People are prone to mistakes. In business, mistakes made by manual processes are difficult to control, leaving businesses of all sizes vulnerable to fraud. Accounts payable (AP) fraud is a growing concern, with over 80% organisatsioonidest olles selle saagiks langenud. Isegi hiiglased nagu Google ja Facebook on langenud AP pettuse ohvriks, kaotades üle 100 miljoni dollari.
Having a smooth and effective accounts payable process is critical in establishing strong vendor relationships, increasing profits, saving time and mitigating fraud Switching from a manual to an automated AP process can help in making payments on time and to the correct vendors. With accounts payable workflow automation, a company can avoid late payments, fraudulent payments and clear up delays in processing which can impact bottom lines.
Sisukord
Manuaalne AP töövoog vs AP töövoo automatiseerimine
Mis on töövoog
A workflow is the sequence of steps taken to complete a task from start to finish. In an accounts payable workflow process, the start of the sequence is when the invoice is received, and it ends when payment is made.
AP käsitsi töövoog
Manuaalses AP töövoos saab raamatupidamisosakond arved, mis sisestatakse süsteemi ja toimetatakse käsitsi allkirjastavale asutusele kinnitamiseks. Kui see on heaks kiidetud, lõigatakse tšekk välja ja makse saadetakse müüjatele. Manuaalses AP töövoos ilmnevad vead kõigis etappides alates valest andmete sisestamisest kuni kinnituste kinnijäämiseni allkirjastaja töölauale.
Arvestusvõlgade töövoo automatiseerimine
Using optical character recognition (OCR), data from the paper invoice is captured and plugged into fields in a digital invoice. The AP automation software checks to make sure all the data entered matches purchase orders and sales receipts, thereby eliminating chances of fraud and mistakes. If a mistake is found, then it is flagged and forwarded to the relevant person for correction/verification. Once the invoice is approved, it gets directed to the company’s enterprise resource planning (ERP) or accounting system, whereupon, payment is made electronically, or a cheque is sent.
Accounts payable workflow automation solutions are often cloud-based. Employees can access the centralized system and view the information to find out what stage the invoice process is at.
Accounting departments no longer need to chase after approvals and the chances of invoices getting stuck on somebody’s desk is eliminated, saving time. Bottlenecks throughout the workflow can be easily avoided. Invoice matching ensures errors and fraudulent behavior can be flagged/reduced with accounts payable workflow automation.
Manuaalse AP ja automatiseeritud AP töövoo võrdlus
Arved
Manuaalne AP töövoog – Raamatupidamismeeskonnad leiavad, et see on üle jõu käiv sadade paberarvete tõttu, mida tuleb kontrollida ja süsteemi sisestada, jättes ruumi vigadele.
Automatiseeritud AP töövoog – Paberarved teisendatakse lihtsalt OCR-tehnoloogia abil, mida raamatupidamismeeskond saab hõlpsasti otsida ja leida.
vead
Manuaalne AP töövoog – Andmete sisestamise või sobitamise vead põhjustavad valesid makseid ja petturlikke makseid.
Automatiseeritud AP töövoog – Arved sobitatakse automaatselt ostutellimuste ja müügikviitungitega ning leitud lahknevused suunatakse elektrooniliselt uuesti asjaomasele osakonnale või isikule ülevaatamiseks ja parandamiseks.
KOMMUNIKATSIOON
Manuaalne AP töövoog – Raamatupidamismeeskonnad peavad allakirjutanud asutused heakskiidu saamiseks taga ajama. See võib kaasa tuua paberarvete kadumise või paberihunniku alla takerdumise
Automatiseeritud AP töövoog – Arvete kinnitused saadetakse automaatselt asjaomastele osakondadele. Meeldetuletusi saab saata ka viivituste või selgituste vajaduse korral.
Finantspettused
Manuaalne AP töövoog – Human errors are more likely in data entry and invoice matching. Fraudsters can steal information from paper invoices and invoice a company multiple times.
Automatiseeritud AP töövoog - suudab tuvastada mineviku ajaloo põhjal suundumusi ja tuvastada dubleerivaid arveid. Enne makse töötlemist vaadatakse üle ja kinnitatakse hankijate nimed, kontoteave jne.
Võlakohustuste töövoo automatiseerimise eelised
1. Ennetage finantspettusi – AP või müüja pettus in businesses is a rising concern that affects companies of all sizes. In a manual account payable workflow, fraud occurs when, for example, vendor X sends an invoice, but vendor X does not exist and payment is made without verification, resulting in the money being lost forever. Fraudulent payments can also occur because of:
- Vale andmesisestus
- Vale arveldus
- Petturlikud kontrollid
Kuid maksevõlgade töövoo automatiseerimisega saab pettusi ära hoida järgmiselt.
- 3-way matching of purchase orders and sales receipts to invoices with the use of OCR
- Arvete automaatne kinnitamine
- Auditijälg, mida raamatupidamismeeskond ja audiitorid jälgida
2. Väldi ülemaksmist – In a manual AP workflow, errors in checking for duplicate invoices, data entry, vendor verification and supplier changes can easily occur. However, with accounts payable workflow automation, the centralized automated system can eliminate these common errors. This makes it easy for accounting to avoid wrong/overpayments, and retain cash flow needed for day-to-day operations.
3. Täiustatud auditiprotsess – with a manual account payable workflow process, audits can take weeks or months, with the accounting team going through endless paperwork. With an automated AP system, all the data required for the audit process is organized and stored in one place, making audits simpler and saving time.
4. Õigeaegsed maksed – Human errors cannot be avoided with a traditional account payable workflow process. Missed invoices result in missed or late payments with penalties, which can impact profits and vendor relationships. By switching to an automated process, mistakes can be minimized with a centralized system that ensures invoices are matched, verified and approved before making timely payments.
5. Kasumlikkuse suurendamine – With an automated AP workflow system in place, businesses can make payments on time, thereby avoiding penalties. When payments are made on time, it can improve relationships with vendors by building a positive relationship. This can result in potential discounts on future orders, which directly saves the company money. Additionally, with OCR technology, fraudulent payments can also be avoided, resulting in revenue being utilized exactly where it’s needed – to improve core business objectives and increase profits.
6. Tsentraliseeritud AP protsess – With AP automation, invoice information can be stored in a central database. This will ensure that invoices, purchase orders, approvals and payment information can be easily. Accounting teams no longer need to search for all the paperwork pertaining to a single order, as it can be found easily within the centralized database, thereby saving time. Moreover, a centralized system makes it easy for anyone within the company to check the status of an invoice/payment.
7. Arvete automaatne kinnitamine – Before a purchase can be made, it might require the signature/approval of senior staff/managers. An automated AP system can be customized to ensure that invoices get routed to the proper department, digitally, based on the information entered. This saves the accounting team from having to chase down the signing authority for approvals, reduces paperwork, saves time, and reduces the risk of approvals getting lost in piles of paperwork.
8. Andmesisestus puudub – Extracting data from invoices can be a tedious task. Printed, emailed or faxed invoices can come in all formats. Depending on the number of vendors and invoices, this can be very time consuming, which can cause errors in data entry. By automating the process using OCR, the software can extract the required data and plug it into tables, regardless of the format it is sent in. This eliminates human error & expensive/inefficient manual labour, saves time and speeds up payment processing.
9. Parandada töötajate moraali – A centralized automated system frees up time, which allows a business’s accounting department to better utilize and develop their skills. Unlike a manual AP workflow, which requires employees to spend endless hours tracking down various paperwork, checking data and verifying orders/invoices from each department.
10. Parandage ettevõtte krediidiskoori – Making late payments to vendors results in more than just penalties. Payment history can affect a business’s credit score. Having a good credit rating will help when trying to take a business loan, applying for a business credit card and even finding a new vendor. Credit ratings affect funding opportunities and can also affect being qualified for low interest rates on business loans.
Kuidas automatiseerida võlgnevuste töövoogu?
Iga muudatuse tegemisel on kõige parem vaadata praegust protsessi ning määrata probleemsed valdkonnad ja ootused uuele automatiseeritud süsteemile. Järgmised sammud võivad aidata automatiseeritud AP protsessi eeliseid maksimeerida.
Evaluate current accounts payable process
Enne automatiseeritud süsteemile üleminekut on kõige parem hinnata käimasolevat protsessi, et teha kindlaks valdkonnad, milles ettevõte raha kaotab, võib aega säästa ja vigu kõrvaldada. Näiteks kas inimlik eksitus arvete ja ostutellimuste sobitamisel on kõige problemaatilisem probleem? Kui praeguse süsteemi vead on kindlaks tehtud, on lihtsam seadistada kohandatud automatiseeritud AP töövoo protsess, mis on ettevõtte vajaduste täitmisel kõige tõhusam.
Rääkige töötajatega
Käsitsilt automaatsele AP protsessile üleminek võib alguses olla raske ja sellele võib vastupanu osutada. Seetõttu on ülemineku sujuvamaks muutmiseks kõige parem rääkida süsteemi kasutama hakkavate töötajatega. Uurige, millised protsessid on aeganõudvad, põhjustavad probleeme ja maksavad raha. Samuti küsige töötajatelt, mida nad uuelt automatiseeritud AP töövoolt ootavad. Algstaadiumis läbiviidud hoolsuskohustus muudab ülemineku hõlpsamaks kasutuselevõtuks ja raamatupidamis-/finants-/AP-meeskonna poolt tõhusalt kasutatavaks.
AP uue töövoo ootused
Parima automatiseeritud maksevõlgade lahenduse valimiseks on eesmärkide kindlaksmääramine ülioluline. Kas uut süsteemi vajatakse peamiselt praeguste töövoogude parandamiseks, kulude vähendamiseks, aja säästmiseks, vigade kõrvaldamiseks või pettuste tuvastamiseks?
Valige ettevõtte jaoks parim tarkvara
Pärast praeguse AP protsessi uurimist ja otsustamist, millised valdkonnad vajavad kõige rohkem täiustamist, muutub õige tarkvara valimine lihtsamaks. Näiteks kui ostutellimuste või müügitšekkide arvete käsitsi kontrollimine on valdkond, mis põhjustab kõige rohkem vigu ja seetõttu ka raha, oleks õige valik valida tarkvara, mis paistab silma arveandmete sobitamisega.
Likvideerige paberi kasutamine
Paberarvetelt elektroonilistele arvetele üleminekuga saab vähendada/vältida petturlikke makseid, vigu ja viivitusi. Näiteks kui tellimuste kinnitamine on valdkond, kus esineb sageli kitsaskohti, saab uue automatiseeritud AP-süsteemi kujundada nii, et see suunaks arved automaatselt õigele inimesele/osakonnale. Nii saab selle kohe pärast esitamist heaks kiita. Lisaks pääseb iga asjaosaline hõlpsasti tsentraliseeritud süsteemi juurde, et teada saada, millises etapis ost on. Näiteks kui kinnitus on vormistatud, kaubad/teenused tellitud, arve tasutud jne.
Vähendades paberikasutust, ei lähe arved kaduma ega takerdu kellegi lauale.
Järeldus
Exercising the right amount of control in business can impact growth and profits. By adopting accounts payable workflow automation, companies can easily track invoices, payments, approvals, etc. from a centralized system. This provides a level of control that paper invoices cannot, which means the flow of money can be easily monitored, spending patterns analyzed and excess spending reduced, thereby increasing profits.
Source: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
- &
- juurdepääs
- konto
- raamatupidamine
- Materjal: BPA ja flataatide vaba plastik
- PIIRKOND
- audit
- asutus
- Automatiseeritud
- Automaatika
- BEST
- Ehitus
- äri
- ettevõtted
- Raha
- rahavool
- Põhjus
- vastuolu
- muutma
- tegelase äratundmine
- tagaajamine
- kontroll
- Kontroll
- ühine
- KOMMUNIKATSIOON
- Ettevõtted
- ettevõte
- kulud
- krediit
- krediitkaart
- Praegune
- andmed
- andmebaas
- viivitusi
- arendama
- digitaalne
- hoolsus
- Tõhus
- töötajad
- lõppeb
- ettevõte
- jms
- Valdkonnad
- finants-
- voog
- formaat
- pettus
- rahastamise
- tulevik
- hea
- Kasvavad
- Kasv
- ajalugu
- HTTPS
- sajad
- mõju
- Suurendama
- info
- info
- huvi
- Intressimäärad
- IT
- Labour
- viima
- Tase
- laen
- Laenud
- Tegemine
- miljon
- raha
- kuu
- nimed
- OCR
- Operations
- Võimalused
- optiline märkide tuvastamine
- et
- tellimuste
- Paber
- makse
- maksete töötlemine
- maksed
- planeerimine
- Ühendatud
- kasum
- ostma
- Rates
- hinnangust
- vähendama
- Suhted
- ressurss
- Tulemused
- tulu
- läbi
- Oht
- Marsruut
- müük
- säästmine
- Otsing
- komplekt
- oskused
- tarkvara
- Lahendused
- kulutama
- Kulutused
- Stage
- algus
- olek
- esitatud
- süsteem
- Tehnoloogia
- aeg
- jälgida
- Jälgimine
- Trends
- müüjad
- Kontrollimine
- vaade
- Haavatav
- WHO
- jooksul
- töövoog
- töövoo automaatika
- X