die Tabellen aus, die Sie aneinander anhängen möchten, und klicken Sie auf „Ok“.

Power Query fügt die beiden Tabellen in einer Registerkarte auf Ihrem Blatt zusammen. Sie können diese Aktion je nach Bedarf mit zwei oder mehreren Tabellenkalkulationen durchführen.

Daten vor dem Import bereinigen

Manchmal haben Sie es mit einer unordentlichen Tabelle zu tun. Formatierung und Stil sind allgegenwärtig, und Sie möchten vor dem Import sicherstellen, dass alles so sauber und aufgeräumt wie möglich ist.

Power Query macht dies zu einem einfachen Teil des Prozesses beim Importieren von Daten, sodass Sie keine Zeit damit verbringen müssen, die Dinge anschließend manuell zu bereinigen.

Ein einfaches Beispiel ist eine Tabellenkalkulation, in der einige Texte großgeschrieben werden, andere nicht. Das Ziel besteht also darin, alle Sätze in Groß- und Kleinschreibung umzuwandeln, bevor Sie sie Ihrem vorhandenen Blatt hinzufügen.

Nehmen wir an, das Vertriebsteam in Frankreich hat uns seinen Verkaufsbericht geschickt. Es sieht gut aus, aber einige Texte in der Spalte „Länder-ID“ sind in Großbuchstaben geschrieben, andere nicht. Außerdem sind im Ländernamen zufällige Leerzeichen aufgetaucht, die ebenfalls behoben werden müssen, sonst werden wir Schwierigkeiten haben, die Daten ordnungsgemäß in Pivot-Tabellen und andere Berichte zu übernehmen.

Öffnen Sie in Ihrem Blatt Power Query und importieren Sie die Datei mit den unordentlichen Daten. Klicken Sie auf „Daten transformieren“, anstatt sie sofort zu importieren.

Suchen Sie zunächst die Spalte mit der vertauschten Groß- und Kleinschreibung und den zusätzlichen Leerzeichen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte und klicken Sie auf „Spalte transformieren“, dann auf „Texttransformationen“ und schließlich auf „Zuschneiden“. Dadurch werden alle zusätzlichen Abstände entfernt, die die Bearbeitung der Daten beeinträchtigen könnten.

Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf die Spalte und klicken Sie dieses Mal in den Optionen auf „Jedes Wort groß schreiben“. Möglicherweise müssen Sie zuerst „Kleinbuchstaben“ auswählen, um Wörter in Großbuchstaben zu korrigieren, und dann die Option „Jedes Wort groß schreiben“ verwenden.

Jetzt können Sie auf „Laden“ klicken, um Ihre bereinigten Daten in Ihre Excel-Tabelle zu importieren.

Entpivotieren/Pivotieren von Daten zur Verbesserung der Analysefähigkeiten

Eine weitere häufige Herausforderung bei Excel besteht darin, Daten auf eine Weise zu empfangen, die eine Bearbeitung und Analyse erschwert, insbesondere wenn Sie Spalten und Zeilen vertauschen oder die Daten „drehen“ möchten.

In diesem Beispiel haben wir Umfragedaten, deren Spalten von den Befragten analysiert werden. Idealerweise möchten wir es mit den Spalten als Umfragefragen analysieren.

Öffnen Sie zunächst eine leere Excel-Tabelle und importieren Sie Ihr Blatt mithilfe von Power Query.

Wie im vorherigen Beispiel müssen wir statt auf „Laden“ zunächst auf „Daten transformieren“ klicken.

Nachdem der Power Query-Editor geöffnet ist, navigieren Sie im Menüband zur Registerkarte „Transformieren“. Wählen Sie alle Spalten der Umfragefragen zusammen aus, klicken Sie auf „Spalten entpivotieren“ und wählen Sie dann „Nur ausgewählte Spalten entpivotieren“.

Power Query übernimmt die ausgewählten Spalten und analysiert die Daten anhand der Attribute und Werte der Fragen. Navigieren Sie zurück zur Registerkarte „Startseite“ und klicken Sie auf „Schließen und laden“, um die nicht gepivotierten Daten in Ihrer Tabelle zu verwenden.

Experimentieren Sie mit Power Query

Im Gesamtpaket der Tools gehört Excel zu den leistungsfähigsten, wenn es um das Sortieren, Bereinigen und Transformieren der Art von Daten geht, die im täglichen Geschäftsbetrieb über mehrere Abteilungen und Teams hinweg verwendet werden.

Es kann zwar eine Weile dauern, bis Sie sich mit allen Merkmalen und Funktionen von so etwas wie Power Query vertraut gemacht haben, aber die Mühe lohnt sich.

Selbst bei relativ einfachen Tabellenkalkulationen, die nur viele Daten enthalten, kann Power Query Ihre Bereinigungs- und Transformationszeit erheblich verkürzen, sodass Sie viel schneller mit wichtigen Analysen und Entscheidungen beginnen können.

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• Quelle: https://blog.hubspot.com/marketing/power-query