Kaikki mitä sinun tulee tietää yhteystietojen hallinnasta

Julkaissut Platon

seuraajia: 0

Tietokannassasi on luultavasti tuhansia ja tuhansia yhteystietoja. Kun kaikki yhteystiedot pitää kirjaa, tarvitset kaiken avun, jota voit saada laajan yhteysverkostosi hallintaan.

Mutta mitä yhteystietojen hallinta tarkalleen ottaen tarkoittaa yrityksille?

Yhteystietojen hallinta on prosessi, jossa tallennetaan organisaatiosi verkostoon kuuluvien henkilöiden ja yritysten yhteystietoja – mukaan lukien tavarantoimittajat, asiakkaat, liidit, kumppanit, tilaajat ja paljon muuta – ja vuorovaikutustasi heidän kanssaan.

Nämä yhteystiedot voivat sisältää tietoja, kuten nimiä, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita, yritysten nimiä, työnimikkeitä jne. Kaikki mitä saatat tarvita ottaa yhteyttä tuo henkilö. Mutta se voi myös sisältää tietoja, kuten henkilön vaihe hänen asiakaspolussaan kanssasi, tilauksen tila, kiinnostuksen kohteet, demografiset tiedot. Luettelo jatkuu.

Yhteystietojen hallinta ei ole niin yksinkertaista kuin yhteystietojen säilyttäminen. – Sinun on varmistettava, että kaikki nämä tiedot on järjestetty oikein, jotta voit hyödyntää niitä täysimääräisesti. Yhteystietojesi oikea hallinta sisältää monia tärkeitä parhaita käytäntöjä, kuten:

Esittelemme yrityksen laajuiset standardit tietojen syöttämiseen ja ylläpitoon
Säännöllisten tietojen puhdistusten suorittaminen
Parhaiden sovellusten valitseminen yhteystietojesi tallentamiseen ja hallintaan
Yhteystietojesi keskittäminen yhteen työkaluun, kuten CRM:ään
Segmentoi tietosi, jotta voit lähettää ajankohtaisimpia ja osuvimpia viestejä yleisösi jokaiselle osajoukolle
Tiedonkeruutapojen optimointi varmistaaksesi, että keräät vain sinulle tärkeitä tietoja – ja että kerääminen tapahtuu tietosuojamääräysten mukaisesti
Raportointityönkulkujen luominen, jotta voit tehdä parhaat päätökset korkealaatuisten tietojen pohjalta
Yhteystietojesi synkronointi kahdella tavalla kaikkien avainsovellusten välillä

Se saattaa kuulostaa suurelta työltä, mutta se kannattaa. Erittäin tehokas yhteystietokanta ei ainoastaan helpota sinun ja tiimisi elämää, vaan antaa sinulle myös mahdollisuuden tarjota integroituja ja saumattomia asiakaskokemuksia.

Laadukkaan tiedon kerääminen ja tallentaminen on ehdottoman tärkeää, jos haluat tuntea asiakkaasi. Heidän tarpeidensa, kiinnostuksen kohteidensa ja historiansa ymmärtäminen kanssasi antaa sinulle mahdollisuuden tarjota henkilökohtaista ja asiaankuuluvaa palvelua – ja personointi on salainen kastike parempaan asiakkaiden säilyttämiseen ja tyytyväisyyteen.

Joten kuinka voit toteuttaa luokkansa parhaan kontaktienhallintastrategian ja saada siitä hyötyjä? Lue lisää vinkkejä ja temppuja kontaktien hallintaan organisaatiossasi.

Yhteystietokantasi järjestäminen

Ennen kaikkea olemassa olevan yhteystietotietokannan järjestäminen on olennainen ensimmäinen askel. On todennäköistä, että vuosien varrella olet kerännyt tietoja, jotka ovat vanhentuneita tai eivät ole enää voimassa, sekä paljon kopioita tai tietoja, joita sinun ei pitäisi säilyttää tietosuojamääräysten, kuten GDPR:n, vuoksi.

Nämä tiedot eivät tee muuta kuin sotkevat tietokantaasi. Joten ennen uuden ja parannetun kontaktienhallintastrategian käyttöönottoa, aloita tarkastelemalla huolellisesti jo olemassa olevia yhteystietoja ja käy läpi seuraavat vaiheet:

1. Varmuuskopioi tietosi.

Yrityksesi perustuu asiakastietojesi vahvuuteen, ja viimeinen asia, jonka tarvitset, on menettää nämä tiedot. Jotta voit järjestää yhteystietosi, sinun on muokattava ja poistettava paljon, mikä tarkoittaa, että virheitä saattaa tapahtua.

Tästä syystä on parasta varmuuskopioida tiedot ennen aloittamista. Useimmat CRM- ja kontaktienhallintatyökalut mahdollistavat tietojen varmuuskopioimisen, mutta jos omasi ei, yritä viedä nämä tiedot CSV-tiedostoon ja tallentaa tiedosto työpöydällesi. Ainakin, jos muokkausprosessi menee pieleen, voit palata tähän tiedostoon ja aloittaa alusta.

2. Keskeytä mahdolliset aktiiviset integroinnit tai synkronoinnit.

Jos sinulla on jo integrointityyppi yhteystietojen synkronoimiseksi työkalujen välillä, muista keskeyttää tämä ennen kuin aloitat tietojen puhdistamisen. Tämä varmistaa, että et saa saapuvia tietoja yhteystietojen hallintatyökaluun, kun yrität järjestää niitä.

Jos sinulla ei ole vielä integraatiota, lykkää sen käyttöönottoa, kunnes olet valmistellut tietokantasi varmistaaksesi, että saat parhaat tulokset synkronoinnistasi – pääsemme tähän vaiheeseen myöhemmin tämä opas.

3. Poista kaksoiskappaleet.

Sinun CRM tai yhteystietojen hallintatyökalulla voi jo olla mahdollisuus etsiä ja yhdistää kaksoiskappaleita. Jos näin on, käytä tätä toimintoa poistaaksesi mahdolliset kaksoiskappaleet tietokannastasi.

Tämä toimii eri tavalla jokaisessa työkalussa, joten parasta on tarkistaa CRM:n tietokanta saadaksesi selville, kuinka työkalusi havaitsee ja yhdistää kaksoiskappaleet. Jos ohjelmistossasi ei ole tätä vaihtoehtoa, voit käyttää myös kopioinnin poistotyökalua, kuten Dedupely.

4. Poista vanhentuneet tai virheelliset tiedot.

Tämä sisältää sähköpostit, jotka palautuvat jatkuvasti, puhelinnumerot, joissa on virheelliset muodot, puutteelliset osoitteet jne. Ne voivat olla myös yhteystietoja, joista tiedät, ettei yrityksesi enää tarvitse, kuten epäpätevien liidien yhteystiedot.

Jos sinulla ei vielä ole valtavaa tietokantaa, voit käydä yhteystietosi läpi manuaalisesti, mutta on olemassa tapoja tehdä tämä automaattisesti. Esimerkiksi, Experian tietojen laatu sisältää joitain tehokkaita tietojen vahvistusohjelmia, joiden avulla voit vahvistaa yhteystiedot massana.

5. Skannaa yhteystietosi manuaalisesti.

Kun olet yhdistänyt kaksoiskappaleet ja päässyt eroon korvaamattomista tiedoista, tietokanta on melko hyvässä kunnossa. Mutta jotta se olisi aivan huippuluokkaa, sinun on mentävä sen yli hienohampaisella kammalla.

Tämä vaihe vie luonnollisesti jonkin aikaa, mutta jos otat käyttöön yrityksen laajuiset tiedonsyöttöstandardit ja sitoudut laadukkaaseen dataan, sinun on tehtävä tämä vain kerran.

Kun tietokanta on järjestetty oikein ja kaikkiin yhteystietoihisi on liitetty päteviä, johdonmukaisia ja ajantasaisia tietoja, sinulla on vankka perusta, jolle voit rakentaa parhaan yhteystietojen hallintastrategian.

Seuraavaksi tärkeä vaihe: parhaan yhteystietojen hallintaohjelmiston valitseminen yrityksellesi.

Parhaan yhteystietojen hallintaohjelmiston valinta

Jos yritykselläsi on jo CRM-järjestelmä tai kontaktienhallintatyökalu, johon olet tyytyväinen, voit ohittaa tämän vaiheen. Jos nykyinen sovelluksesi ei kuitenkaan sovi sinulle, et ole vielä löytänyt oikeaa työkalua tai yhteystietosi on tallennettu kaikkialle, oikean yhteystietojen hallintaohjelmiston valitseminen on mahdollisesti tärkein asia, jonka voit tehdä oikea tiedonhallinta.

Sinun on valittava sovellus, joka toimii keskustietokantaksesi ja totuuden lähteenä. Yksinyrittäjille tai freelancereille yksinkertainen työkalu, kuten Google-yhteystiedot tai Outlook, toimii hyvin.

Pienistä suuriin yrityksiin on kuitenkin erittäin suositeltavaa valita asiakassuhteiden hallintatyökalu (CRM) keskustietokantaksesi.

CRM-järjestelmät tarjoavat upeita ominaisuuksia organisoituun kontaktien hallintaan, mukaan lukien (mutta ei rajoittuen) mahdollisten asiakkaiden ja asiakkaiden tietojen tallentamiseen yhteen paikkaan, vuorovaikutuksen seuraaminen asiakkaiden kanssa useiden kanavien kautta (kuten puhelin, sähköposti, vastaajaviestit, kokoukset, live-chat jne.) ja seurata asiakkaiden matkoja ja liikkeitä putkien kautta.

Kuinka valita oikea CRM

Siellä on lukuisia CRM-järjestelmiä, jotka sopivat kaikenmuotoisille ja -kokoisille yrityksille. Tässä on muutamia asioita, jotka on otettava huomioon, kun valitset ihanteellista työkalua:

Mikä on yrityksesi koko? Jotkut CRM:t on tehty yrityksille, jotka haluavat kasvaa, kuten Hub Spot CRM, kun taas toiset sopivat paremmin suuremmille yrityksille.
Miten haluat laajentaa liiketoimintaasi seuraavien vuosien aikana? Kyse ei ole vain yrityksesi nykyisestä koosta, vaan myös siitä, kuinka haluat kasvaa. Varmista, että valitset järjestelmän, joka skaalautuu kanssasi ja joka ei sovellu huonosti muutaman vuoden kuluttua yrityksesi kasvaessa.
Mikä on budjetti sinulla on CRM:lle? Hyvä CRM mahtuu hyvin budjettiisi, etkä joudu maksamaan tarpeettomista ominaisuuksista.
Miten se integroituu yrityksesi muihin työkaluihin? Parhaat SaaS-pinot toimivat yhdessä, jossa tiedot kulkevat kaikkien sovellusten välillä. Siksi se on tärkeää synkronoida yhteystietosi kahdella tavalla CRM:n ja muiden yrityksesi työkalujen välillä saada aina tarkat ja ajantasaiset tiedot kaikkialla. Varmista, että CRM:si voi integroitua työkaluihin, kuten sähköpostipalveluntarjoajasi, kirjanpitotyökalut, VoIP-palveluntarjoaja, asiakastukiohjelmisto ja kaikki muut työkalut, jotka tallentavat yhteystietoja.
Mitä ominaisuuksia haluat CRM-työkalultasi? Jokaisen CRM:n tarjoamat ominaisuudet voivat vaihdella suuresti. Ajattele ominaisuuksia, joita yrityksesi tarvitsee nyt ja tulevaisuudessa – tämä voi sisältää visuaalisen yleiskatsauksen myyntiprosessistasi, asiakaspolun yleiskatsaukset, markkinoinnin automatisoinnin, raportoinnin ja analytiikan, kalenteri- ja aikatauluominaisuudet, yritys- ja yhteystiedot.

Niille, jotka ovat vasta aloittamassa CRM:n käyttöä ja haluavat testata vesiä hieman, on monia työkaluja, jotka tarjoavat ilmaisen kokeilujakson, jossa voit kokeilla kaikkia CRM:n tarjoamia ominaisuuksia ja toimintoja. Jos et ole vielä varma, millaisia ominaisuuksia yrityksesi tarvitsee, tämä kokeilujakso on myös loistava tapa ottaa selvää.

Kultainen vinkki parhaan CRM-työkalun löytämiseen on vierailla ohjelmistoarviointisivustoilla, kuten G2 ja Capterra ja tutustu käyttäjien arvosteluihin. Näillä verkkosivustoilla voit suodattaa valintojasi markkinasegmentin (pienyritys, keskisuuret markkinat, yritys jne.), kielen, hinnoitteluvaihtoehtojen ja käytettävissä olevien ominaisuuksien perusteella. Se on jo hyvä paikka aloittaa haku ja rajata vaihtoehtoja.

Parhaat CRM-palveluntarjoajat

Joitakin suosittuja CRM-sovelluksia markkinoilla ovat:

Hub Spot CRM: Tämä ilmainen forever CRM on loistava valinta yrityksille, joilla on rajallinen budjetti ja jotka haluavat työkalun, jota on erittäin helppo käyttää ja ottaa käyttöön. Myynti-, markkinointi- ja asiakaspalvelutiimeille on tarjolla laaja valikoima lisäominaisuuksia lisäämällä CRM:ään maksullisia keskittimiä.
Pipedrive: Pipedrive on budjettiystävällinen ja helppokäyttöinen CRM-työkalu, joka keskittyy pieniin yrityksiin ja myyntitiimeihin.
Salesforce: Salesforce on tehokas työkalu, joka tarjoaa valtavan valikoiman ominaisuuksia ja mahdollisuuksia, mutta korkeammalla hinnalla. Se on hyvä vaihtoehto nopeasti kasvaville tai suurille yrityksille, mutta saattaa olla liian monimutkainen ja kallis pienille yrityksille.
Ketterä: Tämä on toinen budjettiystävällinen ratkaisu pienille yrityksille, joka tarjoaa erinomaisen helppokäyttöisyyden ja nopean asennuksen.

Kun otat CRM-järjestelmän käyttöön, on paljon helpompaa hallita yhteystietojasi tekemällä CRM:stä yrityksesi keskitetty yhteystietokanta ja teknologiapinosi sydän. Keskitetyn yhteystietokannan avulla voit:

Löydä tärkeimmät yhteystiedot ja oivalluksia yhdestä sovelluksesta
Tee tietojen löytämisestä kaikkien ryhmien helppoa ilman kirjautumistietoja ja koulutusta moniin työkaluihin, joita heidän ei tarvitse käyttää
Poistaa tietosiilot osastojen välillä

Tietojen syöttö- ja yhteystietojen hallintaprosessit

Tietojesi käsittelyn tehostamiseksi on tärkeää ottaa käyttöön yrityksen laajuiset standardit tietojen syöttöä ja hallintaa varten.

Voit halutessasi määrittää yhden tiimin tai henkilön vastaamaan tietojesi laadusta ja hallinnasta. Heidän on varmistettava, että kaikki tietokantaan saapuva koodi on yrityksen käytäntöjen ja strategian mukaista.

He voivat esimerkiksi tarkistaa, että kaikki tarvittavat tietokentät on täytetty yhteystietotietuetta luotaessa, ettei kaksoiskappaleita ole ennen uuden yhteystiedon luomista, että kaikki muut organisaatiossa noudattavat sääntöjä ja että kaikki tiedot ovat syötetty johdonmukaisissa muodoissa.

Jos yhden henkilön tai tiimin saaminen vastuuseen tiedonhallinnasta ei ole yrityksellesi mahdollista, muista kouluttaa kaikki tiimin jäsenet siihen, missä ja miten tietoja syötetään ja päivitetään oikein. Muutamia tärkeitä asioita, jotka on opetettava tiimillesi tiedonhallinnan suhteen:

Mihin sovellukseen heidän tulee syöttää uusia tietoja
Milloin ja miten yhteystiedot päivitetään
Mitkä tietokentät on täytettävä tietuetta luotaessa tai päivitettäessä
Kuinka tarkistaa, onko yhteystieto jo olemassa ennen sen luomista
Miten yhteystiedot liikkuvat työkalujen välillä

Tämä on tietysti erilainen jokaisessa organisaatiossa ja riippuu yrityksesi toteuttamista prosesseista. Se riippuu myös teknisistä pinoistasi.

Näiden prosessien dokumentointi on yhtä tärkeää, jotta kaikki uudet työntekijät voivat nopeasti oppia käsittelemään tietoja yrityksessäsi. Lisäksi jos tiedonhallinnasta vastaava henkilö lähtee yrityksestä, hänen seuraajansa pääsee helposti vauhtiin tarkistamalla dokumentaatiot.

Ottamalla käyttöön yrityksen laajuiset protokollat tietojen syöttämiseen ja hallintaan, voit vähentää merkittävästi huonolaatuisen, vanhentuneen tai päällekkäisen tiedon määrää järjestelmässäsi – ja yhteystietojen hallinta on äärettömän helpompaa.

Keräämme arvokkaita yhteystietoja

Tähän mennessä sinulla on hyvä käsitys siitä, miten voit järjestää yhteystietosi – mutta miten saat nämä tiedot ylipäätään?

Kanavien ja työkalujen optimointi, joiden kautta keräät asiakastietoja, on välttämätöntä kontaktienhallintastrategiasi ylläpitämisen kannalta – muuten kaiken järjestyksen jälkeen saatat tunkeutua huonoon dataan ja pilata tietokantasi uudelleen.

Jotta tietokantasi voidaan rakentaa laadukkaalla tiedolla, joka johtaa käyttökelpoisiin oivalluksiin, on tärkeää, että keräät tietoja järjestelmällisesti. Jotta tämä onnistuu, muista noudattaa näitä ohjeita:

1. Analysoi ja optimoi kanavat, joiden kautta keräät tietoja.

Ensimmäiset asiat ensin: aloita tekemällä luettelo kaikista kanavista, jotka sinulla on tällä hetkellä käytössäsi tietojen keräämistä varten. Näitä voivat olla esimerkiksi sosiaalinen media, asiakaskyselyt, aloitussivut, verkkosivustolomakkeet, ilmoittautumislomakkeet, sähköpostit ja mobiilisovellukset.

Tarkastele sitten jokaista niistä erikseen ja mieti, kuinka voit optimoida ne. Jos sinulla on esimerkiksi lomake aloitussivulla, joka on täynnä tarpeettomia tietokenttiä, poista ne lomakkeesta ja kerää vain todella tarvitsemasi tiedot. Haluat ehkä myös standardoida näiden lomakkeiden tietomuodot, esimerkiksi sallimalla vain kelvollisen muotoisia sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita, joissa on oikea määrä numeroita.

Varmistaaksesi, että kaikki nämä tiedot päätyvät oikeaan paikkaan, tarkista, että näiden kanavien keräämät tiedot virtaavat oikeisiin sovelluksiin ja että nämä sovellukset puolestaan on kytketty oikein CRM-järjestelmääsi asianmukaisilla tunnisteilla ja tarroilla. jokainen kontakti.

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, varmista, että keräät kaikilta nimenomaisen luvan tietosuojalakien mukaisesti. Sinun on otettava käyttöön valinta, jonka avulla tilaajat voivat antaa sinulle nimenomaisen luvan tallentaa tietojaan ja lähettää heille erilaisia sähköposteja, kuten tuotepäivityksiä ja markkinointiviestintää. Kaikki tärkeimmät sähköpostimarkkinointialustat – kuten Mailchimp tai SendGrid – noudattavat täysin tietosuojamääräyksiä.

Tämä ei ainoastaan auta varmistamaan, että pysyt lakien mukaisesti, vaan se auttaa myös sinua luomaan korkealaatuisen yhteystietoluettelon ihmisistä, jotka todella haluavat kuulla sinusta. Luottamuksen, turvallisuuden ja yksityisyyden tulee olla osa kontaktienhallintastrategiaasi alusta alkaen.

2. Tarjoa arvoa vastineeksi tiedoista.

Jos haluat kerätä mahdollisimman paljon arvokasta tietoa, sinun on luotava mahdollisuuksia, joissa asiakkaasi haluavat antaa sinulle tarvitsemaasi dataa. Yksi parhaista tavoista tehdä tämä on tarjota heille ilmaista ladattavaa sisältöä vastineeksi heidän tiedoistaan. Tämä voi sisältää e-kirjoja, valkoisia papereita, tarkistuslistoja, malleja, oppaita ja jopa tarjouksia ja alennuksia.

Tämä ilmainen ladattava sisältö voidaan tarjota esimerkiksi erillisellä aloitussivulla, verkkosivuston ponnahdusikkunassa tai sähköpostikyselyssä.

3. Varmista, että nämä tiedot menevät oikeisiin työkaluihin.

Jos uudet tilaajasi siirtyvät suoraan sähköpostimarkkinointityökaluusi, tämän työkalun synkronointi reaaliajassa CRM:n kanssa varmistaa, että nämä uudet yhteyshenkilöt näkyvät välittömästi CRM:ssäsi liideinä. Näiden tietojen avulla voit sitten aloittaa liidejä edistävän kampanjan ja maksimoida viittauksista asiakkaillesi -konversiosi.

Lisäksi, jos työskentelet yrityksessä, jossa tapaat paljon uusia liidejä henkilökohtaisesti, kirjoitat todennäköisesti heidän yhteystietonsa puhelimeesi. Synkronoimalla puhelimesi osoitekirja CRM:n kanssa tämä uusi yhteystieto näkyy välittömästi koko tiimillesi.

Yhteystietojesi integrointi

Nyt olemme päässeet yhteystietojen hallinnan pyhän maljaan: tietojesi integrointi.

Jotta kontaktienhallintastrategiasi tuottaisi parhaat tulokset, eri sovelluksissasi olevia tietoja ei voida eristää toisistaan. Kaikki nämä sovellukset keräävät yhteystietoja eri tavoin, joten ilman niitä integroimatta voit päätyä moniin erilaisiin tietokantoihin, joiden hallintaan kuluu paljon aikaa erikseen.

Integroimalla ne ja pitämällä CRM:si yrityksesi keskitettynä yhteystietokantana kontaktien hallinta helpottuu eksponentiaalisesti. Automaattinen yhteystietojen synkronointi pitää kaikki yhteystietosi ajan tasalla, tarkkoina ja monipuolisina yrityssovellustesi ja laitteidesi välillä.

Synkronoimalla sovelluksesi annat jokaiselle yrityksesi tiimille helpon pääsyn tärkeisiin tietoihin. Tällä tavalla työntekijät voivat paremmin keskittyä strategisiin tehtäviin ja pysyä tuottavina sen sijaan, että he viettävät aikaansa ikävystyttäviin ja toistuviin manuaalisiin prosesseihin – ja huonot tiedot eivät enää koskaan tukahduta edistymistäsi.

Paras tapa pitää yhteystietokantasi synkronoituna

Jos olet aiemmin yrittänyt pitää tietokannat synkronoituna tuomalla ja viemällä CSV-tiedostoja, tiedät kuinka turhauttavaa ja aikaa vievää se on.

Kasvavassa yrityksessä yhteystietosi vanhenevat nopeasti tämän menetelmän avulla ja lisäävät todennäköisyyttä, että yhteystiedot kopioidaan eri sovelluksissa – puhumattakaan siitä, että tämän jatkuva tekeminen vie valtavasti aikaa ja johtaa useammin siivouksiin.

Sen sijaan, että käyttäisit CSV-tiedostoja yrittääksesi pitää yhteystietosi integroituina sovellusten välillä, kokeile jotakin automaattinen, kaksisuuntainen synkronointimenetelmä. Yhteystietojen synkronointiin erikoistunut työkalu voi pitää yhteystietosi virtaavana tietokantojesi välillä kahdella tavalla ja reaaliajassa. Joten joka kerta, kun muutat tai päivität yhteystietoja, muutos näkyy myös muissa sovelluksissasi. Tämä koskee myös tietoja, jotka on luotu ennen synkronoinnin määrittämistä.

Tämä ratkaisu on myös täysin automatisoitu, mikä tarkoittaa, että synkronointi pysyy päällä ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään, kun se on määritetty kerran. Yhteystietojen hallintastrategiasi palapelin viimeisenä palana työkalujesi synkronointi varmistaa, että yhteystietosi ovat ajan tasalla, tarkkoja ja turvallisia – ilman, että sinun tarvitsee nostaa sormea asennuksen jälkeen.