การสื่อสารของทีมตรวจสอบ

โพสโดย ร็อบ แพคการ์ด on May 19, 2020

การขาดสัญญาณภาพอาจขัดขวางการสื่อสารระหว่างผู้ตรวจสอบและผู้ตรวจสอบ แต่เครื่องมือซอฟต์แวร์สามารถปรับปรุงการสื่อสารของทีมผู้ตรวจสอบได้

ข้อกำหนดการสื่อสารของทีมตรวจสอบ

ในระหว่างการประชุมเปิดงาน ผู้ตรวจสอบหลักมีหน้าที่ยืนยัน "ช่องทางการสื่อสารที่เป็นทางการระหว่างทีมผู้ตรวจสอบและผู้ตรวจประเมิน...[และ] ผู้ถูกตรวจสอบจะได้รับแจ้งความคืบหน้าของการตรวจสอบในระหว่างการตรวจสอบ" (ISO.19011:2018 ข้อ 6.4.3). โดยปกติ ผู้จัดการโปรแกรมการตรวจสอบจะติดตามผู้ตรวจสอบหลักในระหว่างการตรวจสอบ ในสถานการณ์นั้น การสื่อสารของทีมตรวจสอบกับผู้ตรวจประเมินจะเป็นไปโดยตรงและด้วยวาจา อย่างไรก็ตาม หากทีมตรวจสอบประกอบด้วยผู้ตรวจสอบหลายคน ผู้ตรวจสอบหลักยังต้องกำหนดวิธีการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมและผู้ตรวจสอบหลักด้วย สมาชิกในทีมต้องแจ้งให้หัวหน้าผู้ตรวจสอบทราบถึงสิ่งไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่อาจเกิดขึ้นได้ แต่ข้อมูลที่สำคัญยิ่งกว่านั้นรวมถึง:

1. เส้นทางการตรวจสอบที่ต้องมีการติดตามโดยผู้ตรวจสอบในพื้นที่กระบวนการอื่นๆ
2. ความล่าช้าใด ๆ ที่สมาชิกในทีมประสบ
3. หากสมาชิกในทีมตรวจสอบมาก่อนกำหนด

ข้อ จำกัด ด้านการสื่อสารระหว่างการตรวจสอบในสถานที่

ในระหว่างการตรวจสอบในสถานที่ทำงาน ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะมีการสื่อสารอย่างจำกัดกับส่วนที่เหลือของทีม เนื่องจากทีมกำลังสัมภาษณ์ผู้ถูกตรวจและเดินผ่านสถานที่นั้น ไม่ได้นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ บางครั้งสัญญาณมือถือของคุณไม่เพียงพอสำหรับการส่งข้อความหรือบริการผู้ส่งสารอื่นๆ เช่น Slack อาจเป็นเรื่องยากมากขึ้นที่จะมีการสนทนาส่วนตัวระหว่างสมาชิกในทีมในระหว่างการตรวจสอบในสถานที่ โดยปกติ ตารางการตรวจสอบจะแน่นมากและการอภิปรายในทีมต้องรอจนถึงช่วงพักกลางวันหรือการอภิปรายของทีมตามกำหนดการ น่าเสียดายที่ข้อจำกัดเหล่านี้มักส่งผลให้มีการติดตามเส้นทางการตรวจสอบที่รอจนถึงจุดสิ้นสุดของการตรวจสอบ แทนที่จะระบุเส้นทางการตรวจสอบในเวลาที่สะดวกกว่าในระหว่างการตรวจสอบ

การสื่อสารระหว่างผู้ตรวจสอบระหว่างการตรวจสอบระยะไกล

ในระหว่างการตรวจสอบระยะไกล สมาชิกในทีมตรวจสอบทั้งหมดจะสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอีเมล ข้อความ หรือ Slack ได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ แอปพลิเคชันเช่น Google เอกสารยังอนุญาตให้ผู้ตรวจสอบหลายคนพิมพ์รายงานการตรวจสอบเดียวกันพร้อมกันได้ ดังนั้น ผู้ตรวจสอบสามารถพิมพ์รายการติดตามผลเฉพาะในส่วนของรายงานการตรวจสอบ ซึ่งผู้ตรวจสอบรายอื่นจะพิมพ์หมายเหตุสำหรับพื้นที่การตรวจสอบที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น หากผู้ตรวจสอบรายหนึ่งกำลังสัมภาษณ์กิจกรรมการตรวจสอบที่เข้ามา พวกเขาสามารถพิมพ์บันทึกสำหรับผู้ตรวจสอบที่จะตรวจสอบการสอบเทียบเพื่อทบทวนใบรับรองการสอบเทียบสำหรับอุปกรณ์ตรวจสอบที่ใช้ในกระบวนการตรวจสอบขาเข้า ถ้าหัวหน้าทีมตรวจสอบต้องการเวลามากกว่านี้ พวกเขาสามารถพิมพ์บันทึกย่อสำหรับหัวหน้าผู้ตรวจสอบเกี่ยวกับความต้องการเวลามากขึ้นได้ ผู้ตรวจสอบหลักยังสามารถส่งข้อความ Slack ไปยังทีมตรวจสอบที่เหลือได้อย่างรวดเร็ว โดยถามว่ามีใครสามารถช่วยสมาชิกทีมตรวจสอบที่ล่าช้ากว่ากำหนดได้หรือไม่ การสื่อสารนี้มีประสิทธิภาพ มีการจัดทำเป็นเอกสารโดยตรงภายในรายงาน และเกิดขึ้นในแบบเรียลไทม์ ผลที่ได้คือการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้นและการตรวจสอบจะเสร็จสิ้นก่อนหน้านี้

การปรับปรุงการฝึกอบรมผู้สอบบัญชีด้วยการตรวจสอบทางไกล

เมื่อสมาชิกในทีมตรวจสอบได้รับการฝึกอบรม ผู้ตรวจสอบหลักจะต้องสังเกตการตรวจสอบของพวกเขาและให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ ตามหลักการแล้ว ผู้ตรวจสอบหลักจะรอ "ช่วงเวลาที่สอนได้" นี่เป็นช่วงเวลาทันทีหลังจากที่หัวหน้าผู้ตรวจสอบบัญชีในการฝึกอบรมทำผิดพลาด การบอกผู้ตรวจสอบในการฝึกอบรมว่าต้องทำอย่างไรในระหว่างการตรวจสอบจะสอนผู้ตรวจสอบเพียงเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม หากผู้ตรวจสอบบัญชีได้รับอนุญาตให้ทำผิดพลาดได้ เช่น ลืมขอบันทึกการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบหลักก็สามารถชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดได้ทันทีหลังจากนั้น การแก้ไขผู้ตรวจสอบสามารถทำได้ง่ายๆ เพียงเพิ่มหมายเหตุด้วยแบบอักษรสีแดงภายในรายงานการตรวจสอบในส่วนเดียวกับที่ผู้ตรวจสอบกำลังพิมพ์อยู่ ผู้สอบบัญชีจะเห็นความคิดเห็นและทำการแก้ไข แต่ผู้ตรวจสอบจะไม่ทราบข้อผิดพลาด แนวทางนี้ช่วยหลีกเลี่ยงความลำบากใจใดๆ ต่อผู้ตรวจสอบบัญชี และผู้ตรวจสอบมีแนวโน้มที่จะจดจำคำแนะนำนี้เป็นข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์ที่จะทำให้ดีขึ้น

สามารถบันทึกการตรวจสอบระยะไกลได้อย่างง่ายดาย

ผู้ตรวจสอบสามารถเรียนรู้จากข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์โดยผู้ตรวจสอบที่เป็นหัวหน้า แต่พวกเขาสามารถเรียนรู้ได้ด้วยการดูและฟังด้วยตนเองหากมีการบันทึกการตรวจสอบจากระยะไกล ซึ่งทำได้ง่ายเป็นพิเศษสำหรับการตรวจสอบภายใน แต่ซัพพลายเออร์อาจอนุญาตให้บันทึกการตรวจสอบกระบวนการบางอย่างได้ การประชุมเปิด การประชุมปิด และขั้นตอนทั่วไป เช่น การตรวจสอบที่เข้ามา มักจะไม่รวมข้อมูลที่เป็นความลับ ดังนั้น คุณควรจะได้รับอนุญาตให้บันทึกส่วนต่างๆ ของการตรวจสอบเหล่านี้ได้ การบันทึกเหล่านี้สามารถตรวจสอบได้โดยผู้ตรวจสอบบัญชีเพื่อระบุว่าเมื่อใดที่ใช้คำถามที่ใช้ถ้อยคำไม่ดี ผู้ตรวจสอบในการฝึกอบรมสามารถระบุได้ว่าพวกเขาพลาดโอกาสในการปฏิบัติตามเส้นทางการตรวจสอบเมื่อใด หรือผู้ตรวจสอบอาจตระหนักว่าพวกเขาถามคำถามปลายปิดบางอย่าง (เช่น ใช่/ไม่ใช่) แก่ผู้ตรวจสอบ แทนที่จะเป็นคำถามปลายเปิดที่จะช่วยให้พวกเขารวบรวม ข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้ตรวจสอบ

การสื่อสารของทีมตรวจสอบกับมัคคุเทศก์

นอกจากการสื่อสารระหว่างผู้ตรวจสอบหลักและสมาชิกในทีมตรวจสอบแล้ว สมาชิกในทีมตรวจสอบยังต้องสื่อสารกับคู่มือการตรวจสอบด้วย ควรใช้คำแนะนำในการสื่อสารข้อความทั่วทั้งบริษัท ตัวอย่างเช่น หากการตรวจสอบล่าช้าหรือเร็วกว่ากำหนด ผู้แนะนำสามารถสื่อสารถึงการปรับปรุงในช่วงเวลาของวาระการประชุมได้ หากสมาชิกในทีมตรวจสอบร้องขอให้มีการบันทึก ผู้แนะนำสามารถสื่อสารคำขอนี้และทำให้แน่ใจว่าบันทึกกำลังรอผู้ตรวจสอบเมื่อพวกเขากลับมาที่ห้องประชุมตรวจสอบ มัคคุเทศก์ยังรับผิดชอบในการช่วยให้ทีมตรวจสอบนำทางจากพื้นที่กระบวนการหนึ่งไปยังอีกพื้นที่หนึ่งในระหว่างการตรวจสอบ และเพื่อให้แน่ใจว่าทีมตรวจสอบปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและการแต่งกายทั้งหมดในระหว่างการตรวจสอบ สุดท้าย อาจขอให้มัคคุเทศก์ทำหน้าที่เป็นผู้สังเกตการณ์และตรวจสอบหลักฐานที่เป็นกลางซึ่งรวบรวมโดยผู้ตรวจสอบบัญชี

การเปลี่ยนบทบาทของมัคคุเทศก์ระหว่างการตรวจสอบระยะไกล

ในระหว่างการตรวจสอบทางไกล การร้องขอบันทึกที่จะให้และการสื่อสารของการเบี่ยงเบนจากวาระสามารถสื่อสารได้อย่างง่ายดายโดยคุณลักษณะการแชทของผู้ตรวจสอบในการประชุมทางวิดีโอ โปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที หรืออีเมล ดังนั้น คุณอาจคิดว่าไม่จำเป็นต้องใช้ไกด์ อย่างไรก็ตาม เมื่อสมาชิกในทีมตรวจสอบขอดูพื้นที่อื่นของสถานที่ในระหว่างการตรวจสอบระยะไกล อาจจำเป็นต้องจัดเตรียมภาพวิดีโอสดของพื้นที่กระบวนการ ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะพูดคุยกับผู้ตรวจสอบและให้ภาพวิดีโอสด การเดินถอยหลังในสถานที่ของคุณ ถือไม้เซลฟี่ และจดจ่อกับการสนทนาของคุณกับผู้ตรวจสอบบัญชี แทนที่จะเดินไปที่ใดอาจเป็นอันตรายได้ มัคคุเทศก์ควรเน้นที่การนำเสนอวิดีโอสด และเจ้าของกระบวนการควรมุ่งเน้นที่การให้คำแนะนำและตอบคำถามของผู้ตรวจสอบ อาจขอให้ไกด์บันทึกข้อมูลบางอย่างในรูปแบบวิดีโอหรือรูปภาพเพื่อเป็นหลักฐาน

สรุป

ทีมตรวจสอบควรฝึกใช้เอกสารที่ใช้ร่วมกันใน Google เอกสารและ Slack ระหว่างการตรวจสอบเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารของทีมตรวจสอบแบบเรียลไทม์ Google เอกสารช่วยให้ทุกคนสามารถเขียนบันทึกการตรวจสอบลงในเทมเพลตรายงานการตรวจสอบได้โดยตรง เพื่อลดความล่าช้าในการจัดทำรายงานการตรวจสอบให้เสร็จสิ้น การใช้ Google เอกสารยังทำให้ผู้ตรวจสอบหลักสามารถสังเกตความคืบหน้าของการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ได้อีกด้วย การสื่อสารของทีมตรวจสอบของเส้นทางการตรวจสอบเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถติดตามผลสามารถทำได้แบบเรียลไทม์โดยเพียงแค่เพิ่มหมายเหตุเกี่ยวกับเส้นทางการตรวจสอบในส่วนที่เกี่ยวข้องของรายงานการตรวจสอบ สุดท้าย การตรวจสอบระยะไกลสามารถอำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมผู้ตรวจสอบบัญชีได้ดีขึ้น

ที่มา: https://medicaldeviceacademy.com/audit-team-communication/