Hur man bättre hanterar kunskap med hjälp av versionshantering och utkast

Tidsstämpel: 16 mars 2022 11:33
Källnod: 1225310

De flesta företag vet att deras anställda spenderar för mycket tid på att leta efter rätt information eller svar från olika källor. Men några av dem förstår inte till fullo storleken på problemet, och även många av dem som gör det, vet inte riktigt hur man ska få fram förändring.

Majoriteten av företagen, om de inte grundades helt nyligen, har massor av äldre data, några av dem lagrade i föråldrade format och svåråtkomliga för kunder och anställda att se. 

Den ökande medvetenheten om frågan har dock börjat väcka frågor bland ledningen. Använder korrekt verktyg för kunskapshantering kommer säkerligen att göra information mer tillgänglig för både kunder och anställda, vilket förbättrar de anställdas övergripande prestation och minskar kostnaderna. 

På Inbenta har vi hjälpt företag centralisera sin kunskap och sitt kunnande och förenkla informationshanteringen och uppdateringar i över ett decennium. Även efter alla dessa år fortsätter vi att analysera kundförfrågningar och smärtpunkter för att förbättra vår lösning och bättre betjäna dem. 

Använda versionshantering i kunskapsbaser

Kunskapsbaser tjänar ett stort antal syften och användare. De kan användas både internt eller på kundvända webbplatser för att:

Men kunskap är aldrig statisk. Allt förändras, förändras eller förändras över tid. Det betyder inte nödvändigtvis att vi vill bli av med den gamla informationen. 

Historisk kunskap kan hjälpa till att förebygga fel och misstag och hjälpa företag att hålla reda på hur saker och ting har utvecklats. 

Låt oss säga att vd arbetar med att uppdatera företagets policy. Genom att hålla reda på de olika versionerna av företagets policy kommer han att kunna se vilken version som gällde vid en viss tidpunkt. 

Och vad händer om en supportspecialist vill optimera FAQ-innehåll för att svara på sina kunders vanligaste förfrågningar? Tja, att ha tillgång till olika versioner gör att specialisten kan identifiera om de nya versionerna fungerar bättre och övervaka ändringarna för att se om de har en inverkan på antalet inkommande kontakter.

För att bättre kunna tjäna dessa användningsfall, Inbentas AI-drivna kunskapsbas har en kraftfullt versionsverktyg som låter dig se vad som har ändrats i de olika versionerna och till och med återställa dem i händelse av oönskade, irrelevanta eller lågpresterande ändringar. 

Vi kan till och med upptäcka ändringar i ditt innehålls webbadress för att säkerställa att vi lagrar alla och att vi alltid kan returnera rätt innehåll.

Ingen förändring kommer någonsin att gå obemärkt förbi under Kunskapens ögon!

Utnyttja ett verktyg för alla händer: Arbeta med kunskapsutkast

Som vi har sett är kunskap benägen till uppdateringar, modifieringar och optimering. 

Detta är dock sällan en enskild anställds arbete. Att dela kunskap internt och involvera relevanta intressenter för att ta del av kunskapsskapandet inom företaget hjälper dig att säkerställa att inget går förlorat på vägen.

Det låter bra, eller hur? Ändå kräver det ett verktyg för alla händer som främjar samarbete och som enkelt hjälper anställda att bygga vidare på och modifiera befintligt innehåll utan att av misstag radera någon viktig information eller skriva över någon annans arbete.

Det är precis där Inbenta Knowledge-utkast kommer in. Med den här funktionen kan team arbeta med olika versioner av ett innehåll utan att riskera att trampa varandra på tårna. 

Använda innehållsstatus för att hjälpa till att organisera teaminsatser

Att arbeta med utkast är redan ett steg i rätt riktning, men hur vet du om innehållet är ett pågående arbete, redo att gå eller helt enkelt avvisat?

I en tid då agil ledning håller på att bli en stapelvara, kände vi att Knowledge behövde en funktion för att hålla reda på ett projekt för både chefer och anställda. 

Därför beslutade vi på Inbenta att implementera olika statusetiketter så att användarna kan definiera i vilket steg innehållet befinner sig.

Detta hjälper team att förbereda sig för innehållssläpp, ger bättre synlighet för prestanda och teaminsatser och fungerar som en visuell antydan till framsteg.

AI, det hemliga elementet för att förbättra prestanda för din KB

Om du är ny på AI-drivna kunskapsbaser kanske du blir förvånad över hur mycket det kan påverka något så enkelt som en kunskapsbas eller ett hjälpcenter.

Har du någonsin undrat varför du fortsätter att få massor av förfrågningar om ett ämne när det redan finns en artikel på din hjälpsajt som beskriver hur man löser det? Jo, visst kan det vara så att artikeln är svår att hitta, men varför är det så?

Hur hjälper du kunder att hitta rätt svar eller rätt innehåll? Använder du ett sökfält för att låta dem hitta dem? Vilken teknik driver sökfältet?

Inbenta Knowledge bygger på robust Natural Language Processing-teknik, vilket betyder att oavsett vilka sökord dina kunder använder, om det finns ett svar i din databas, kommer de att hitta det på ett ögonblick.

Genom att låsa upp den verkliga innebörden bakom varje enskild fråga pekar Knowledge dina kunder eller anställda i rätt riktning, utan att behöva starta upprepade variantfrågor och hindra dem från att behöva kontakta support.

Om du vill befria dina agenter från upprepade frågor med lågt värde, ta en titt på vår 14-dagars kostnadsfria provperiod och prova Knowledge själv!

Prova Knowledge GRATIS: 14 dagar att komma igång

Posten Hur man bättre hanterar kunskap med hjälp av versionshantering och utkast visades först på Inbenta.

Tidsstämpel:

Mer från Inbenta