วิธีใช้ประโยชน์จาก Chatbots เพื่อความพยายามในการสรรหาบุคลากรที่คล่องตัว

การหางานเป็นกิจกรรมที่เหนื่อย และกระบวนการเบื้องหลังการหางานก็เปลี่ยนไปสำหรับทั้งลูกจ้างและนายจ้าง เดิมทีต้องใช้แค่ประวัติย่อและการสัมภาษณ์ส่วนตัว เป็นเรื่องปกติที่ผู้สมัครจะต้องเผชิญกระบวนการสัมภาษณ์แบบ 5 ขั้นตอน วันนี้ด้วยการแข่งขันที่สูงเช่นนี้ ผู้คนจะโชคดีหากพวกเขาถูกเรียกกลับมารอบแรก

ไม่น่าแปลกใจที่คนพูดว่าการหางานก็เหมือนทำงานเต็มเวลาด้วยตัวเอง! 

บ่อยครั้งที่นายจ้างปล่อยให้ผู้สมัครสร้างความประทับใจ ลืมไปว่าพวกเขายังต้องทิ้งรอยประทับในเชิงบวก

บริษัทต่างๆ มักจะทำเรื่องหลอกลวงโดยประมาทอยู่เสมอ บางทีการสัมภาษณ์เกิดขึ้นที่ โทรศัพท์ระบบคลาวด์ ระบบและผู้สัมภาษณ์ปล่อยให้ผู้สมัครรอ 30 นาที หรือบางทีผู้สมัครอาจไม่เคยได้รับการตอบกลับจากบริษัทเลย สิ่งที่น่าหงุดหงิดยิ่งกว่าเดิมหากคุณใช้เวลาสองชั่วโมงในการกรอกแบบฟอร์มใบสมัคร ไม่ต้องพูดถึงเวลาที่ใช้ตอบคำถามเช่น “คุณคิดว่า .คืออะไร ERP ที่ดีที่สุดสำหรับการค้าปลีก? "

เมื่อผู้คนมีประสบการณ์เชิงลบ พวกเขามักจะแบ่งปันประสบการณ์นั้นกับบุคคลอื่นไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ทำให้คุณเสียชื่อเสียงที่ไม่พึงประสงค์เท่านั้น แต่ยังทำให้บริษัทของคุณเสียเงินเป็นจำนวนมากอีกด้วย!

ทางออกคืออะไร? 

ในฐานะที่เป็นคนมีงานยุ่งและบริษัทที่มีสิ่งที่ต้องทำนับพัน อาจรู้สึกเหมือนมีความพยายามมากเกินไปในการตอบสนองต่อทุกแอปพลิเคชัน หรือจะให้คำติชมสัมภาษณ์ ดังนั้นคุณจะค้นหาผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบโดยไม่ทำให้คนอื่นผิดหวังได้อย่างไร

ในขณะที่เทคโนโลยีพัฒนาขึ้น มีหลายวิธีที่เราสามารถนำไปใช้ในแทบทุกด้านของชีวิตการทำงานของเรา AI มีผลกระทบอย่างมากต่อโลกสมัยใหม่ ทำได้ทุกอย่างตั้งแต่การคาดการณ์ยอดขายและการเปลี่ยนแปลง วัฒนธรรมทีมการตลาดเพื่อใช้ไบโอเมตริกในการเข้าสู่ระบบ

แต่คุณเคยคิดที่จะใช้มันเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจ้างงานหรือไม่? โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณคิดเกี่ยวกับการใช้ แชทบอทที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจ้างงานของคุณ?

คุณอาจจะ .แล้ว เพิ่มยอดขายด้วยแชทบอทโดยใช้ในการพูดคุยกับลูกค้า แต่เมื่อรวมเข้ากับกระบวนการสรรหาแล้ว พวกเขาสามารถทำให้เข้าถึงงานได้ง่ายขึ้น พวกเขายังช่วยสร้างการสื่อสารกับผู้สมัครและขจัดความยุ่งยากมากมายให้กับคุณ 

ในกรณีที่คุณไม่ทราบ Chatbot เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ AI เพื่อเลียนแบบการสนทนาของมนุษย์ มีการใช้กันอย่างแพร่หลายทั้งบนเว็บไซต์และผ่านบริการเสียง สามารถจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากและตอบสนองต่อผู้คนได้อย่างรวดเร็ว 

ยิ่งแชทบอทถูกใช้เป็นส่วนหนึ่งของ ประสบการณ์ดิจิตอล, คนสบายใจกว่าอยู่กับมัน. อันที่จริงตอนนี้หลายคนคาดหวังมัน และเมื่อพูดถึงการหางาน 82% ของผู้หางานเชื่อว่ากระบวนการในอุดมคติคือการผสมผสานระหว่างเทคโนโลยีและการสื่อสารที่นำโดยมนุษย์ นั่นคือตาม นายหน้าในอุดมคติ.

ใช้แชทบอทตอบกลับ

นี่เป็นสถานการณ์แบบ 'เอาตัวเองเข้าไปอยู่ในรองเท้า' ลองนึกภาพว่าในฐานะผู้หางาน คุณพบงานที่สมบูรณ์แบบในไซต์จัดหางานหรือไม่ ดังนั้น คุณจึงทุ่มเทเวลาและความพยายามอย่างเต็มที่ในการกรอกหน้าและหน้าของข้อมูลที่จำเป็น อย่างดีที่สุดเท่าที่จะทำได้

คุณใส่ในการศึกษาของคุณ ประวัติการทำงานของคุณ และเหตุผลที่คุณต้องการงานนี้ คุณยังกรอกคำถามเพิ่มเติมที่บริษัทมักจะถามเพื่อกรองออก เช่น “คุณจะทำอย่างไรถ้าคุณคุยกับลูกค้าและพวกเขามี การประชุมเสมือนที่ไม่ดี กับคุณ?"

ใช้เวลานาน แต่สุดท้าย คุณส่งใบสมัครออกไป ต้องการคำตอบ คุณรอ… และรอ… และรอ

ไม่มีเสียงตอบรับ

และที่แย่ไปกว่านั้น เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นกับงานส่วนใหญ่ที่คุณสมัคร คุณเป็นโรคซึมเศร้าอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

บางทีนายหน้าที่อยากเป็นนายหน้าอาจติดต่อกลับหาคุณในที่สุด และคุณมีการสัมภาษณ์ เย่! ถึงอย่างนั้นคุณก็ลืมรายละเอียดของงานไปแล้ว และค่อนข้างตรงไปตรงมา คุณไม่แน่ใจว่าคุณต้องการทำงานในบริษัทที่ไม่เคารพคุณอย่างชัดเจนหรือไม่ อย่างน้อยที่สุดที่พวกเขาสามารถทำได้คือส่งการอัปเดตว่าแอปพลิเคชันดำเนินไปอย่างไร 

แน่นอน จากมุมมองของคุณในฐานะนายจ้าง คุณทราบดีว่าไม่สามารถตอบใบสมัครทุกใบได้เสมอไป 

นี่คือที่มาของแชทบอท หากคุณใช้อยู่แล้ว แชทบอทในธุรกิจของคุณแล้วคุณจะรู้ดีว่าพวกเขาสื่อสารกับผู้คนได้ดีเพียงใดเมื่อคุณไม่มีเวลา หนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดคือสามารถให้ข้อเสนอแนะและอัปเดตสถานะได้อย่างรวดเร็วและรวดเร็ว 

ซึ่งหมายความว่าแชทบอทไม่เพียงแต่ตอบคำถามลูกค้าที่ถามบ่อยเท่านั้น เช่น “แฟกซ์คืออะไร?” พวกเขายังสามารถตอบสนองต่อการสมัครงานได้อย่างรวดเร็ว 

AI Recruitment : ทำงานอย่างไร?

ในการใช้แชทบ็อตในลักษณะนี้ คุณจะต้องตั้งโปรแกรมให้ตอบสนองทุกแอปพลิเคชันโดยพูดว่า: 

“ขอบคุณมากสำหรับการสมัครของคุณ เราขอขอบคุณสำหรับเวลาและความพยายามที่คุณได้ทุ่มเทลงไปแล้ว! เรารู้สึกตื่นเต้นมากที่คุณต้องการร่วมงานกับเรา! เราได้รับใบสมัครเป็นจำนวนมาก ดังนั้นโปรดทราบว่าเราอาจไม่สามารถตอบสนองต่อทุกแอปพลิเคชันได้ มิฉะนั้น โชคดี!”

คำตอบนี้เป็นแบบทั่วไปเพียงพอที่จะส่งถึงผู้สมัครทุกคน ในขณะเดียวกันก็มีความสง่างามเพียงพอที่จะเพิ่มขวัญกำลังใจของผู้สมัคร และแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นบริษัทที่คนอยากทำงานด้วย 

หากคุณยุ่งมากและไม่สามารถหาเวลาดูแอพพลิเคชั่นได้ แชทบอทสามารถส่งข้อความอีกสัปดาห์ต่อมาว่า: 

“ขอบคุณที่อดทนกับเรา เพียงเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าเรายังคงตรวจสอบการสมัครอยู่ และจะแจ้งให้คุณทราบหากคุณประสบความสำเร็จภายในสิ้นสัปดาห์ หากคุณประสบความสำเร็จ คุณจะได้รับเชิญให้เข้าร่วม a การประชุมทางโทรศัพท์ สัมภาษณ์ที่เราจะประเมินความเหมาะสมของคุณกับบทบาท” 

ในการทำเช่นนี้ ผู้คนจะจดจำคุณไว้ในใจและจะรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นและเมื่อใด แทนที่จะถูกทิ้งไว้ในความมืด กลับสงสัยว่าเกิดอะไรขึ้นกับใบสมัครของพวกเขา 

เช่นเดียวกับการโต้ตอบแบบ B2C ผู้สมัครจะบอกโลกว่าพวกเขามีประสบการณ์ด้านลบกับคุณหรือไม่ คำแนะนำด้านซอฟต์แวร์ บอกเราว่า 59% ของผู้ที่มีประสบการณ์ด้านแอปพลิเคชันที่ไม่ดีกับบริษัทจะพยายามเลิกจ้างคนอื่น อย่างไรก็ตาม บริษัทเดียวกันยังบอกเราด้วยว่า 88% ของผู้สมัครที่มีประสบการณ์ดีจะบอกคนให้สมัครเข้าบริษัท 

ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงรีวิวที่ไม่ดีใน Glassdoor ให้มอบประสบการณ์ที่ดีและติดตามการสื่อสารด้วยแชทบ็อต สิ่งนี้จะกระตุ้นให้ผู้คนตั้งชื่อที่ดีให้คุณ ไม่ว่าพวกเขาจะได้งานหรือไม่

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล : ใช้แชทบอทเพื่อประโยชน์ของคุณเอง

แน่นอน เหตุผลที่คุณต้องการจ้างผู้สมัครใหม่คือเพื่อประโยชน์ของบริษัทของคุณ ดังนั้น การใช้แชทบอทเพื่อจุดประสงค์ของคุณเองก็สมเหตุสมผลเท่านั้น Chatbots สามารถสแกนผ่านแอปพลิเคชันและรวบรวมข้อมูลที่สำคัญได้ พวกเขาสามารถคัดกรองประวัติย่อและค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบทบาท จำกัดการใช้งานที่เหมาะสมและทำให้กระบวนการง่ายขึ้นสำหรับคุณ 

เมื่อแอปพลิเคชันได้รับการคัดกรองแล้ว แชทบอทสามารถให้ข้อเสนอแนะได้ โดยการปฏิเสธผู้สมัครหรือนัดสัมภาษณ์กับพวกเขา ทำได้โดยใช้ปฏิทินของบริษัทหรือแบบบูรณาการ ระบบจองออนไลน์. สิ่งนี้ยังหมายความว่าผู้สมัครไม่ต้องกรอกแบบฟอร์มใบสมัครจำนวนมาก เนื่องจากบอทสามารถกรอง CV ได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นเวลาและพลังงานจะถูกบันทึกไว้ทั้งหมด 

บริษัทต่างๆ ได้รับการตอบสนองในระดับที่สูงขึ้น และแชทบอทกำลังตรวจสอบแอปพลิเคชันต่างๆ ได้รวดเร็วขึ้น หมายความว่าบริษัทต่างๆ มีแนวโน้มที่จะได้รับใบสมัครที่มีคุณภาพดีกว่า เนื่องจากผู้สมัครไม่ได้ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการกรอกแบบฟอร์มใบสมัครยาวๆ โดยไม่มีคำตอบ ขวัญกำลังใจของพวกเขาเพิ่มขึ้นและความพยายามที่พวกเขาทำไม่ว่าจะผ่านประวัติย่อแบบง่ายหรือแบบฟอร์มใบสมัครที่ซับซ้อนมากขึ้น 

ยิ่งรวบรวมข้อมูลมากเท่าไหร่ แชทบอทก็จะยิ่งรู้วิธีตรวจจับคำตอบที่ 'ถูก' จากคำตอบที่ 'ผิด' มากขึ้นเท่านั้น พูดแชทบอทถามคำถามว่า “บอกเราเกี่ยวกับเวลาที่คุณใช้ โซลูชันการประชุมทางวิดีโอ” เมื่อเวลาผ่านไป พวกเขาจะได้เรียนรู้คำตอบที่ 'ดีที่สุด' จากนั้นพวกเขาจะสามารถจัดอันดับคำตอบของผู้สมัครที่แข่งขันกันและส่งข้อมูลนี้ไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ใช้แชทบอทเพื่อปรับปรุงกระบวนการสรรหาบุคลากรให้ทันสมัย

บ่อยครั้ง ผู้สมัครต้องผ่านหลักเกณฑ์ของแบบฟอร์มใบสมัครยาวๆ บนคอมพิวเตอร์ แต่ทำไมไม่จ้างผ่านมือถือแทนล่ะ? ดูเหมือนจะขัดแย้งกัน แต่วิธีการสรรหาบุคลากรนี้กำลังเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ 

ท้ายที่สุด ผู้สมัครหลายคนรู้สึกว่าการกรอกแบบฟอร์มใบสมัครยาวจะสร้างประสบการณ์การหางานในเชิงลบ 

สามารถใช้ Chatbot เพื่อคัดกรองผู้สมัครได้โดยการถามคำถามเป็นชุดผ่านข้อความ สิ่งนี้ไม่เพียงแค่รวดเร็วเท่านั้น แต่ยังมีส่วนร่วมมากขึ้นด้วย ช่วยลดแรงกดดันให้กับผู้สมัครและทำให้คุณไม่ต้องดูข้อมูลผู้สมัครจำนวนมาก จากนั้นหากผู้สมัครตอบคำถามทุกข้อได้ดี สามารถส่งไปยังขั้นตอนถัดไปได้ 

ในขณะที่เรา ก้าวไปสู่อนาคตอันไกลโพ้น เราต้องเริ่มคิดแบบเน้นพนักงานมากขึ้น การส่งคำถามผ่านข้อความนั้นผ่อนคลายกว่า และแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังพิจารณาว่าอะไรเหมาะที่สุดสำหรับผู้มีโอกาสเป็นพนักงาน สำหรับตัวคุณเองด้วย 

คุณยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพแชทบอทบนโซเชียลมีเดียได้อีกด้วย หากผู้สมัครมีคำถามใด ๆ พวกเขาสามารถติดต่อ บริษัท ของคุณบน Facebook และถามได้เลย พวกเขาจะได้รับการตอบสนองที่รวดเร็วและแม่นยำซึ่งจะทำให้พวกเขาประทับใจในบริษัทของคุณ 

ส่วนสำคัญของการใช้แชทบอทเพื่อถามคำถามผ่านข้อความคือการช่วยเหลือผู้ที่อาจมีความต้องการบางอย่าง อาจเป็นเพราะบุคคลต้องการข้อความที่ใหญ่กว่า ซึ่งพวกเขาสามารถเข้าถึงได้บนโทรศัพท์ของตน หรือบางทีพวกเขาอาจรู้สึกว่าการรับข้อมูลจำนวนมากในคราวเดียวเป็นเรื่องที่ล้นหลาม ในกรณีนี้ การแจกแจงคำถามด้วยข้อความจะช่วยให้พวกเขาประมวลผลได้ง่ายขึ้นและให้คำตอบที่ดีขึ้น 

นายจ้างจำนวนมากพลาดโอกาสที่ดีในการเป็นผู้สมัครงานโดยไม่คำนึงถึงสิ่งเหล่านี้

Chatbot มีข้อเสียหรือไม่? 

การใช้แชทบอทในกระบวนการจ้างงานมีข้อดีหลายประการ แต่พวกเขาก็มีข้อเสียเช่นกัน แน่นอน พวกเขาสามารถช่วยเลือกได้ บริการ VoIP ที่ดีที่สุด วิศวกรจากแอปพลิเคชันนับพัน แต่นั่นไม่ได้ทำให้พวกเขาสมบูรณ์แบบ 

ในการเริ่มต้น มีแนวคิดที่ว่าการแชทสามารถเป็นหุ่นยนต์ได้ เนื่องจากแชทบ็อตไม่ได้ถูกตั้งโปรแกรมให้ใช้คำแสลงหรือภาษาพูดเสมอไป ซึ่งหมายความว่าบางครั้งผู้คนกังวลว่าหากผู้คนถามคำถามโดยใช้สำนวนเช่นบอทจะไม่สามารถตอบสนองได้ 

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่มันจะเป็นความจริงที่แชทบอทไม่เข้าใจคำอุปมา คำสแลง และคำพูดที่ไม่ได้มาตรฐานอื่นๆ วันนี้ พวกเขาได้พัฒนาเกมของตนขึ้นและสามารถเข้าใจวลีและข้อความที่ซับซ้อนหรือผิดปกติมากขึ้น ส่วนใหญ่ต้องขอบคุณเทคโนโลยีการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) และ แชทบอทที่ฉลาดขึ้น มันเปิดใช้งาน 

อีกประเด็นหนึ่งคือผู้คนยังคิดว่าแชทบอทมักจะขาดความอบอุ่นของมนุษย์ ไม่มีคำว่า "มันน่ารักที่ได้ยินจากคุณ" หรือ "สนุกกับช่วงบ่ายของคุณ" ที่มาจากแชทบ็อต อย่างไรก็ตาม นักพัฒนาได้ทำงานอย่างหนักเพื่อแก้ไขปัญหานี้ 

AIML (ภาษามาร์กอัปปัญญาประดิษฐ์) เป็นวิธีที่วิศวกรเขียนโปรแกรมภาษาแชทบ็อต ทุกวันนี้ หลังจากที่ตระหนักถึงปัญหาเรื่องความอบอุ่นแล้ว แชทบอทก็เป็นมิตรและพูดคุยกันแบบมนุษย์มากขึ้น 

อย่างไรก็ตาม ปัญหาอีกประการหนึ่งคือ บริษัทต่างๆ ไม่ค่อยแน่ใจว่าผู้คนจะตอบสนองต่อแชทบอทอย่างไร ตราบใดที่พวกเขาตอบคำถามอย่างถูกต้องและตอบสนองต่อผู้คนอย่างรวดเร็ว พวกเขามักจะมีการตอบสนองในเชิงบวก

สรุป

ดูวิธีการจ้างผู้สมัครตอนนี้ คุณต้องใช้เวลาสักครู่ในการตอบสนองต่อผู้คนหรือไม่? หรือคุณแค่พบว่ามีผู้สมัครที่คุณไม่ตอบสนองเลย? ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้พิจารณาเพิ่มแชทบอทในกระบวนการจ้างงานของคุณ ไม่เพียงแต่เป็นวิธีที่ดีในการก้าวไปสู่อนาคต แต่ยังช่วยให้ผู้สมัครมีความสุข สร้างชื่อที่ดี และช่วยคุณประหยัดเวลาในกระบวนการทั้งหมดโดยทั่วไป 

นอกจากนี้ยังหมายความว่าผู้สมัครไม่ต้องกรอกแบบฟอร์มใบสมัครที่ยาวเกินไป และที่สำคัญที่สุด บอทสามารถกลั่นกรองแอปพลิเคชันต่างๆ เพื่อค้นหาผู้สมัครที่ใช่สำหรับคุณ มันเป็น win/win ทั่วๆ ไป 

อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าแชทบอทไม่สามารถมาแทนที่มนุษย์ได้ อาจจะวันนึง แต่ไม่ใช่วันนี้ ซึ่งหมายความว่าแม้ว่าแชทบอทจะช่วยประหยัดเวลาและเงินได้มาก แต่ท้ายที่สุดแล้ว มนุษย์ก็ต้องเป็นคนสุดท้าย

เมื่อคุณมั่นใจถึงประโยชน์ทั้งหมดที่แชทบอทสามารถนำมาสู่กระบวนการสรรหาได้ คุณจะขาดเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมเพียงอย่างเดียว
ค้นหาว่าโมดูล Chatbot อัจฉริยะของ Inbenta สามารถช่วยองค์กรของคุณในการสรรหาบุคลากรได้อย่างไร ด้วยเทคโนโลยีที่จดสิทธิบัตรและเป็นกรรมสิทธิ์ของเรา

Richard Conn – RingCentral สหรัฐอเมริกา
Richard Conn เป็นผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายการตลาดการค้นหาสำหรับ RingCentral ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านการสื่อสารแบบครบวงจรและ บริการคอลเซ็นเตอร์. เขาหลงใหลในการเชื่อมต่อธุรกิจและลูกค้า และมีประสบการณ์ในการทำงานกับบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 เช่น Google, Experian, Target, Nordstrom, Kayak, Hilton และ Kia Richard ได้เขียนสำหรับเว็บไซต์เช่น กล่องข้อความขวา และ มาตราส่วนตลาด.

ที่มา: https://www.inbenta.com/en/blog/leverage-chatbots-for-recruitment/