Procure to Pay: tot ce trebuie să știți

Imaginați-vă că alergați un sprint de 100 m cu picioarele legate. Așa este atunci când procesul de achiziție pentru a plăti este plin de ineficiențe și risipă. În timp ce vă jucați și vă generați manual ordine de achiziție pentru bunuri critice, concurenții tăi și-ar fi procurat deja ceea ce au nevoie și ar fi mers mai departe.

Prea multe companii din întreaga lume folosesc încă tehnici învechite pentru a-și gestiona ciclul și procesele de procurare la plată. Nu numai că ar putea duce la întreruperi operaționale, dar vă pune în pericol creșterea pe termen lung. Vestea bună este că procesele P2P au evoluat semnificativ în ultimii câțiva ani, eliminând complexitățile și simplificând ciclul de achiziții de la un capăt la altul.

Această postare acoperă tot ce trebuie să știți pentru a obține o înțelegere fundamentală a managementului procesului de achiziție la plată.

---

---

Ce este Procure to Pay?

Fiecare organizație are nevoie de unele materii prime și servicii esențiale pentru a-și desfășura afacerea în mod eficient. Procesul de achiziție până la plata acoperă toți pașii implicați în achiziționarea cu succes a acestor materiale și servicii, de la identificarea nevoilor până la plata furnizorului.

În mod obișnuit, procesul de achiziție pentru a plăti implică patru părți interesate cheie: departamentul care a ridicat cererea, departamentul de achiziții, furnizorii și departamentul de conturi de plătiți (sau o agenție externă în caz de externalizarea conturilor de plătit).

---

Doriți să vă automatizați procesele AP manuale? Rezervați o demonstrație live de 30 de minute pentru a vedea cum Nanonets vă poate ajuta echipa să implementeze de la capăt la capăt Automatizarea AP.

Programează o demonstrație

---

Ciclul Procure to Pay

Acum că aveți o imagine de ansamblu asupra procesului de achiziție până la plata, haideți să o detaliem în continuare și să explorăm fiecare pas al ciclului de achiziție până la plată.

1. Identificați nevoia

Departamentele care au nevoie de materii prime sau servicii vor contacta departamentul de achiziții cu cererea lor de achiziție. Această solicitare va conține specificații precum cantitatea, calitatea și calendarul, printre altele.

2. Generați rechiziții

După ce detaliile sunt rezolvate, următorul pas este să captați toate detaliile comenzii în software-ul dvs. de procesare a achiziției la plată și să generați un formular de solicitare de achiziție. Acesta va fi apoi expediat la departamentul de achiziții.

3. Evaluați cererea

Departamentul de achiziții va analiza formularul și va căuta inexactități, informații incomplete, limite bugetare și constrângeri logistice. Apoi vor primi un apel pentru a aproba sau a respinge cererea.

4. Emiteți comanda de cumpărare

Odată ce cererea este aprobată, achiziția sau departament de achizitii vor selecta un furnizor adecvat și vor crea o comandă de achiziție în software-ul lor de procesare P2P. Această comandă este apoi partajată tuturor părților interesate relevante pentru aprobarea finală și expediată furnizorului/furnizorului.

5. Ridicați bonul de mărfuri

După ce vânzătorul livrează expedierea, echipa de achiziții va verifica conținutul acesteia și va introduce primirea mărfurilor în software-ul de procesare P2P. Odată ce procesul de verificare este finalizat, aceștia vor decide dacă aprobă sau respinge primirea mărfurilor.

6. Verificați factura

În cazul în care primirea mărfurilor este aprobată, furnizorul va trimite o factură către departamentul dvs. de conturi plătibile. Acest factura trece printr-o potrivire în trei cu comanda de cumpărare și cu primirea mărfii. Acesta va fi aprobat dacă elementele și valorile corespunzătoare rămân consecvente în general. Dacă nu, acesta va fi respins și trimis înapoi furnizorului cu o notă privind inexactitățile.

7. Plătiți vânzătorul

În cele din urmă, plata va fi eliberată furnizorului de către echipa de conturi de plătitori atunci când factura este aprobată. Termenii contractului dictează de obicei modul de plată. Acest proces în 7 pași trebuie urmat de fiecare dată când un nou cerere de cumpărare este plasat de orice departament dintr-o organizație.

Avantajele utilizării procure-to-pay

În urma automatizării procedurilor de achiziție la plată, achizițiile și conturile de plăți sunt simplificate și îmbunătățite. Următoarele sunt câteva dintre domeniile principale în care se pot observa progrese.

Ajută la economisirea timpului

Soluțiile peer-to-peer (P2P) și de automatizare a achizițiilor pot ajuta echipa de achiziții să economisească timp, îmbunătățind în același timp monitorizarea bugetului și logistica lanțului de aprovizionare.

O conexiune mai bună în întreaga organizație

Software-ul de achiziții conectează întreaga organizație, permițând autorizarea mai rapidă a noilor cerințe, alegerea furnizorilor potriviți pe baza informațiilor disponibile și crearea comenzilor de achiziție și apoi expediate către furnizori, toate urmăribile digital și convenabil.

Minimizați cheltuielile de procesare a facturilor.

Automatizarea economisește timp și bani, permițând companiilor să dedice lucrătorii unor eforturi mai strategice, mai degrabă decât operațiunilor recurente care ar putea fi automatizate.

Obțineți vizibilitate completă.

O tehnologie peer-to-peer (P2P) permite transparența în întreaga rețea de aprovizionare, permițând cumpărătorilor și furnizorilor să vadă progresul facturilor în mod convenabil.

Îmbunătățiți gestionarea anomaliilor

Persoanele aberante pot obține recunoașterea pe care o merită și pot fi abordate mai devreme, deoarece majoritatea facturilor sunt procesate fără probleme.

Îmbunătățiți-vă parteneriatul cu furnizorii

Furnizorii pot afla când vor fi plătiți folosind platforma furnizorului, care le oferă datele necesare pentru a lua decizii mai inteligente. Soluționarea mai rapidă a abaterilor de factură și a reclamațiilor generează încredere și oferă cumpărătorilor mai multă transparență.

Deja în timpul negocierilor

Atunci când furnizorii au încredere în detaliile lor de plată, aceștia pot fi pregătiți să ofere condiții mai atractive pentru clienți, garantând totodată că furnizorii primesc veniturile de care au nevoie pentru a-și extinde afacerea.

Adunați informații pentru a îmbunătăți luarea deciziilor

Sistemele P2P cu funcții puternice de raportare la cerere sunt ideale. Companiile pot avea mai mult control asupra veniturilor și a capitalului de lucru utilizând datele actuale și trecute disponibile.

---

Configurați fluxuri de lucru AP fără atingere și eficientizați procesul de conturi de plătit în secunde. Rezervați acum o demonstrație live de 30 de minute.

Programează o demonstrație

---

Sfaturi pentru o gestionare eficientă a achiziției la plată

Fluxul procesului de achiziție la plată poate părea complicat, deoarece implică mai multe părți interesate, dependențe, reglementări de conformitate și multe fluxuri de lucru pentru managementul documentelor. Dar există modalități prin care vă puteți face procesele P2P mai rentabile și mai eficientizate.

Următoarele sfaturi vă vor ajuta să eliminați sau să minimizați unele dintre cele mai mari provocări asociate procesului dvs. de achiziție la plată:

1. Creați un cadru sistematic

Procesul P2P nu este la fel de simplu ca cumpărarea unui laptop de pe un site de comerț electronic. Cea mai bună cale de urmat este de a întrerupe fluxul procesului de procurare la plată și de a standardiza fiecare pas pe parcurs. Apoi, asigurați-vă că toți cei implicați își cunosc responsabilitățile, îndatoririle și cum și când să comunice.

2. Măsurați-vă eficacitatea

Asigurați-vă că selectați și urmăriți valorile cheie care măsoară eficiența proceselor dvs. P2P. Puteți analiza, printre altele, valori precum nivelul stocului, nivelul capitalului de lucru, numărul de erori și inexactități, timpul de procesare, orele de muncă, întreruperile operaționale și cheltuielile suplimentare.  

3. Străduiți-vă să construiți relații mai bune cu furnizorii

Perioadele de răspuns lente pentru aprobări și plățile întârziate fac adesea dificilă o relație bună cu furnizorii dvs. Aceasta duce la dezacorduri, vizibilitate limitată, inexactități și întârzieri neașteptate. În cele din urmă, vă va încetini ciclul P2P.

4. Implementați o soluție puternică de achiziție la plată

Deoarece mai multe părți interesate sunt implicate în ciclul de achiziție până la plată, adesea îi vedeți pe fiecare folosind instrumente și tehnici diferite pentru a-și îndeplini sarcinile. Acest lucru face dificilă capturarea, compilarea, analizarea și auditarea datelor și monitorizarea stării sarcinilor critice.

Puteți elimina aceste provocări și puteți face procesul dvs. de achiziție pentru a plăti fără probleme cu o soluție puternică de procesare P2P, încărcată cu funcții de integrare și automatizare. Aflați mai multe despre acest lucru în secțiunea următoare.

Software Procure-to-Pay

Să fim sinceri, folosirea foilor de calcul sau a metodelor pe hârtie pentru a gestiona ciclul P2P este o durere. Adesea duce la mai multă muncă manuală, timpi de procesare lenți și vizibilitate slabă. Nici folosirea unei soluții ERP nu este răspunsul; pur și simplu nu oferă suficiente integrări și opțiuni de automatizare pentru a face față complexităților generate de fluxurile de achiziții moderne.

În schimb, obțineți o soluție dedicată Procure-to-pay care poate funcționa ca a sistem fără hârtie. Una care face totul, de la a permite departamentelor să ridice cereri de achiziție și captarea datelor pentru potrivire în trei la eliberarea plăților către furnizori la timp. Beneficiile oferite de aceste aplicații sunt multiple.

Beneficiile software-ului Procure to Pay

Companiile care implementează software procure-to-pay se bucură de beneficii precum:

1. Vizibilitate și transparență îmbunătățite

O soluție capabilă pentru procesul de achiziție la plată permite fiecărei părți interesate să aibă vizibilitate în timp real a ceea ce se întâmplă cu comanda lor. Acest lucru va ajuta fiecare departament să-și planifice activitățile, să ia decizii mai bune și să se asigure că operațiunile de afaceri critice nu sunt împiedicate.

2. Mai ușor de menținut conformitatea

Deoarece toate datele sunt accesibile dintr-o locație centrală, pistele de audit vor fi mai ușor de urmărit și verificat. Echipa financiară și auditorii își vor putea finaliza rapid munca. Mai important, pe măsură ce traseele sunt clare, șansele de a fi pălmuit cu amenzi și penalități vor fi mult mai mici.

3. Automatizați lucrurile plictisitoare

Nimeni nu dorește să-și petreacă timpul procesând manual cererile de achiziție, introducând datele facturii sau verificând încrucișarea comenzii de achiziție, a recepției de mărfuri și a facturii. Nu numai că vă încetinește echipa, dar este și costisitor și predispus la erori. Soluțiile robuste P2P vin cu automatizări și integrări care reduc semnificativ timpul petrecut pe fiecare etapă: captarea automată a detaliilor facturii, expedierea automată a documentelor pentru aprobări, generarea de rapoarte automate, rutare/arhivare electronică și multe altele.

4. Reduce costurile și cheltuielile

Pentru început, software-ul P2P elimină multe sarcini repetitive și greoaie care fac parte din procesul de achiziție până la plată: de la introducerea manuală a datelor despre factură până la generarea de rapoarte privind performanța furnizorului. Aceasta înseamnă mai puține erori de procesare, productivitate îmbunătățită și mai mult timp de alocat sarcinilor de mare valoare.

În al doilea rând, soluțiile robuste P2P asigură că fiecare decizie luată de departamentul dvs. de achiziții este în concordanță cu politica dvs. de achiziție și se bazează strict pe stocul disponibil și pe datele operaționale. Astfel, minimizarea șanselor de a cheltui neconformist.

Provocări în procesul Procure-to-Pay

1. Lucru manual consumator de timp

Mai multe părți ale unei afaceri au de obicei metodele lor, ceea ce face dificilă consolidarea datelor. Două departamente separate se ocupă de funcțiile de conturi de plătiți și de achiziții, fiecare cu propriul său set de politici, metode și obiective. Această lipsă de consistență poate duce la ineficiențe și gafe.

2. Guvernare și conformitate

Procesele de achiziții sunt rigide din cauza lipsei de guvernare a datelor și de calitate pentru a permite luarea deciziilor. Premisa de bază a aprobării prealabile a cheltuielilor este uneori privită ca birocrație inutilă, care are ca rezultat cheltuieli necontractate și achiziții temporare.

3. Opacitatea angajamentelor de cumpărare până la facturare.

Organizațiile care utilizează sisteme diferite se găsesc adesea fără acces la informații pe parcursul procesului P2P, dar chiar dacă acestea sunt disponibile, poate fi eronată. Ca urmare, există o lipsă de raportare între furnizori și cheltuieli, ceea ce influențează capacitatea de a executa procesul decizional strategic.

4. Costuri atribuite incorect

Diviziile de achiziții se ocupă de negocierea tarifelor și a concesiunilor cu furnizorii, în timp ce conturile de plăți sunt responsabile de respectarea acestor acorduri. Nerespectarea reglementărilor poate duce la cheltuieli considerabile și neașteptate într-un loc de muncă bazat pe hârtie, fără automatizare care acoperă ambele proceduri.

---

Rezervați această demonstrație live de 30 de minute pentru ca aceasta să fie ultima dată când va trebui să introduceți manual datele din facturi sau chitanțe în software-ul ERP.

Programează o demonstrație

---

Soluții P2P de top

Acum, dacă vă gândiți să obțineți o soluție de procurare la plată pentru organizația dvs., iată câteva dintre cele mai importante pe care trebuie să le luați în considerare:

Concluzie

Conducerea unei afaceri de succes este ca și cum ai gestiona opririle la boxe pentru o echipă de Formula 1. Trebuie să vă optimizați în mod constant procesele, astfel încât să puteți obține până la urmă performanță. Ciclul dvs. P2P este cu siguranță un domeniu pe care nu ar trebui să îl treceți cu vederea. Achiziția fără întreruperi este calea de urmat. Cei care îmbrățișează tehnologiile P2P vor avea un avantaj în ceea ce privește cheltuielile suportate, experiența utilizatorului și evitarea întreruperilor de afaceri.

---

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/