Todo lo que necesita saber sobre la gestión de contactos

Reeditado por Platón

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Probablemente tenga miles y miles de contactos en su base de datos. Con todos esos contactos para realizar un seguimiento, necesita toda la ayuda que pueda obtener cuando se trata de administrar su amplia red de contactos.

Pero, ¿qué significa exactamente la gestión de contactos para las empresas?

La gestión de contactos es el proceso de registrar datos de contacto de personas y empresas de la red de su organización, incluidos proveedores, clientes, clientes potenciales, socios, suscriptores y más, y gestionar sus interacciones con ellos.

Estos datos de contacto pueden incluir información como nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, nombres de empresas, puestos de trabajo, etc. contacte esa persona. Pero también puede incluir información como la etapa de una persona en su recorrido como cliente con usted, su estado de suscripción, intereses, datos demográficos, y la lista continúa.

La gestión de contactos no es tan simple como mantener la información de contacto archivada. - Debe asegurarse de que todos estos datos estén organizados correctamente para poder utilizarlos por completo. La gestión adecuada de sus datos de contacto implica muchas mejores prácticas importantes, como:

Introducción de estándares para toda la empresa para la entrada y el mantenimiento de datos
Realizar limpiezas de datos periódicas
Elegir las mejores aplicaciones para almacenar y administrar sus datos de contacto
Centralizar sus datos de contacto en una herramienta, como su CRM
Segmentar sus datos para enviar los mensajes más oportunos y relevantes a cada subconjunto de su audiencia
Optimización de las formas en que recopila datos para asegurarse de que solo recopila los datos que le importan, y que la recopilación se realiza de acuerdo con las regulaciones de privacidad
Creación de flujos de trabajo de informes para tomar las mejores decisiones informadas por datos de alta calidad.
Sincronizar sus datos de contacto dos vías entre todas las aplicaciones clave

Puede parecer mucho trabajo, pero vale la pena. Una base de datos de contactos altamente eficiente no solo hará la vida mucho más fácil para usted y su equipo, sino que también le permitirá brindar experiencias integradas y fluidas al cliente.

Recopilar y almacenar datos de alta calidad es absolutamente fundamental si desea conocer a sus clientes. Comprender sus necesidades, intereses e historial con usted le permite brindar un servicio personalizado y relevante, y la personalización es la salsa secreta para una mejor retención y satisfacción del cliente.

Entonces, ¿cómo puede implementar la mejor estrategia de gestión de contactos de su clase y cosechar las recompensas? Siga leyendo para conocer algunos consejos y trucos para administrar contactos en su organización.

Organización de su base de datos de contactos

Antes que nada, organizar su base de datos de contactos existente es un primer paso esencial. Es probable que a lo largo de los años haya recopilado datos desactualizados o que ya no sean válidos, así como muchos duplicados o datos que se supone que no debe conservar debido a regulaciones de privacidad como GDPR.

Estos datos no hacen más que saturar su base de datos. Por lo tanto, antes de implementar una estrategia de administración de contactos nueva y mejorada, comience por observar detenidamente los contactos que ya tiene y siga los siguientes pasos:

1. Haga una copia de seguridad de sus datos.

Su negocio se basa en la solidez de los datos de sus clientes y lo último que necesita es perder estos datos. Para organizar sus contactos, necesitará editar y eliminar mucho, y esto significa que pueden ocurrir errores.

Por eso es mejor hacer una copia de seguridad de sus datos antes de comenzar. La mayoría de los CRM y las herramientas de administración de contactos le permiten hacer una copia de seguridad de sus datos, pero si el suyo no lo hace, intente exportar estos datos en un archivo CSV y guárdelo en su escritorio. Como mínimo, si el proceso de edición sale mal, podrá volver a este archivo y empezar de nuevo.

2. Detenga las integraciones o sincronizaciones activas que pueda tener.

Si ya tiene un tipo de integración para sincronizar datos de contacto entre herramientas, asegúrese de pausar esto antes de comenzar a limpiar sus datos. Esto asegura que no reciba datos entrantes en su herramienta de administración de contactos mientras intenta organizarlos.

Si aún no tiene una integración, espere a implementarla hasta que haya preparado su base de datos para asegurarse de obtener los mejores resultados de su sincronización; llegaremos a este punto del proceso más adelante en esta guía.

3. Elimine los duplicados.

tú CRM o es posible que la herramienta de administración de contactos ya tenga una opción para buscar y combinar duplicados. Si es así, use esta función para eliminar cualquier duplicado que pueda tener en su base de datos.

Esto funciona de manera diferente para cada herramienta, por lo que lo mejor que puede hacer es verificar la base de conocimientos de su CRM para averiguar cómo su herramienta detecta y fusiona duplicados. Si su software no tiene esta opción, también puede usar una herramienta de desduplicación como Dedupemente.

4. Elimine los datos obsoletos o incorrectos.

Esto incluye correos electrónicos que se recuperan constantemente, números de teléfono con formatos no válidos, direcciones incompletas, etc. También pueden ser contactos que sabe que su empresa ya no necesita, como datos de contacto para clientes potenciales no calificados.

Si aún no tiene una base de datos enorme, es posible que desee revisar sus contactos manualmente, pero hay formas de hacerlo automáticamente. Por ejemplo, Experian Calidad de los datos tiene algunos poderosos programas de validación de datos que le permiten verificar los datos de contacto de forma masiva.

5. Escanee manualmente sus contactos.

Una vez que haya combinado sus duplicados y se haya deshecho de datos invaluables, su base de datos estará en muy buena forma. Pero para que sea absolutamente de primera, tendrás que repasarlo con un peine de dientes finos.

Obviamente, este paso llevará algo de tiempo, pero si implementa los estándares de entrada de datos en toda la empresa y se compromete con los datos de calidad, solo tendrá que hacerlo una vez.

Una vez que su base de datos esté organizada correctamente y todos sus contactos tengan información válida, coherente y actualizada adjunta, tendrá una base sólida sobre la cual construir la mejor estrategia de gestión de contactos.

A continuación, un paso importante: elegir el mejor software de gestión de contactos para su empresa.

Elegir el mejor software de gestión de contactos

Si su empresa ya tiene un sistema CRM o una herramienta de administración de contactos con el que está satisfecho, puede omitir este paso. Sin embargo, si su aplicación actual no es adecuada para usted, aún no ha encontrado la herramienta adecuada o sus contactos están almacenados por todas partes, elegir el software de administración de contactos adecuado es potencialmente lo más importante que puede hacer por gestión adecuada de los datos.

Debe elegir una aplicación que actúe como su base de datos central de contactos y fuente de información. Para los emprendedores independientes o autónomos, una herramienta simple como Contactos de Google o Outlook funcionará bien.

Sin embargo, para cualquier empresa, desde pequeñas empresas hasta grandes empresas, se recomienda encarecidamente que elija una herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM) como su base de datos de contactos central.

Los sistemas CRM ofrecen excelentes funciones para la administración de contactos organizada, que incluyen (pero no se limitan a) almacenar datos de clientes potenciales y clientes en un solo lugar, monitorear las interacciones con los clientes a través de múltiples canales (como teléfono, correo electrónico, mensajes de voz, reuniones, chat en vivo, etc.) y rastrear los viajes y el movimiento de los clientes a través de sus tuberías.

Cómo elegir el CRM adecuado

Existe una multitud de CRM que se adaptan a empresas de todos los tamaños y formas. A continuación, se incluyen algunos aspectos que debe tener en cuenta al elegir su herramienta ideal:

¿Cuál es el tamaño de su negocio? Algunos CRM están hechos para empresas que quieren crecer, como HubSpot CRM, mientras que otros se adaptan mejor a las empresas más grandes.
¿Cómo quiere escalar su negocio en los próximos años? No se trata solo del tamaño actual de su negocio, sino también de cómo desea crecer. Asegúrese de elegir un sistema que se adapte a sus necesidades y que no se adapte mal en los próximos años a medida que su negocio crezca.
¿Cuál es el presupuesto que tienes para un CRM? Un buen CRM se adapta perfectamente a su presupuesto y no terminará pagando por funciones que no necesita.
¿Cómo se integra con las otras herramientas de su empresa? Las mejores pilas de SaaS funcionan juntas, con datos fluyendo entre todas las aplicaciones. Por eso es crucial sincronice sus datos de contacto de dos maneras entre su CRM y el resto de sus herramientas comerciales para tener siempre información precisa y actualizada en todas partes. Asegúrese de que su CRM pueda integrarse con herramientas como su proveedor de servicios de correo electrónico, herramientas de contabilidad, proveedor de VoIP, software de soporte al cliente y cualquier otra herramienta que almacene datos de contacto.
¿Qué características desea de su herramienta CRM? La gama de funciones que ofrece cada CRM puede variar mucho. Piense en las funciones que su empresa necesita, ahora y en el futuro; esto puede incluir una descripción general visual de su proceso de ventas, descripciones generales del recorrido del cliente, automatización de marketing, informes y análisis, funciones de calendario y programación, información sobre la empresa y los contactos.

Para aquellos que recién están comenzando con los CRM y quieren probar un poco las aguas, hay muchas herramientas que ofrecen un período de prueba gratuito en el que pueden experimentar con todas las diferentes características y funcionalidades que ofrece un CRM. Si aún no está seguro de qué tipo de funciones necesita su empresa, este período de prueba también es una excelente manera de averiguarlo.

Un consejo de oro para encontrar la mejor herramienta CRM para usted es visitar sitios web de revisión de software como G2 y Capterra y echa un vistazo a las reseñas de los usuarios. En estos sitios web, puede filtrar sus opciones según el segmento de mercado (pequeñas empresas, medianas empresas, empresas, etc.), el idioma, las opciones de precios y las funciones disponibles. Ese ya será un gran lugar para comenzar su búsqueda y para reducir sus opciones.

Mejores proveedores de CRM

Algunas aplicaciones de CRM populares en el mercado incluyen:

HubSpot CRM: Este CRM gratuito para siempre es una excelente opción para empresas con un presupuesto limitado y que desean una herramienta que sea extremadamente fácil de usar e implementar. Existe una amplia gama de funciones adicionales a las que puede acceder para los equipos de ventas, marketing y servicio al cliente agregando Hubs pagos al CRM.
Pipedrive: Pipedrive es una herramienta CRM económica y fácil de usar que se centra en las pequeñas empresas y los equipos de ventas.
Salesforce: Salesforce es una herramienta poderosa que ofrece una amplia gama de funciones y un mundo de posibilidades, pero a un precio más alto. Es una buena opción para empresas grandes o de rápido crecimiento, pero puede resultar demasiado compleja y costosa para empresas más pequeñas.
Ágil: Esta es otra solución económica para pequeñas empresas que ofrece una gran facilidad de uso y una configuración rápida.

Una vez que implemente un sistema CRM, será mucho más fácil administrar sus contactos al hacer de su CRM la base de datos de contactos central para su negocio y el corazón de su pila tecnológica. Al tener una base de datos de contactos centralizada, puede:

Encuentre contactos e información clave en una aplicación
Facilite a todos los equipos la búsqueda de datos, sin necesidad de tener detalles de inicio de sesión y capacitación para muchas herramientas que no necesitan usar.
Elimina los silos de información entre departamentos

Procesos para la entrada de datos y la gestión de contactos

Para optimizar la forma en que maneja sus datos, es importante introducir estándares en toda la empresa para la entrada y la gestión de datos.

Es posible que desee asignar un equipo o una persona para que sea responsable de la calidad y la gestión de sus datos. Deberán asegurarse de que todo lo que ingresa a su base de datos esté codificado de acuerdo con las políticas y la estrategia de la empresa.

Por ejemplo, pueden verificar que todos los campos de información necesarios se completen cuando se crea un registro de contacto, que no hay duplicados antes de que se cree un nuevo contacto, que todos los demás en la organización están siguiendo las reglas y que todos los datos son ingresado con formatos consistentes.

Si tener una persona o un equipo responsable de la gestión de datos no es factible para su empresa, asegúrese de capacitar a todos los miembros del equipo sobre dónde y cómo ingresar y actualizar los datos correctamente. Algunas cosas importantes para enseñarle a su equipo cuando se trata de la administración de datos incluyen:

¿En qué aplicación deben ingresar nuevos datos?
Cuándo y cómo actualizar los registros de contactos
Qué campos de información se deben completar al crear o actualizar un registro
Cómo comprobar si un contacto ya existe antes de crearlo
Cómo fluyen los datos de contacto entre herramientas

Por supuesto, esto es diferente para cada organización y dependerá de los procesos específicos que implemente su empresa. También dependerá de las herramientas de su pila tecnológica.

Documentar estos procesos es igualmente importante, para que todos los nuevos empleados puedan aprender rápidamente cómo manejar los datos en su empresa. Además, si una persona responsable de la gestión de datos deja la empresa, su sucesor puede ponerse al día fácilmente comprobando la documentación.

Al introducir protocolos en toda la empresa para la entrada y la gestión de datos, puede reducir significativamente la cantidad de datos de baja calidad, obsoletos o duplicados en su sistema, y la gestión de sus contactos será infinitamente más fácil.

Recopilación de valiosos datos de contacto

A estas alturas, ya tiene una buena idea sobre cómo organizar los datos de contacto que tiene, pero ¿cómo está obteniendo estos datos en primer lugar?

Optimizar los canales y herramientas a través de los cuales recopila datos de clientes es esencial para el mantenimiento de su estrategia de administración de contactos; de lo contrario, después de ordenar todo, es posible que reciba una afluencia de datos incorrectos y arruine sus bases de datos nuevamente.

Para construir su base de datos con datos de calidad que conduzcan a información procesable, es vital ser sistemático sobre cómo recopila los datos. Para hacerlo bien, asegúrese de seguir estos pasos:

1. Analice y optimice los canales a través de los cuales recopila datos.

Lo primero es lo primero: comience por hacer una lista de todos los canales que tiene actualmente para recopilar datos. Esto puede incluir redes sociales, encuestas a clientes, páginas de destino, formularios de sitios web, formularios de registro, correos electrónicos y aplicaciones móviles, por ejemplo.

Luego, observe cada uno de ellos individualmente y piense cómo puede optimizarlos. Por ejemplo, si tiene un formulario en una página de destino lleno de campos de información innecesarios, elimínelos del formulario y solo recopile los datos que realmente necesita. Es posible que también desee estandarizar los formatos de datos en estos formularios, por ejemplo, permitiendo solo direcciones de correo electrónico con un formato válido y números de teléfono con la cantidad correcta de dígitos.

Para asegurarse de que todos estos datos terminen en el lugar correcto, verifique que la información recopilada por estos canales fluya hacia las aplicaciones correctas y que estas aplicaciones, a su vez, estén conectadas correctamente a su CRM con las etiquetas y etiquetas adecuadas para cada contacto.

Por último, pero no menos importante, asegúrese de obtener el permiso explícito de todos en total conformidad con las leyes de protección de datos. Deberá implementar una opción de suscripción que permita a los suscriptores otorgar permiso explícito para que almacene sus datos y les envíe diferentes tipos de correos electrónicos, incluidas actualizaciones de productos y comunicaciones de marketing. Todas las principales plataformas de marketing por correo electrónico, como Mailchimp o SendGrid, ofrecen un cumplimiento total de las regulaciones de protección de datos.

Esto no solo ayudará a garantizar que cumpla con la ley, sino que también lo ayudará a crear una lista de contactos de alta calidad con personas que realmente quieren saber de usted. La confianza, la seguridad y la privacidad deben ser parte integral de su estrategia de administración de contactos desde el principio.

2. Ofrezca valor a cambio de datos.

Si desea recopilar tanta información valiosa como sea posible, debe crear oportunidades en las que sus clientes quieran brindarle los datos que necesita. Una de las mejores formas de hacerlo es dándoles contenido descargable gratuito a cambio de su información. Esto puede incluir libros electrónicos, informes técnicos, listas de verificación, plantillas, guías e incluso ofertas y descuentos.

Este contenido descargable gratuito se puede ofrecer en una página de destino separada, una ventana emergente de un sitio web o una encuesta por correo electrónico, por ejemplo.

3. Asegúrese de que esta información vaya a las herramientas adecuadas.

Si sus nuevos suscriptores van directamente a su herramienta de marketing por correo electrónico, sincronizar esta herramienta en tiempo real con su CRM garantiza que estos nuevos contactos aparezcan instantáneamente en su CRM como clientes potenciales. Esta información le permitirá comenzar una campaña de fomento de clientes potenciales y maximizar las conversiones de clientes potenciales.

Además, si está en un negocio en el que conoce a muchos nuevos clientes potenciales en persona, es probable que ingrese sus datos de contacto en su teléfono. Al sincronizar la libreta de direcciones de su teléfono con su CRM, este nuevo contacto es visible instantáneamente para todo su equipo.

Integración de sus datos de contacto

Ahora hemos llegado al santo grial de la gestión de contactos: integrando sus datos.

Para que su estrategia de gestión de contactos produzca los mejores resultados, los datos de sus diferentes aplicaciones no se pueden aislar unos de otros. Todas estas aplicaciones recopilan datos de contacto de diferentes maneras, por lo que sin integrarlas, puede terminar con muchas bases de datos diferentes que requieren mucho tiempo para administrarlas por separado.

Al integrarlos y mantener su CRM como la base de datos de contactos centralizada para su negocio, la administración de contactos se vuelve exponencialmente más fácil. Sincronización de contactos automatizada mantiene todos sus contactos actualizados, precisos y enriquecidos entre sus aplicaciones y dispositivos comerciales.

Al sincronizar sus aplicaciones, empodera a todos los equipos de su empresa con un fácil acceso a datos críticos. De esa manera, los empleados estarán mejor posicionados para enfocarse en tareas estratégicas y mantenerse productivos en lugar de gastar su tiempo en procesos manuales tediosos y repetitivos, y los datos incorrectos nunca volverán a sofocar su progreso.

La mejor manera de mantener sincronizadas sus bases de datos de contactos

Si anteriormente trató de mantener sincronizadas sus bases de datos mediante la importación y exportación de archivos CSV, sabe lo frustrante y lento que es.

En un negocio en crecimiento, sus contactos se vuelven obsoletos rápidamente con este método, además de aumentar la probabilidad de duplicar contactos en todas las aplicaciones, sin mencionar que se necesita una gran cantidad de tiempo para hacer esto constantemente y resulta en limpiezas mucho más frecuentes.

En lugar de usar archivos CSV para tratar de mantener sus contactos integrados entre aplicaciones, pruebe un método de sincronización bidireccional automatizado. Una herramienta que se especializa en la sincronización de contactos puede hacer que sus contactos fluyan entre sus bases de datos de dos maneras y en tiempo real. Por lo tanto, cada vez que cambia o actualiza cualquier dato de contacto, ese cambio también se refleja en sus otras aplicaciones. Esto también se aplica a los datos que se crearon antes de que se configurara la sincronización.

Esta solución también está completamente automatizada, lo que significa que después de configurarla una vez, la sincronización se mantiene sin necesidad de hacer nada. Como pieza final del rompecabezas de su estrategia de administración de contactos, la sincronización de sus herramientas garantizará que sus contactos se mantengan actualizados, precisos y seguros, y sin necesidad de mover un dedo más allá de la configuración.