วิธีค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel

“ฉันไม่เคยเป็นธรรมชาติเลย ทั้งหมดที่ฉันทำคือพยายาม พยายาม พยายาม”

เนื้อเพลง Taylor Swift เหล่านี้ในเพลง “Mirrorball“ อธิบายความสัมพันธ์ของฉันกับตัวเลข คณิตศาสตร์ และอะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์แบบ

อย่างไรก็ตาม ในฐานะนักการตลาด การวิเคราะห์ข้อมูลถือเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดในงานของฉัน แต่เช่นเดียวกับนักการตลาดส่วนใหญ่ที่ชอบกลยุทธ์และความคิดสร้างสรรค์ รายงานตัวเลขและ Excel ไม่ได้เกิดขึ้นตามธรรมชาติสำหรับฉัน

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการรู้วิธีทำงานใน Excel และค้นหาทางลัดเพื่อช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นจึงเป็นเรื่องสำคัญ

วันนี้เราจะมาเจาะลึกกระบวนการใดกระบวนการหนึ่งเหล่านั้น — วิธีค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel

1. ค้นหาและเน้นรายการที่ซ้ำกันใน Excel ผ่านการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ขั้นตอนแรกของการลบรายการที่ซ้ำกันคือการค้นหา วิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้คือผ่านการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คุณสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแท็บหน้าแรก
2. เลือกทั้งตารางโดยกดปุ่มด้านบนซ้าย
3. คลิกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข → เน้นกฎของเซลล์ → ค่าที่ซ้ำกัน
4. ในบริเวณที่มีชื่อว่า “จัดรูปแบบด้วย”เปลี่ยนวิธีที่คุณต้องการเน้นรายการที่ซ้ำกัน คุณสามารถเลือกการไฮไลต์ ข้อความที่เป็นตัวหนา เปลี่ยนสีข้อความ ฯลฯ

และก็เอาล่ะ ตอนนี้รายการที่ซ้ำกันของคุณถูกเน้นแล้ว มันควรมีลักษณะดังนี้:

2. นับรายการที่ซ้ำกันใน Excel

เมื่อคุณพบข้อมูลที่ซ้ำกันแล้ว คุณอาจต้องการนับและดูว่ามีจำนวนเท่าใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีชุดข้อมูลขนาดใหญ่

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้สูตรนี้ = COUNTIF (A: A, A2). สูตรหมายความว่า Excel จะนับจำนวนครั้งที่มีการใช้ค่าบางอย่างในสถานที่หนึ่งๆ

คอลัมน์ A: A ย่อมาจากตารางข้อมูลที่คุณกำลังดูอยู่ นี่อาจเป็นค่าอื่นบนแผ่นงาน Excel ของคุณ แล้ว, A2 อ้างอิงค่าที่คุณต้องการนับความถี่

โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. สร้างแผ่นงานใหม่ในเอกสาร Excel ของคุณ

   ฉันพบว่าวิธีที่ง่ายที่สุดในการนับรายการซ้ำใน Excel คือการสร้างแผ่นงานใหม่ในสมุดงาน Excel ของคุณ

   จากนั้น คัดลอกและวางคอลัมน์ที่คุณต้องการนับรายการที่ซ้ำกัน ในตัวอย่างด้านล่าง ฉันคัดลอกและวางชื่อบล็อกจากปฏิทินบรรณาธิการเพื่อดูว่ามีชื่อที่ซ้ำกันหรือไม่

   จากนั้นสร้างอีกคอลัมน์สำหรับ "รายการ" นี่คือที่ที่เราจะใส่สูตร แผ่นงานใหม่ของคุณควรมีลักษณะดังนี้:

   

2. ใส่สูตร.

ตอนนี้คุณสามารถแทรกสูตรในเซลล์แรกภายใต้เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้ คุณจะพิมพ์หรือคัดลอกและวางสูตร จากนั้นไฮไลต์ A:A (เราจะแทนที่สิ่งนี้ด้วยชุดข้อมูลของคุณ) และคลิกที่แผ่นงานในเอกสาร Excel ของคุณที่มีข้อมูล ตอนนี้คุณสามารถคลิกที่ด้านซ้ายบนเพื่อเลือกทั้งแผ่นงาน หรือคุณสามารถเน้นคอลัมน์หรือแถวที่มีข้อมูลของคุณก็ได้

สำหรับค่าที่สอง คุณจะต้องกลับไปที่แผ่นงานที่สอง ไฮไลต์ A2 แล้วเลือกค่าที่อยู่ถัดจากค่าทางด้านซ้าย ในกรณีส่วนใหญ่ ค่านี้จะคงอยู่ที่ A2, A3, A4 ฯลฯ

ดูว่าการทำงานจริงเป็นอย่างไรที่นี่:

3. ลบรายการที่ซ้ำกันด้วยคุณสมบัติลบรายการที่ซ้ำกัน

ตอนนี้ได้เวลาลบรายการที่ซ้ำกันออกจากชุดข้อมูลของคุณแล้ว

ก่อนที่คุณจะทำเช่นนี้ ฉันขอแนะนำให้ทำซ้ำ/คัดลอกชุดข้อมูลของคุณลงในแผ่นงานอื่นหรือสมุดงานอื่นทั้งหมดทั้งหมด คุณต้องการให้ข้อมูลเดิมของคุณไม่เสียหายอยู่เสมอ แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ Excel เพื่อลบและกรองข้อมูลที่คุณต้องการได้ก็ตาม คุณคงไม่อยากสูญเสียข้อมูลเนื่องจากการคลิกผิด

เมื่อคุณได้ทำสำเนาข้อมูลของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะลบข้อมูลที่ซ้ำกันออก

หากต้องการลบรายการที่ซ้ำกัน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกเวิร์กชีตที่มีค่าซ้ำกันที่คุณต้องการลบ คลิกข้อมูล → เครื่องมือตาราง → ลบรายการที่ซ้ำกัน
2. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการลบรายการที่ซ้ำกัน

   ในกรณีนี้ ฉันต้องการลบเฉพาะชื่อบล็อกที่ซ้ำกันเท่านั้น ดังนั้น ฉันจะเลือกคอลัมน์ D ฉันทำเครื่องหมาย "รายการของฉันมีส่วนหัว" ไว้ เนื่องจากมีส่วนหัวสองแถวก่อนที่ข้อมูลจะเริ่มต้นในชีตนี้

   โปรดจำไว้ว่า Excel จะลบทั้งแถวที่มีค่าซ้ำกัน

   

3. ตรวจสอบข้อมูล

ตอนนี้ Excel จะแสดงให้คุณเห็นว่าพบค่าที่ซ้ำกันหลายค่า ลบออก และจำนวนค่าที่ไม่ซ้ำยังคงอยู่

ตอนนี้คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลของคุณได้แล้ว เมื่อเปรียบเทียบชุดข้อมูลแรกของฉันกับชุดข้อมูลนี้ คุณจะเห็นว่าแถวทั้งหมดที่มีชื่อบล็อกเดียวกันถูกลบไปแล้ว

นี่คือลักษณะของแผ่นงานที่เคยมีลักษณะเช่นนี้:

และนี่คือสิ่งที่ดูเหมือนตอนนี้:

เมื่อคุณลบรายการที่ซ้ำกันออกจาก Excel สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าคอลัมน์ใดที่คุณต้องการลบรายการที่ซ้ำกัน และจำไว้ว่า Excel กำลังลบรายการที่ซ้ำกันภายในช่วงตารางที่เลือก คุณสามารถเน้นทั้งสมุดงานหรือเน้นเฉพาะแถวที่มีข้อมูลอยู่ก็ได้

Excel จะเก็บค่าที่เกิดขึ้นครั้งแรกไว้โดยอัตโนมัติ

การทำงานกับรายงานการตลาดหรือแผ่นงาน Excel ทางการตลาดอาจทำให้คุณหงุดหงิดและเอาหัวโขกกำแพงได้ (ฉันคนเดียวหรือเปล่า) นั่นเป็นเหตุผลที่การใช้เทมเพลต Excel และการปฏิบัติตามคำแนะนำง่ายๆ เกี่ยวกับสูตรเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณยกระดับเกมของคุณได้

ที่มา: https://blog.hubspot.com/marketing/remove-duplicates-excel