Come convertire le tabelle di Word in Excel

Gestire tabelle lunghe e complicate in Word è una seccatura. Spesso è più semplice gestire e manipolare i dati in Excel. Quindi la domanda diventa: come puoi convertire le tabelle Word in Excel in modo rapido ed efficiente? 

Convertire il tuo documento Word in Excel non è così complicato come potresti aspettarti. In effetti, esistono diversi modi per trasferire i tuoi dati, incluso il copia-incolla o l'utilizzo di strumenti online. Seleziona il metodo che meglio si adatta alle tue esigenze.

Quando è necessario convertire le tabelle Word in Excel?

Microsoft Excel è uno strumento brillante per archiviare ed elaborare enormi set di dati ed eseguire calcoli complessi. Può gestire una grande quantità di dati. Con migliaia di righe e colonne per foglio di lavoro, può eseguire calcoli di base e avanzati, come funzioni aritmetiche, statistiche, logiche e finanziarie. Le sue funzionalità complete lo rendono uno strumento indispensabile per l'analisi dei dati e i calcoli numerici.

Sebbene Microsoft Word sia ideale per creare documenti e report basati su testo, non è pensato per gestire grandi quantità di dati o eseguire calcoli complessi. Pertanto, la necessità di convertire le tabelle Word in Excel nasce per diversi motivi: 

• Quando è necessario eseguire analisi statistiche complesse come deviazione standard, regressione e correlazione.
• Se i dati con cui stai lavorando devono essere ordinati, filtrati o categorizzati.
• Quando desideri utilizzare le tabelle pivot per riepilogare, analizzare, esplorare e presentare i tuoi dati.
• Quando è necessario aggiungere approfondimenti critici al documento Word e presentarlo insieme a un collegamento al foglio Excel per un'ulteriore revisione.
• Se il documento su cui stai lavorando contiene tabelle troppo grandi per essere gestite in Word.
• Quando è necessario creare rappresentazioni visive dei dati, ad esempio diagrammi, grafici o istogrammi. 
• Per utilizzare le funzionalità avanzate di Excel come la formattazione condizionale, la convalida dei dati e l'analisi what-if.
• Quando è necessario lavorare in modo collaborativo con più membri del team sullo stesso set di dati.

Qualunque sia il motivo, la conversione delle tabelle Word in Excel può migliorare significativamente la produttività, l'efficienza e le capacità di analisi dei dati. Ora approfondiamo i diversi metodi per convertire le tabelle di Word in Excel.

1. Copiare e incollare manualmente le tabelle

Questo è il metodo più semplice per trasferire le tue tabelle Word in Excel. Sebbene possa richiedere molto tempo per le tabelle più grandi, è rapido ed efficiente per quelle più piccole. 

Ecco come farlo:

1. Apri il documento Word e individua la tabella che desideri copiare.
2. Fai clic all'inizio della tabella, tieni premuto il pulsante del mouse e trascina fino alla fine della tabella per selezionarla.
3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'area selezionata e scegliere "Copia" dal menu contestuale.
4. Apri Excel e posiziona il cursore nella cella in cui desideri che appaia la tabella.
5. Fare clic con il tasto destro e scegliere "Incolla". I dati della tabella saranno ora in Excel e potrai regolare la larghezza delle colonne e l'altezza delle righe secondo necessità.

Tieni presente che questo metodo a volte può portare a problemi di formattazione, soprattutto se la tabella contiene celle unite o layout complessi. Quindi, assicurati di rivedere i tuoi dati in Excel dopo averli incollati.

2. Salva il documento Word come file .txt e aprilo in Excel

Excel ti consente di importare tabelle da file .txt. Quindi, salva il tuo documento Word che contiene la tabella come file .txt e poi importalo in Excel. 

Ti dà la libertà di scegliere il formato dei dati della colonna e i delimitatori. Pertanto è possibile mantenere la formattazione di base come numero, data e formato testo. 

Ecco come farlo:

1. Apri il documento Word e individua la tabella che desideri convertire. Seleziona l'intera tabella.
2. Fare clic sulla scheda layout, quindi fare clic su "Converti in testo". Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona il delimitatore desiderato e fai clic su "OK".
3. Salva il documento come file .txt facendo clic su "File", quindi su "Salva con nome" e scegli "Testo normale (.txt)" dal menu a discesa.
4. Apri Excel, fai clic su "File", quindi su "Apri" e individua il file .txt che hai salvato. Verrà visualizzata una procedura guidata di importazione.
5. Segui le istruzioni della procedura guidata di importazione: seleziona "Delimitato", fai clic su "Avanti", scegli il delimitatore e fai nuovamente clic su "Avanti". Puoi anche impostare il formato dei dati per ciascuna colonna.
6. Fare clic su "Fine" per completare il processo di importazione. Ora dovresti vedere la tua tabella in Excel.

Nei file di testo, caratteri come virgole, tabulazioni o spazi fungono da delimitatori, separando parole o frasi. Quando si importano questi file in Excel, il delimitatore scelto aiuta a dividere i dati in celle separate. 

Sebbene questo metodo sia semplice, dovrai dedicare molto tempo alla pulizia manuale dei dati nei documenti con molto testo e immagini oltre alla tabella. Inoltre, tabelle lunghe, celle unite e layout complessi potrebbero non essere rappresentati accuratamente quando convertiti nel formato .txt.

3. Salva il documento come PDF e utilizza la funzione "Ottieni dati" di Excel

Excel ha una funzione integrata chiamata "Ottieni dati", che può importare dati da varie fonti, inclusi file PDF. Quindi, salva il tuo documento Word come PDF e poi importa le tue tabelle utilizzando la funzione "Ottieni dati" in Excel. 

Ecco come:

1. Apri il tuo documento Word e vai su "File" > "Salva con nome" > "PDF".
2. Apri Excel, vai alla scheda "Dati" e seleziona "Ottieni dati".
3. Scegli "Da file" > "Da PDF" nel menu a discesa.
4. Individua e seleziona il file PDF appena salvato, quindi fai clic su "Importa".
5. Excel visualizzerà quindi una finestra Navigator: seleziona le tabelle che desideri importare e fai clic su "Carica" ​​per modificare/analizzare le tabelle di Word in Excel.

Questo metodo è particolarmente utile quando sono presenti più tabelle nel documento Word, poiché la funzione "Ottieni dati" di Excel può identificare e importare tutte le tabelle contemporaneamente. Inoltre, mantiene intatta la formattazione originale.

Tuttavia, questo metodo potrebbe non essere perfetto per documenti con layout complessi o celle unite, poiché la funzione "Ottieni dati" potrebbe non riconoscere accuratamente tale formattazione.

Nota: Puoi anche estrarre tabelle da file di testo utilizzando la funzione "Ottieni dati".

Se vuoi evitare di copiare e incollare manualmente le tue tabelle o di eseguire il processo di salvataggio e importazione dei file, gli strumenti di conversione online potrebbero essere una buona opzione. 

Questi strumenti possono convertire automaticamente il tuo documento Word in un file Excel, facendoti risparmiare tempo e fatica.

Alcuni dei popolari convertitori online includono:

• Online2PDF
• Smallpdf
• Zamzar
• Convertio

Questi strumenti sono semplici da usare. In genere è necessario:

1. Visita il sito web dello strumento di conversione prescelto.
2. Fai clic su "Carica" ​​o "Scegli file" per selezionare il documento Word.
3. Seleziona "Excel" o ".xlsx" come formato di output.
4. Fai clic su "Converti" o "Avvia conversione". Lo strumento elaborerà quindi il tuo file e lo convertirà in un documento Excel.
5. Una volta completata la conversione, scarica il file convertito sul tuo dispositivo.

Sebbene questi strumenti siano ottimi per conversioni rapide, presentano alcune limitazioni. Ad esempio, potrebbero non gestire perfettamente tabelle complesse o preservare tutta la formattazione. 

Inoltre, se il tuo documento contiene informazioni sensibili, dovresti considerare la tua privacy poiché questi file vengono caricati su un server cloud durante la conversione.

Metodi manuali e strumenti semplici potrebbero non essere sufficienti quando si desidera elaborare contemporaneamente tabelle complesse o centinaia di documenti.

Oltre all'estrazione delle tabelle, potresti aver bisogno di strumenti per identificare, classificare ed estrarre i dati su larga scala. È qui che entrano in gioco gli strumenti automatizzati basati sull’intelligenza artificiale.

Se sei alle prese con l'automazione di documenti complessi, Nanonets è ciò di cui hai bisogno. Estrae senza problemi i dati anche dalle tabelle più complicate.

Combinando OCR e AI, nanonet può leggere, comprendere ed estrarre efficacemente informazioni dai tuoi documenti. Quindi, sia a estratto conto bancario, ordine di acquisto o fattura, con layout, lingue, valute, voci e nomi di colonna diversi: Nanonets è in grado di gestire tutto.

Ecco come utilizzare i Nanonet:

1. Carica i tuoi file Word sulla piattaforma
2. Il modello AI estrarrà automaticamente i dati dalle tabelle nei file.
3. Esaminare e convalidare l'accuratezza dei dati estratti
4. Scarica i dati nel formato che preferisci, ad esempio .xlsx o .csv
5. Esporta i dati estratti nel software o nello strumento desiderato

Cosa c'è di più? Ogni volta che apporti una correzione manuale, l'intelligenza artificiale impara da essa e migliora le sue prestazioni, rendendole più precise nel tempo.

Se sei un assistente finanziario, un contabile o un analista di dati, ottenere i dati desiderati in Excel è solo metà dell'opera. Spesso è necessario elaborare ulteriormente i dati, analizzarli, inviarli per l'approvazione o esportarli in un altro software. Con Nanonets puoi estrarre i dati e automatizzare queste attività a valle.

Nanonets offre una potente importazione ed esportazione di dati integrazioni, il che significa che puoi spostare comodamente i dati tra i tuoi strumenti e piattaforme preferiti. Si integra con strumenti popolari come:

•  Fogli Google
•  QuickBooks
•  Xero
•  LINFA
• Salesforce
• Salvia

Ha anche un Integrazione con Zapier, consentendoti di connetterti con migliaia di altre app e servizi, automatizzando molte delle attività nel tuo flusso di lavoro.

Il potente motore AI di Nanonets e le integrazioni perfette lo rendono uno strumento completo per l'elaborazione dei documenti, soprattutto quando si tratta di quantità di dati complesse o grandi.

Con la convalida automatizzata, l'assegnazione di attività integrata e i flussi di lavoro di approvazione in più fasi, puoi garantire che i tuoi dati vengano acquisiti, elaborati e approvati accuratamente. Puoi ridurre gli errori manuali, risparmiare tempo, mantenere la trasparenza e migliorare la conformità.

Concludendo

Che tu sia un analista finanziario alle prese con montagne di dati, un contabile che gestisce più fatture o uno studente di dottorato che compila dati di ricerca, il trasferimento di tabelle da Word a Excel può essere scoraggiante. Tuttavia, questo processo può essere notevolmente semplificato con i metodi e gli strumenti corretti.

L'elaborazione più rapida dei dati ti consente di concentrarti maggiormente sull'analisi, sul processo decisionale o su altre attività importanti che richiedono la tua esperienza. Ci auguriamo che questo breve tutorial sia stato un buon punto di partenza per te.

Se vuoi conoscere le caratteristiche e le capacità avanzate di Nanonets, sentiti libero di farlo programmare una demo con la nostra squadra. Saremo lieti di spiegarti come il nostro strumento basato sull'intelligenza artificiale può semplificare le attività di elaborazione dei documenti e migliorare significativamente la produttività. 

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/convert-word-tables-excel/