Hoe u Google Documenten of Google Spreadsheets offline kunt gebruiken

Cloudgebaseerde productiviteits-apps zijn ongelooflijk handig. Ze synchroniseren uw informatie op alle apparaten en, nog belangrijker, ze slaan elke wijziging automatisch op. (Als je de donkere dagen van het verliezen van werk nooit hebt gekend omdat je vergat af en toe op Ctrl+S te drukken, tel dan je gelukssterren.)

Het handige van Google Documenten, Google Spreadsheets en zelfs Google Presentaties is dat u uw bestanden offline kunt bewerken. Wanneer je niet verbonden bent met internet (of een beperkte of slechte verbinding hebt), kun je doorgaan met waar je mee bezig was. Wanneer u later opnieuw verbinding maakt, worden de wijzigingen gesynchroniseerd.

Het inschakelen van de functie gaat snel, wat handig is omdat je het per apparaat moet inschakelen. Als je dat eenmaal hebt gedaan, schakel je het vervolgens met een enkele klik per document. Hier is hoe.

Op een desktop- of laptopcomputer (Windows, Linux, MacOS)

Om de offline modus in Google Documenten of Google Spreadsheets te laten werken, moet u Chrome of Edge in de standaardmodus gebruiken. De optie verschijnt niet in Firefox of Opera, ook al is de laatste een op Chromium gebaseerde browser. Het werkt ook niet in de incognitomodus. 

U kunt deze functie op twee manieren activeren:

1. Ga naar docs.google.com or bladen.google.comen klik vervolgens op het hamburgermenupictogram in de linkerbovenhoek van het scherm. In de offline sectie, klik op de schakelaar.
2. Ga in een Google Documenten- of Spreadsheets-bestand naar Bestand > Offline beschikbaar maken.

PCWorld

Om beide methoden te laten werken, moet u verbonden zijn met internet. Als u de Google Docs Offline-extensie nodig heeft, wordt u gevraagd deze te installeren. Zodra dat is voltooid, kunt u de offline modus inschakelen.

Nadat de functie actief is, schakelt u deze per document in. Navigeer naar Google Docs or Google Spreadsheets en klik met de rechtermuisknop op het bestand, of ga naar Bestand > Offline beschikbaar maken binnen een geopend document. Gebruik een van dezelfde opdrachten om offline toegang uit te schakelen.

U moet deze stappen herhalen voor elke computer die u gebruikt. Dat klinkt misschien als een gedoe, maar het is eigenlijk een behoorlijke beveiligingsfunctie. Al uw offline bestanden worden lokaal opgeslagen, zodat alleen de documenten die u selecteert, uit de cloud worden gehaald. U hoeft zich geen zorgen te maken dat er kopieën van gevoelige documenten achterblijven op elke computer die u gebruikt.

Op Android of iOS

In de Google Documenten-, Spreadsheets- of Presentaties-app kun je ervoor kiezen om al je recente bestanden offline beschikbaar te maken, specifieke bestanden offline of beide.

Tik voor recente bestanden op het hamburgermenupictogram in de linkerbovenhoek van de app en kies vervolgens Instellingen. Als de schakelaar blauw is, is de instelling al ingeschakeld, tik anders op om deze te activeren.

PCWorld

Voor specifieke bestanden kun je ofwel op het pictogram met drie stippen van elk bestand tikken in het hoofdscherm van de app (te vinden naast de bestandsnaam), of rechtsboven in het scherm wanneer het bestand is geopend. Kraan Beschikbaar online om de functie te activeren. U ziet een groen vinkje of een blauwe schakelaar wanneer deze is ingeschakeld.

U kunt alle offline beschikbare bestanden zien door op het hamburgermenupictogram in het hoofdscherm van de app te tikken en vervolgens te kiezen voor offline. 

Herhaal de bovenstaande opdrachten om offline toegang uit te schakelen. Het groene vinkje verdwijnt of de schakelaar wordt grijs wanneer de offline toegang is uitgeschakeld.