Esta publicación de SaaStr Classic no fue una gran actualización, pero le agregamos algunas cosas. Tome una lectura si todavía está administrando finanzas usted mismo, o simplemente tiene un recurso subcontratado a tiempo parcial.
—Jason, ed.
En los viejos tiempos, no teníamos que preocuparnos demasiado por las finanzas. Las empresas crecían más lentamente, no había nada que un CFO realmente pudiera hacer durante años, y podías subcontratar todo y solo vigilar el extracto bancario.
Las cosas han cambiado mucho. La contabilidad y las finanzas de SaaS se han vuelto bastante complicadas, y los impactos de hacerlo mal han aumentado sustancialmente.
Te daré un par de ejemplos. El año pasado, me reuní con el fundador de una nueva empresa que realmente me gustaba. El plan y los números que tenía, tanto para el año pasado como para el próximo, fueron impresionantes y agresivos. Pero estaba en el margen: los ACV eran bajos y el CAC era alto. Y luego, me envió sus finanzas. No tenían ningún sentido. Simplemente no pude lograr que se conectaran ni remotamente a su plataforma de presentación. ¿Fue un malentendido las reservas frente a ARR frente a los ingresos GAAP, fue ese el problema? Ni siquiera pude darme cuenta de eso. De todos modos, la brecha, el delta era tan grande... Tenía que pasar. Era una bandera demasiado grande para una empresa al borde de donde me gusta invertir.
También he visto sorpresas al alza, que suenan bien, pero a veces no lo son. He trabajado con numerosas empresas emergentes que utilizaron servicios de contabilidad subcontratados sin experiencia en SaaS, y estas empresas ni siquiera reconocieron las ventas adicionales automáticas, asientos adicionales, etc. que no fueron capturados en los sistemas de seguimiento deficientes existentes. El delta a menudo era enorme, tanto como 30-40%.
En los primeros días, supongo que no importa. El efectivo es el rey. Pero en SaaS, una vez que llega a alrededor de $ 2 millones ARR, es hora de poner sus finanzas en orden. Puede arruinar una ronda de financiación, equivocarse en su ruta de efectivo o, al menos, asustar a sus inversores si no lo hace.
Con eso, le pedí a mi primer controlador en mi primera puesta en marcha, Anita Kutlesa, quien desde entonces se ha convertido en CFO en varias compañías de software y SaaS, desde Pipedrive hasta Coverity y más, para compartir sus sugerencias y aprendizajes:
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Los 10 principales errores financieros importantes que cometen los fundadores primerizos
Anita Kutlesa
Anita Kutlesa es una ejecutiva financiera sénior con casi dos décadas de experiencia impulsando el rendimiento a través de la gestión de efectivo, la mejora de procesos y la planificación estratégica en entornos de puesta en marcha, alto crecimiento y reestructuración. Ha trabajado con numerosas empresas emergentes en el Área de la Bahía y Europa (Virgin Mobile USA Inc., NanoGram Devices Inc., Coverity Inc., Buongiorno USA Inc., Pipedrive Inc.) desde la era Dotcom hasta SaaS. Actualmente se desempeña como vicepresidenta de finanzas en la empresa emergente de SaaS Transifex, empresa de automatización de la localización.
Después de haber trabajado con fundadores primerizos y directores ejecutivos, muchas empresas líderes de SaaS en etapa inicial, realmente lo entiendo.
Está trabajando en el próximo éxito estelar de SaaS y su enfoque principal es, y debería ser, el producto. Sin embargo, rápidamente su atención se centra en la tracción inicial, sus primeras contrataciones críticas y la construcción de esas primeras funciones comerciales. Tu enfoque se expande. Con los primeros ingresos, comienza a pensar en la rotación y la escalabilidad de todos los aspectos del negocio, incluidos el producto, la infraestructura, la atención al cliente, las ventas y el marketing.
Sin embargo, durante todo este tiempo, es probable que haya pasado por alto la función comercial que en última instancia le dice a usted, y al mundo, qué tan bien se está desempeñando en todas las áreas a las que ha dedicado toda su atención.
Contabilidad y Finanzas.
Como fundador primerizo, ¿alguno de los siguientes te suena familiar?
- Entra dinero y sale dinero. Sé, aproximadamente, cuánto dinero hay en nuestra cuenta.
- Sé que tengo que pagar todas las facturas y hacer la nómina, pero hay muchas otras prioridades apremiantes en este momento.
- Tengo mi hoja de Excel para ayudarme a explicar a los inversores, asesores y amigos cómo aumentarán los ingresos.
- He contratado ayuda contable. Pagarán las facturas, presentarán declaraciones de impuestos y llevarán la contabilidad.
Si fuera tan simple. Aquí hay 10 errores cometidos por otros fundadores primerizos que quiero que evites. Igualmente importante, es mi consejo sobre cómo acelerar los sistemas de soporte financiero y contable adecuados de su empresa.
Error #1: Las reservas no son ingresos
He asesorado a muchos ejecutivos primerizos en los últimos 20 años. Siempre, mi primera pregunta es: "¿Cuáles son sus ingresos?" La mayoría de las veces, la respuesta es: “Bueno, nuestro las reservas son ________”. Mi siguiente pregunta es, entonces, "¿Qué define usted como reserva?" Te juro que he escuchado tantas definiciones diferentes de “reservas” como sabores de helado existen.
Consejo: Tarde o temprano, tendrá que conocer tanto los números de reserva como los de ingresos, y la diferencia entre ellos. No hacerlo puede costarle una valoración más baja, menos inversión o incluso perder un comprador o inversor interesado. Durante su primera o próxima ronda de financiamiento, o durante cualquier tipo de decisión financiera que involucre a un tercero, los contadores realizarán algún tipo de diligencia debida que definirá los ingresos según las prácticas contables generalmente aceptadas (GAAP).
Error n.º 2: la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo son iguales
Descubrí que los directores ejecutivos primerizos no han tenido mucha experiencia (o tiempo) para comprender los detalles ásperos de un conjunto completo de estados financieros. Con los ejecutivos "basados en reservas", he aprendido que tiene poco valor crear una presentación de diapositivas financiera bonita que resuma el mes, cuando lo que es más importante es una educación y cambiar de hacer negocios "basados en efectivo" a "basados en devengo". términos contables.
La contabilidad basada en efectivo es algo que hacemos en nuestra vida cotidiana. Tengo $1,000 en mi cuenta bancaria a fines de enero. Recibo un cheque de pago de $1,500 en febrero y pago mi única factura mensual de $500. A fines de febrero, mi saldo en efectivo es de $2,000. En la contabilidad basada en efectivo, usted reconoce sus ingresos/pérdidas netas en un mes determinado en función de su entrada y salida de efectivo.
También se le permite hacer esto en los negocios. Pero no lo hagas.
Conozco a un director ejecutivo que vendió su empresa por muchos millones de dólares con sus estados financieros en efectivo. Durante la diligencia debida de la adquisición, esos libros contables de caja tuvieron que convertirse a cifras basadas en valores devengados. Probablemente perdió varios millones en su precio de compra por eso.
Consejo: A partir de hoy, piense en su negocio en términos de contabilidad basada en valores devengados. En pocas palabras, reconoce los ingresos o costos en el mes en que se incurrió. Supongamos que recibe un contrato de un cliente que indica que le pagará $100 por la suscripción mensual con una factura de términos Net 30. La contabilidad acumulada significa que envía la factura por $100 a su cliente en enero, pero no recibirá el dinero hasta Febrero. Todavía puede reconocer $100 como ingresos de enero porque es cuando brindó el servicio y cuando ganó ese dinero. En pocas palabras, está registrando sus ingresos/costos en función de cuándo los ganó/incurrió en el costo, en lugar de cuándo tuvo lugar el intercambio de efectivo.
Error n.º 3: reconocer los ingresos de forma incorrecta
El reconocimiento de ingresos siempre ha sido complicado, y lo es aún más en estos días. Además, específicamente para las empresas de SaaS, el problema es que con el aumento del volumen de transacciones, la brecha entre el reconocimiento de ingresos correcto/conservador y algún enfoque "improvisado" se vuelve más material.
Es posible que en algún momento se le pida que vuelva a declarar sus ingresos. No hay nada peor que decirle a su directorio y a los inversionistas que necesita ajustar sus ingresos reconocidos o pronóstico de ingresos.
Consejo: Con un modelo de hoja de Excel, comience a rastrear sus saldos de ingresos reconocidos/diferidos. Si este modelo no se instala lo suficientemente pronto, su esfuerzo de limpieza posterior será mucho más difícil y costoso. Una vez que alcance ciertos volúmenes de ingresos, debe invertir en una herramienta o ayuda de tiempo completo (ver error # 4) que puede gestionar el reconocimiento de ingresos correcto y sin errores con volúmenes de ventas crecientes. En el futuro, necesitará una herramienta que pueda ofrecer algo de automatización en el reconocimiento de ingresos.
Error #4: Contabilidad de bricolaje
Con la tracción de los ingresos iniciales en su haber, ahora está observando diligentemente cada dólar que gasta y esas prioridades de gasto están aumentando rápidamente. Debe llegar al siguiente nivel de ingresos y KPI que lo ayudarán con su próxima ronda de financiación, lo que confirma mi siguiente declaración: en lugar de tratar de pagar sus facturas, procesar la nómina y reconocer los ingresos (correctamente), asegúrese de obtener ayuda. de un contador.
Encuentre firmas de contabilidad que subcontraten diferentes roles. Lo ayudarán a identificar cuántas horas de soporte puede necesitar para, por ejemplo, configurar correctamente su primer sistema de contabilidad, conciliar extractos bancarios mensuales y configurar un proceso de reconocimiento de ingresos muy necesario.
Consejo: No se engañe creyendo que escribir un cheque o pagar a través de su servicio de banca en línea es todo lo que necesita para "llevar la contabilidad". Cuanto más espere para obtener ese respaldo contable formal, mayor será el esfuerzo de limpieza y probablemente será mayor la factura.
Error #5: Controlador = CFO
Cuando finalmente admita que necesita traer más apoyo financiero sénior para ayudar con la presentación de informes financieros a la junta y a los inversionistas, establecer algunos procesos escalables, ejercicios de planificación/presupuestación y prepararse para futuras rondas de inversión, lo más probable es que se tope con dos diferentes títulos: controlador y director financiero. Aquí está la diferencia entre los dos: un controlador se encargará de los asuntos contables cotidianos, cerrará los libros e informará los números, pero las responsabilidades terminan ahí. Un CFO, por otro lado, comienza a trabajar con números después de que se informan los resultados reales y, además, tiene muy en cuenta los indicadores futuros, el presupuesto, la planificación y las variables de estrategia.
Esto no quiere decir que ambos roles en las primeras etapas de las empresas emergentes no deban ser flexibles y no ayudar en todas las áreas hasta cierto punto. Los CFO deberían poder administrar el cierre de fin de mes y algunos controladores pueden ayudar con la planificación.
Consejo: Un controlador no puede hacerlo todo, especialmente a medida que crece. Si contrata bien, debería poder ver el valor estratégico de su CFO en cuestión de meses. Debe buscar contratar a un director financiero con experiencia en puesta en marcha, alguien que lo ayude a identificar las necesidades comerciales en las que quizás ni siquiera esté pensando.
Error #6: posponer la contratación de un CFO cuando se siente cómodo con su actual "Rent-a-CFO"
Si bien es conveniente, la tarifa por hora de su actual "CFO de alquiler" significa que no puede pagar ese puesto a tiempo completo. Dado eso, solo se le pide al contratista que se prepare para las reuniones de la junta/inversionistas y que ayude con la planificación del presupuesto. Eliminada de los negocios cotidianos, solo puede hablar del panorama general, lo cual es importante, pero a menudo no es suficiente con los procesos fundamentales de facturación, cobranza, gestión del flujo de efectivo, informes de ingresos, cumplimiento corporativo y más.
Con un compromiso de alquiler, la carga recae sobre usted. A medida que crece, es posible que se pierda algunos pasos importantes para establecer prácticas de contabilidad escalables que lo ayudarán en el camino.
Consejo: No tenga miedo de traer a un CFO "adecuado" más temprano en el proceso de lo que podría pensar que se justifica. Valdrá la pena en el futuro cuando se enfrente a la diligencia debida o descubra que necesita estirar el efectivo por unos meses más.
Error #7: No crear un presupuesto detallado y completo
Estoy seguro de que la mayoría de ustedes, los fundadores primerizos, tienen una hoja de Excel configurada para realizar un seguimiento de sus proyecciones de ingresos. Y probablemente tenga algún tipo de herramienta de seguimiento de rotación, actualizaciones y nuevos números de ingresos. Eso es genial, pero eso no es un presupuesto.
Un presupuesto real le ayuda a realizar un seguimiento del rendimiento y, posteriormente, a planificar las necesidades futuras. Sé de fundadores primerizos que obtienen dinero, pero no saben cómo invertir estratégicamente en las áreas comerciales que necesitan más apoyo. Por otro lado, ciertamente he visto fundadores que necesitan dinero desesperadamente, pero no pueden justificar adecuadamente su pedido a los inversores.
Consejo: Haga un esfuerzo concertado para definir un presupuesto detallado de 12 a 24 meses. Le ayudará a responder tres preguntas muy críticas: (1) "¿Cuánto dinero necesita para obtener ingresos de $X?" (2) “¿Qué vas a hacer con ese dinero?” y (3) "¿Cuál es el retorno de esa inversión?"
Error #8: No leer tus finanzas regularmente
Siguiendo mi consejo sobre los números 6 y 7, ya contrató la ayuda contable adecuada y actualmente están cerrando sus libros, lo que significa que están emitiendo un paquete financiero para su directorio, los inversores, el banco y, en primer lugar, para usted.
Tómese el tiempo para entender sus detalles. No tiene que hablar de CPA, pero al menos absorba el estado de resultados y su correlación con el estado de flujo de efectivo, su balance general, ingresos diferidos y sus pasivos por pagar.
Consejo: No se está haciendo un favor si se fija únicamente en esa cifra de ingresos. Pídale a su contador que lo guíe a través de los detalles. Si se vuelven demasiado técnicos, pídales que lo expliquen nuevamente en un lenguaje no contable. Con solo mirarte, puedo decir si soy lo suficientemente claro en mi explicación o si te estoy perdiendo con la terminología. Desafortunadamente, la mayoría de las veces, una vez que te pierdo, no haces preguntas. Más bien, opta por no participar y dice: "Es por eso que tengo que entender todo esto".
Error #9: No te olvides del cumplimiento
El cumplimiento puede ser complicado. Aquí hay solo un ejemplo simple. Es probable que haya subcontratado el cumplimiento corporativo utilizando el "paquete de puesta en marcha" de un bufete de abogados que lo ayudó a incorporar, crear resoluciones de la junta y confirmar documentos de capital. En la mayoría de los casos, está incorporado en el estado de Delaware y calificado para hacer negocios en el estado donde se encuentra físicamente. Crees que estás listo.
Con cada empresa en la que he trabajado, verifico proactivamente si está en regla en Delaware y si los impuestos anuales de franquicia están pagados hasta la fecha. ¡He tenido más de unas pocas sorpresas locas de saldo de impuestos (por ejemplo, una factura vencida de $ 70,000)!
Consejo: Su responsabilidad de cumplimiento no termina después de incorporarse. Lo mismo se aplica a los impuestos, los US GAAP, los contratos, los recursos humanos... No entre en pánico. Consiga el tipo de recurso adecuado: alguien que sepa qué cumplimiento es una acción única y cuál debe mantenerse de forma continua, que, por cierto, cambia con el tamaño de la empresa y no se puede evitar. sin penas futuras.
Error #10: Inconsistencias en la consistencia de los datos
Me vuelvo loco, como estoy seguro de que usted lo hará, cuando me encuentro en una situación en la que un inversor o un director de la junta dice: "¿Por qué sus ingresos por ventas son diferentes de los ingresos informados en sus estados financieros?" O, "¿Por qué la cifra de rotación de ventas es diferente a la rotación de marketing?" Si bien no es necesariamente un error específico de la contabilidad, es un delito de gestión empresarial.
Consejo: Acuerde qué unidad de negocios es responsable de qué KPI y que el CFO defina los ingresos para la empresa. Luego, asegúrese de que todos los departamentos usen las mismas fuentes de datos para los informes de KPI. Esto requerirá una colaboración multifuncional y una comunicación continua. Un beneficio es que reducirá el tiempo que cada equipo dedica de forma independiente a rastrear el "mismo" número.
Al evitar estos 10 errores principales de los fundadores por primera vez, puede tener un estado mental más fácil cuando se trata de la salud contable de su empresa. Contrate lo que se necesita más temprano que tarde, pero no deje de comprender las responsabilidades financieras. Haz preguntas (una y otra vez) hasta que entiendas, a tu manera, lo que significa todo esto.
Y Jason aquí, voy a agregar un #11
Contratación crítica subestimada en SaaS, al menos en los primeros días:
Alguien genial en las colecciones.
Las firmas electrónicas son geniales, pero son solo el comienzo
Demasiadas empresas emergentes que facturan a los clientes se atrasan mucho, mucho, en obtener el efectivo
— Jason ✨BeKind✨ Lemkin 2️⃣0️⃣2️⃣2️⃣ (@jasonlk) 13 de Julio de 2021
Error n.º 11: No tener a alguien dedicado y excelente en las colecciones en su equipo. Especialmente si firmas contratos.
Muchas empresas emergentes con las que trabajo cobran menos efectivo que su MRR. Eso es una señal. Una señal de que se está quedando muy atrás en el cobro de efectivo de esos contratos. un poco mas sobre eso esta página.
Fuente: https://www.saastr.com/the-top-10-important-finance-mistakes-first-time-founders-make/
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