Inventarisatie: de macht en onmacht van de CFO

Heruitgegeven door Plato

volgers: 0

inventaris

Het zijn onzekere tijden, waarin de inflatie en de oorlog in Oekraïne de economische groei tegenhouden. Voor veel CFO's is de vraag niet langer of er een recessie zal komen, maar wanneer deze zal toeslaan en hoe lang deze zal duren... en welke invloed dit zal hebben op de voorraden.

De afgelopen twee jaar kampten bedrijven met tekorten aan voorraden, componenten en grondstoffen, wat weer leidde tot tekorten aan eindproducten. De tekorten hebben tot paniekaankopen geleid, waarbij mensen zich haasten om meer te kopen voordat de kosten weer omhoog gaan. De situatie is verergerd door inflatie en stijgende prijzen.

Nu de economische groei nu vertraagt, bestaat het risico dat de voorraadtekorten op het punt staan om te slaan in excessen. Nu de voorraden van grondstoffen en componenten weer min of meer op peil zijn, dreigt de vraag naar eindproducten te stagneren. Is dit een wrede ironie, of een illustratie van het bullwhip-effect?

Hoe dan ook, het maakt veel CFO's erg nerveus. Velen van hen hebben toezeggingen gedaan aan banken en aandeelhouders. Banken specificeren in leningconvenanten aan welke voorwaarden moet worden voldaan op basis van de aflossingscapaciteit en de daarbij behorende vrije kasstroom. Aandeelhouders verwachten een bepaald dividend dat ook uit de vrije kasstroom moet komen. Als de winst daalt, bijvoorbeeld als gevolg van een dalende vraag en stijgende grondstofprijzen, zal het bedrijf minder vrije kasstroom hebben. Als dit vervolgens wordt gecombineerd met hogere voorraadniveaus, die ook de cashflow aantasten, kan dit grote kopzorgen veroorzaken. Daarom wil Finance minder voorraad, niet meer!

Machtig en toch machteloos

Dit brengt ons bij de tegenstrijdigheid van de macht en onmacht van de CFO. De macht van een CFO komt voort uit zijn positie binnen het executive team, vaak als rechterhand van de CEO. Wat Financiën wil, krijgt Financiën. Als Financiën wil dat de voorraad wordt verlaagd, dan wordt de voorraad verlaagd. En dit is begrijpelijk in de huidige economische context.

De CFO staat echter machteloos als het gaat om de operationele impact. Bij Finance begrijpen ze niet altijd waarom de voorraadniveaus plotseling stijgen. 'Kunnen we niet gewoon wat minder bestellen?', denken ze. Welnu, voorraad is iets complexer dan dat, onder meer vanwege de doorlooptijden. Leveringen die vandaag worden ontvangen, zijn soms drie of vier maanden geleden besteld – toen er nog tekorten waren en geen recessie. Er zit dus een zekere vertraging in het systeem; je kunt nu aan het stuur draaien, maar je zult de impact pas enkele maanden later zien. Het is verre van eenvoudig; het is beslist een geval van 'geavanceerd rijden'.

Veel bedrijven beschikken over duizenden – of zelfs tienduizenden – grondstoffen en componenten. Hun bedrijfsvoering gebeurt via het ERP-systeem. Dat management is vaak simplistisch en statisch. Als één belangrijke grondstof of component niet arriveert, blijven de honderden of duizenden andere daar gewoon liggen. Mocht een bestelling vertraging oplopen, dan is er weinig inzicht in wat je wanneer kunt verwachten.

Paniek en improvisatie

Het gebrek aan zicht op tekorten leidt vaak tot paniek en improvisatie en de verleiding is groot om over te stappen op handmatig werken in Excel. Dit creëert een illusie van controle, maar het geeft je geen echte controle; daarvoor zijn toeleveringsketens simpelweg te complex.

Ik zie frustratie, onmacht en zelfs paniek in de ogen van CFO’s. Elke maand hebben ze weinig andere keus dan angstig af te wachten of de voorraad is gestegen of gedaald. De euforie van een sterk kwartaaleinde wordt vaak genadeloos afgestraft door stijgende aandelenkoersen de volgende maand. De stemming schommelt tussen hoop en wanhoop.

De positie van de supply chain director is precies het tegenovergestelde van die van de CFO. De supply chain-discipline heeft een lange weg afgelegd, maar heeft niet dezelfde impact op bestuursniveau als Finance, Sales of Operations. Supply Chain is de ‘new kid on the block’. De algemene verwachting lijkt te zijn dat je gewoon je mond moet houden en de leveringen soepel moet laten verlopen.

Hoewel Supply Chain niet dezelfde macht heeft als Finance, heeft het wel een operationele impact. Wie bestuurt de wereld? Dat klopt: Supply Chain! De pandemie heeft dat onmiskenbaar duidelijk gemaakt. En wie heeft het beste zicht op de voorraad en de bijbehorende trends? Supply Chain doet dat, ondanks de ontoereikende tools en het gebrek aan informatie.

Een gedoemd huwelijk

Finance en Supply Chain lijken misschien een match made in Heaven, maar vaak lijkt het meer op een gedoemd huwelijk. De typische CFO heeft geen kennis van de supply chain, en de typische supply chain-directeur heeft geen financiële kennis; twee partners die elkaars taal niet spreken. Als bedrijven in de huidige economische context echt grip willen krijgen op de voorraden, dan zal het nodig zijn deze twee samen te brengen. Zal ik Cupido bellen?

Bram Desmet, CEO van Oplosmiddel en adjunct-professor Operations & Supply Chain aan Vlerick Business School