ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการจัดการการติดต่อ

คุณอาจมีผู้ติดต่อหลายพันรายในฐานข้อมูลของคุณ ด้วยรายชื่อติดต่อทั้งหมดที่ต้องติดตาม คุณต้องการความช่วยเหลือทั้งหมดที่คุณจะได้รับเมื่อต้องจัดการเครือข่ายผู้ติดต่อขนาดใหญ่ของคุณ

แต่การจัดการที่ติดต่อมีความหมายต่อธุรกิจอย่างไรกันแน่?

การจัดการผู้ติดต่อคือกระบวนการในการบันทึกข้อมูลผู้ติดต่อสำหรับบุคคลและธุรกิจในเครือข่ายขององค์กรของคุณ รวมถึงซัพพลายเออร์ ลูกค้า ลูกค้าเป้าหมาย คู่ค้า สมาชิก และอื่นๆ และจัดการการโต้ตอบของคุณกับพวกเขา

ข้อมูลติดต่อนี้อาจรวมถึงข้อมูลต่างๆ เช่น ชื่อ ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ ชื่อบริษัท ตำแหน่งงาน ฯลฯ สิ่งที่คุณอาจจำเป็นต้องใช้จริงๆ ติดต่อเรา คนนั้น. แต่ยังรวมถึงข้อมูล เช่น ระยะของบุคคลในเส้นทางของลูกค้ากับคุณ สถานะการสมัคร ความสนใจ ข้อมูลประชากร และอีกมากมาย

การจัดการรายชื่อติดต่อไม่ง่ายเหมือนการเก็บบันทึกข้อมูลติดต่อไว้ในไฟล์ – คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสม เพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่ การจัดการข้อมูลผู้ติดต่อของคุณอย่างเหมาะสมเกี่ยวข้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สำคัญหลายประการ เช่น:

• ขอแนะนำมาตรฐานทั้งบริษัทสำหรับการป้อนข้อมูลและการบำรุงรักษา
• ดำเนินการล้างข้อมูลเป็นประจำ
• การเลือกแอพที่ดีที่สุดในการจัดเก็บและจัดการข้อมูลผู้ติดต่อของคุณ
• การรวมศูนย์ข้อมูลติดต่อของคุณไว้ในเครื่องมือเดียว เช่น CRM . ของคุณ
• การแบ่งกลุ่มข้อมูลของคุณเพื่อส่งข้อความที่ตรงเวลาและเกี่ยวข้องมากที่สุดไปยังแต่ละกลุ่มย่อยของผู้ชมของคุณ
• เพิ่มประสิทธิภาพวิธีการรวบรวมข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเก็บรวบรวมเฉพาะข้อมูลที่สำคัญสำหรับคุณ — และการรวบรวมนั้นเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัว
• การสร้างเวิร์กโฟลว์การรายงานเพื่อการตัดสินใจที่ดีที่สุดโดยได้รับข้อมูลคุณภาพสูง
• กำลังซิงค์ข้อมูลผู้ติดต่อของคุณ สองวิธีระหว่างแอปพลิเคชันหลักทั้งหมด

อาจดูเหมือนเป็นงานมาก แต่ก็ให้ผลตอบแทน ฐานข้อมูลการติดต่อที่มีประสิทธิภาพสูงไม่เพียงแต่ทำให้ชีวิตคุณและทีมของคุณง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณมอบประสบการณ์ลูกค้าแบบบูรณาการและราบรื่นอีกด้วย

การรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลคุณภาพสูงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณต้องการรู้จักลูกค้าของคุณ การเข้าใจถึงความต้องการ ความสนใจ และประวัติของพวกเขากับคุณ ช่วยให้คุณสามารถให้บริการที่เป็นส่วนตัวและมีความเกี่ยวข้อง และการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นความลับที่จะช่วยให้การรักษาลูกค้าและความพึงพอใจได้ดียิ่งขึ้น

ดังนั้นคุณจะใช้กลยุทธ์การจัดการผู้ติดต่อที่ดีที่สุดและเก็บเกี่ยวรางวัลได้อย่างไร? อ่านเคล็ดลับและกลเม็ดในการจัดการรายชื่อติดต่อในองค์กรของคุณ

การจัดระเบียบฐานข้อมูลผู้ติดต่อของคุณ

ก่อนสิ่งอื่นใด การจัดระเบียบฐานข้อมูลผู้ติดต่อที่มีอยู่เป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญ เป็นไปได้ว่าในช่วงหลายปีที่ผ่านมา คุณได้รวบรวมข้อมูลที่ล้าสมัยหรือใช้งานไม่ได้แล้ว ตลอดจนข้อมูลซ้ำซ้อนหรือข้อมูลจำนวนมากที่คุณไม่ควรเก็บไว้เนื่องจากข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัว เช่น GDPR

ข้อมูลนี้ไม่ได้ทำอะไรเลยนอกจากทำให้ฐานข้อมูลของคุณยุ่งเหยิง ดังนั้น ก่อนที่จะใช้กลยุทธ์การจัดการผู้ติดต่อใหม่และปรับปรุง ให้เริ่มต้นด้วยการดูผู้ติดต่อที่คุณมีอยู่แล้วและทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. สำรองข้อมูลของคุณ

ธุรกิจของคุณสร้างขึ้นจากความแข็งแกร่งของข้อมูลลูกค้า และสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการสูญเสียข้อมูลนี้ ในการจัดระเบียบรายชื่อติดต่อ คุณจะต้องทำการแก้ไขและลบเป็นจำนวนมาก ซึ่งหมายความว่าอาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้

นั่นเป็นเหตุผลที่ดีที่สุดที่จะสำรองข้อมูลของคุณก่อนที่จะเริ่มต้น CRM และเครื่องมือการจัดการรายชื่อติดต่อส่วนใหญ่ช่วยให้คุณสามารถสำรองข้อมูลของคุณได้ แต่ถ้าของคุณไม่สำรองข้อมูล ให้ลองส่งออกข้อมูลนี้เป็นไฟล์ CSV และบันทึกไฟล์นี้ลงในเดสก์ท็อปของคุณ อย่างน้อยที่สุด หากกระบวนการแก้ไขผิดพลาด คุณจะสามารถกลับไปที่ไฟล์นี้และเริ่มต้นใหม่ได้

2. หยุดการผสานรวมหรือการซิงค์ที่ใช้งานอยู่ชั่วคราวที่คุณอาจมี

หากคุณมีประเภทการผสานรวมอยู่แล้วเพื่อซิงค์ข้อมูลรายชื่อติดต่อระหว่างเครื่องมือ อย่าลืมหยุดการทำงานนี้ชั่วคราวก่อนที่จะเริ่มล้างข้อมูล เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ได้รับข้อมูลที่เข้ามายังเครื่องมือจัดการที่อยู่ติดต่อของคุณในขณะที่คุณกำลังพยายามจัดระเบียบข้อมูล

หากคุณยังไม่มีการผสานรวม โปรดหยุดใช้งานจนกว่าคุณจะเตรียมฐานข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากการซิงค์ของคุณ เราจะดำเนินการถึงจุดนี้ในภายหลัง คู่มือนี้

3. ลบรายการที่ซ้ำกัน

ของคุณ CRM หรือเครื่องมือจัดการผู้ติดต่ออาจมีตัวเลือกในการค้นหาและรวมรายการที่ซ้ำกันอยู่แล้ว ถ้าใช่ ให้ใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อลบรายการที่ซ้ำกันที่คุณอาจมีในฐานข้อมูลของคุณ

การทำงานนี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละเครื่องมือ ดังนั้นสิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำคือการตรวจสอบฐานความรู้ของ CRM ของคุณ เพื่อดูว่าเครื่องมือของคุณตรวจจับและรวมรายการที่ซ้ำกันได้อย่างไร หากซอฟต์แวร์ของคุณไม่มีตัวเลือกนี้ คุณสามารถใช้เครื่องมือขจัดสำเนาข้อมูล เช่น ซ้ำซาก.

4. ลบข้อมูลที่ล้าสมัยหรือไม่ถูกต้อง

ซึ่งรวมถึงอีเมลที่ตีกลับ หมายเลขโทรศัพท์ที่มีรูปแบบไม่ถูกต้อง ที่อยู่ไม่สมบูรณ์ ฯลฯ นอกจากนี้ยังอาจเป็นผู้ติดต่อที่คุณรู้ว่าธุรกิจของคุณไม่ต้องการอีกต่อไป เช่น ข้อมูลติดต่อสำหรับลีดที่ไม่เหมาะสม

หากคุณยังไม่มีฐานข้อมูลขนาดใหญ่ คุณอาจต้องการตรวจสอบรายชื่อติดต่อด้วยตนเอง แต่มีหลายวิธีในการดำเนินการนี้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น, คุณภาพข้อมูลจากประสบการณ์ มีโปรแกรมตรวจสอบข้อมูลที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณตรวจสอบข้อมูลติดต่อเป็นกลุ่มได้

5. สแกนผู้ติดต่อของคุณด้วยตนเอง

เมื่อคุณรวมข้อมูลที่ซ้ำกันและกำจัดข้อมูลอันมีค่าออกไปแล้ว ฐานข้อมูลของคุณจะอยู่ในสภาพที่ดีทีเดียว แต่เพื่อให้มันออกมาดีที่สุด คุณจะต้องใช้หวีซี่ถี่ๆ

ขั้นตอนนี้จะใช้เวลาพอสมควร แต่ถ้าคุณใช้มาตรฐานการป้อนข้อมูลทั่วทั้งบริษัทและมุ่งมั่นที่จะให้ข้อมูลที่มีคุณภาพ คุณจะต้องทำสิ่งนี้เพียงครั้งเดียว

เมื่อฐานข้อมูลของคุณได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมและผู้ติดต่อของคุณทุกคนมีข้อมูลที่ถูกต้อง สอดคล้องและเป็นปัจจุบันที่แนบมาด้วย คุณจะมีรากฐานที่มั่นคงในการสร้างกลยุทธ์การจัดการผู้ติดต่อที่ดีที่สุด

ขั้นต่อไป เป็นขั้นตอนสำคัญ: การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการรายชื่อติดต่อที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการผู้ติดต่อที่ดีที่สุด

หากธุรกิจของคุณมีระบบ CRM หรือเครื่องมือจัดการผู้ติดต่อที่คุณพอใจอยู่แล้ว คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้ อย่างไรก็ตาม หากแอปพลิเคชันปัจจุบันของคุณไม่ได้ทำเพื่อคุณ คุณยังไม่พบเครื่องมือที่เหมาะสม หรือที่ติดต่อของคุณถูกเก็บไว้ทุกที่ การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการที่อยู่ติดต่อที่เหมาะสมอาจเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้ การจัดการข้อมูลที่เหมาะสม

คุณต้องเลือกแอปเพื่อทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลการติดต่อกลางและแหล่งที่มาของความจริง สำหรับ Solopreneur หรือฟรีแลนซ์ เครื่องมือง่ายๆ เช่น Google Contacts หรือ Outlook จะทำงานได้ดี

อย่างไรก็ตาม สำหรับธุรกิจขนาดเล็กมากไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้คุณเลือกเครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เป็นฐานข้อมูลการติดต่อส่วนกลางของคุณ

ระบบ CRM นำเสนอคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการรายชื่อติดต่ออย่างเป็นระบบ ซึ่งรวมถึง (แต่ไม่จำกัดเพียง) การจัดเก็บข้อมูลผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและข้อมูลลูกค้าในที่เดียว การตรวจสอบการโต้ตอบกับลูกค้าในหลายช่องทาง (เช่น โทรศัพท์ อีเมล ข้อความเสียง การประชุม แชทสด ฯลฯ) และติดตามการเดินทางและการเคลื่อนไหวของลูกค้าผ่านไปป์ไลน์ของคุณ

วิธีเลือก CRM ที่เหมาะสม

มี CRM มากมายที่เหมาะกับธุรกิจทุกรูปแบบและทุกขนาด ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกเครื่องมือในอุดมคติของคุณ:

• ขนาดของธุรกิจของคุณคืออะไร? CRM บางตัวสร้างขึ้นสำหรับธุรกิจที่ต้องการเติบโต เช่น Hub Spot CRMในขณะที่บริษัทอื่นๆ มีความเหมาะสมมากกว่าสำหรับบริษัทขนาดใหญ่

• คุณต้องการขยายธุรกิจของคุณในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าอย่างไร? มันไม่ได้เกี่ยวกับขนาดปัจจุบันของธุรกิจของคุณเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับวิธีที่คุณต้องการเติบโตด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกระบบที่ปรับขนาดได้และจะไม่เหมาะกับคุณในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น

• งบประมาณที่คุณมีสำหรับ CRM คืออะไร? CRM ที่ดีเหมาะสมกับงบประมาณของคุณ และคุณจะไม่ต้องจ่ายเงินสำหรับคุณสมบัติที่คุณไม่ต้องการ

• รวมเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ ของธุรกิจของคุณอย่างไร กอง SaaS ที่ดีที่สุดทำงานร่วมกันโดยมีข้อมูลไหลระหว่างแอปพลิเคชันทั้งหมด จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะ ซิงค์ข้อมูลติดต่อของคุณสองวิธีระหว่าง CRM กับเครื่องมือทางธุรกิจที่เหลือของคุณ เพื่อให้มีข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยอยู่เสมอทุกที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า CRM ของคุณสามารถผสานรวมกับเครื่องมือต่างๆ เช่น ผู้ให้บริการอีเมล เครื่องมือบัญชี ผู้ให้บริการ VoIP ซอฟต์แวร์สนับสนุนลูกค้า และเครื่องมืออื่นๆ ที่จัดเก็บข้อมูลการติดต่อ

• คุณต้องการคุณลักษณะใดจากเครื่องมือ CRM ของคุณ ช่วงของคุณลักษณะที่แต่ละข้อเสนอของ CRM สามารถแตกต่างกันได้มาก นึกถึงคุณลักษณะที่ธุรกิจของคุณต้องการในปัจจุบันและในอนาคต ซึ่งอาจรวมถึงภาพรวมของกระบวนการขาย ภาพรวมการเดินทางของลูกค้า ระบบอัตโนมัติทางการตลาด การรายงานและการวิเคราะห์ คุณลักษณะปฏิทินและการจัดกำหนดการ ข้อมูลเชิงลึกของบริษัทและผู้ติดต่อ

สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นใช้งาน CRM และต้องการทดสอบเบื้องต้น มีเครื่องมือมากมายที่ให้ช่วงทดลองใช้ฟรี ซึ่งคุณสามารถทดลองคุณลักษณะและฟังก์ชันการทำงานต่างๆ ที่ CRM มีให้ หากคุณยังไม่แน่ใจว่าธุรกิจของคุณต้องการคุณลักษณะประเภทใด ช่วงทดลองใช้นี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการค้นหาเช่นกัน

เคล็ดลับในการค้นหาเครื่องมือ CRM ที่ดีที่สุดสำหรับคุณคือไปที่เว็บไซต์ตรวจสอบซอฟต์แวร์ เช่น G2 และ Capterra และตรวจสอบความคิดเห็นของผู้ใช้ บนเว็บไซต์เหล่านี้ คุณสามารถกรองตัวเลือกของคุณตามส่วนตลาด (ธุรกิจขนาดเล็ก ตลาดกลาง องค์กร ฯลฯ) ภาษา ตัวเลือกราคา และคุณลักษณะที่พร้อมใช้งาน นั่นจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการเริ่มต้นการค้นหาและจำกัดตัวเลือกของคุณให้แคบลง

ผู้ให้บริการ CRM ที่ดีที่สุด

แอปพลิเคชั่น CRM ยอดนิยมบางตัวในตลาดรวมถึง:

• Hub Spot CRM: CRM ฟรีตลอดกาลนี้เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจที่มีงบประมาณจำกัด และต้องการเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและปรับใช้ได้ง่ายมาก มีฟีเจอร์พิเศษมากมายที่คุณเข้าถึงได้สำหรับทีมขาย การตลาด และฝ่ายบริการลูกค้าด้วยการเพิ่มฮับแบบชำระเงินใน CRM

• Pipedrive: Pipedrive เป็นเครื่องมือ CRM ที่เป็นมิตรกับงบประมาณและใช้งานง่าย ซึ่งมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจขนาดเล็กและทีมขาย

• Salesforce: Salesforce เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่นำเสนอฟีเจอร์มากมายและโลกแห่งความเป็นไปได้ แต่มีราคาสูงกว่า เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่เติบโตอย่างรวดเร็ว แต่อาจซับซ้อนเกินไปและมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

• ว่องไว: นี่เป็นอีกหนึ่งโซลูชันที่เป็นมิตรกับงบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ใช้งานง่ายและตั้งค่าได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อคุณใช้ระบบ CRM การจัดการผู้ติดต่อของคุณจะง่ายขึ้นมากโดยทำให้ CRM ของคุณเป็นฐานข้อมูลผู้ติดต่อกลางสำหรับธุรกิจของคุณและเป็นหัวใจของสแต็คเทคโนโลยีของคุณ การมีฐานข้อมูลผู้ติดต่อแบบรวมศูนย์ คุณสามารถ:

• ค้นหาผู้ติดต่อและข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญในแอปเดียว
• ทำให้ทุกทีมสามารถค้นหาข้อมูลได้ง่าย โดยไม่ต้องมีรายละเอียดการเข้าสู่ระบบและการฝึกอบรมเครื่องมือมากมายที่ไม่จำเป็นต้องใช้
• ขจัดคลังข้อมูลระหว่างแผนก

กระบวนการสำหรับการป้อนข้อมูลและการจัดการการติดต่อ

เพื่อปรับปรุงวิธีจัดการข้อมูลของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องแนะนำมาตรฐานทั่วทั้งบริษัทสำหรับการป้อนข้อมูลและการจัดการ

คุณอาจต้องการมอบหมายทีมหรือบุคคลหนึ่งคนให้รับผิดชอบคุณภาพและการจัดการข้อมูลของคุณ พวกเขาจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกสิ่งที่เข้าสู่ฐานข้อมูลของคุณมีรหัสตามนโยบายและกลยุทธ์ของบริษัท

ตัวอย่างเช่น สามารถตรวจสอบได้ว่ามีการกรอกข้อมูลในฟิลด์ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเมื่อมีการสร้างเรกคอร์ดผู้ติดต่อ ว่าไม่มีการซ้ำกันก่อนที่จะสร้างผู้ติดต่อใหม่ ว่าทุกคนในองค์กรปฏิบัติตามกฎ และข้อมูลทั้งหมดเป็น ป้อนด้วยรูปแบบที่สอดคล้องกัน

หากมีคนหรือทีมเดียวที่รับผิดชอบการจัดการข้อมูลไม่สามารถทำได้สำหรับบริษัทของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ฝึกอบรมสมาชิกในทีมทั้งหมดเกี่ยวกับตำแหน่งและวิธีการป้อนข้อมูลและอัปเดตข้อมูลอย่างถูกต้อง สิ่งสำคัญสองสามข้อที่ควรสอนทีมของคุณในการจัดการข้อมูล ได้แก่:

• แอพไหนที่พวกเขาควรป้อนข้อมูลใหม่
• เมื่อใดและอย่างไรที่จะอัปเดตบันทึกการติดต่อ
• ฟิลด์ข้อมูลใดที่ต้องกรอกเมื่อสร้างหรืออัปเดตเรกคอร์ด
• วิธีตรวจสอบว่ามีผู้ติดต่ออยู่แล้วก่อนสร้างหรือไม่
• ข้อมูลการติดต่อระหว่างเครื่องมือต่างๆ ไหลอย่างไร

แน่นอนว่าสิ่งนี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรและจะขึ้นอยู่กับกระบวนการเฉพาะที่บริษัทของคุณดำเนินการ นอกจากนี้ยังจะขึ้นอยู่กับเครื่องมือในกองเทคโนโลยีของคุณ

การบันทึกกระบวนการเหล่านี้มีความสำคัญเช่นกัน เพื่อให้พนักงานใหม่ทุกคนสามารถเรียนรู้วิธีจัดการข้อมูลที่ธุรกิจของคุณได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ หากบุคคลที่รับผิดชอบด้านการจัดการข้อมูลลาออกจากบริษัท ผู้สืบทอดตำแหน่งจะสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วโดยการตรวจสอบเอกสารประกอบ

ด้วยการแนะนำโปรโตคอลทั่วทั้งบริษัทสำหรับการป้อนข้อมูลและการจัดการ คุณสามารถลดปริมาณข้อมูลคุณภาพต่ำ ล้าสมัย หรือซ้ำซ้อนในระบบของคุณได้อย่างมาก และการจัดการผู้ติดต่อของคุณจะง่ายขึ้นอย่างไม่มีขีดจำกัด

รวบรวมข้อมูลการติดต่ออันมีค่า

ถึงตอนนี้ คุณมีความคิดที่ดีเกี่ยวกับวิธีจัดระเบียบข้อมูลติดต่อที่คุณมีแล้ว แต่คุณจะรับข้อมูลนี้ได้อย่างไรตั้งแต่แรก

การเพิ่มประสิทธิภาพช่องทางและเครื่องมือที่คุณรวบรวมข้อมูลลูกค้าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดูแลรักษากลยุทธ์การจัดการผู้ติดต่อของคุณ ไม่เช่นนั้น หลังจากที่จัดการทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว คุณอาจมีข้อมูลที่ไม่ดีหลั่งไหลเข้ามา และทำให้ฐานข้อมูลของคุณยุ่งเหยิงอีกครั้ง

ในการสร้างฐานข้อมูลของคุณด้วยข้อมูลที่มีคุณภาพซึ่งนำไปสู่ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้ การจัดการอย่างเป็นระบบเกี่ยวกับวิธีรวบรวมข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้ถูกต้อง โปรดปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. วิเคราะห์และเพิ่มประสิทธิภาพช่องทางที่คุณรวบรวมข้อมูล

สิ่งแรกเลย: เริ่มต้นด้วยการทำรายการช่องทั้งหมดที่คุณมีอยู่เพื่อรวบรวมข้อมูล ซึ่งอาจรวมถึงโซเชียลมีเดีย แบบสำรวจลูกค้า แลนดิ้งเพจ แบบฟอร์มเว็บไซต์ แบบฟอร์มลงทะเบียน อีเมล และแอพมือถือ เป็นต้น

จากนั้นดูแต่ละรายการและคิดว่าคุณจะเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแบบฟอร์มในหน้า Landing Page ที่เต็มไปด้วยช่องข้อมูลที่ไม่จำเป็น ให้ลบแบบฟอร์มเหล่านี้ออกจากแบบฟอร์ม และเก็บรวบรวมเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการจริงๆ คุณอาจต้องการกำหนดรูปแบบข้อมูลในแบบฟอร์มเหล่านี้ให้เป็นมาตรฐาน เช่น อนุญาตเฉพาะที่อยู่อีเมลที่มีรูปแบบที่ถูกต้องและหมายเลขโทรศัพท์ที่มีจำนวนหลักที่ถูกต้อง

เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดนี้อยู่ในที่ที่ถูกต้อง ให้ตรวจสอบอีกครั้งว่าข้อมูลที่รวบรวมโดยช่องทางเหล่านี้ส่งไปยังแอปที่ถูกต้อง และในทางกลับกัน แอปเหล่านี้เชื่อมต่อกับ CRM ของคุณอย่างเหมาะสมด้วยแท็กและป้ายกำกับที่เหมาะสมสำหรับ การติดต่อแต่ละครั้ง

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังรวบรวมการอนุญาตที่ชัดเจนจากทุกคนตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลโดยสมบูรณ์ คุณจะต้องใช้ตัวเลือกที่อนุญาตให้สมาชิกให้การอนุญาตอย่างชัดแจ้งแก่คุณในการจัดเก็บข้อมูลของพวกเขาและส่งอีเมลประเภทต่างๆ ซึ่งรวมถึงการอัปเดตผลิตภัณฑ์และการสื่อสารทางการตลาด แพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมลหลักทั้งหมด เช่น Mailchimp หรือ SendGrid ให้การปฏิบัติตามข้อบังคับการปกป้องข้อมูลอย่างครบถ้วน

การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยรับประกันว่าคุณจะปฏิบัติตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสร้างรายชื่อผู้ติดต่อคุณภาพสูงกับผู้ที่ต้องการรับฟังความคิดเห็นจากคุณจริงๆ ความน่าเชื่อถือ ความปลอดภัย และความเป็นส่วนตัวควรเป็นส่วนสำคัญในกลยุทธ์การจัดการผู้ติดต่อของคุณตั้งแต่เริ่มต้น

2. เสนอมูลค่าเพื่อแลกกับข้อมูล

หากคุณต้องการรวบรวมข้อมูลที่มีค่าให้ได้มากที่สุด คุณต้องสร้างโอกาสที่ลูกค้าของคุณต้องการให้ข้อมูลที่คุณต้องการ หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการให้เนื้อหาที่ดาวน์โหลดได้ฟรีแก่พวกเขาเพื่อแลกกับข้อมูลของพวกเขา ซึ่งอาจรวมถึง eBook, สมุดปกขาว, รายการตรวจสอบ, แม่แบบ, คู่มือ, แม้กระทั่งข้อเสนอและส่วนลด

เนื้อหาที่ดาวน์โหลดได้ฟรีนี้สามารถนำเสนอได้ในหน้า Landing Page แยกต่างหาก ป๊อปอัปของเว็บไซต์ หรือแบบสำรวจทางอีเมล เป็นต้น

3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้ส่งไปยังเครื่องมือที่เหมาะสม

หากสมาชิกใหม่ของคุณเข้าสู่เครื่องมือการตลาดทางอีเมลของคุณโดยตรง การซิงค์เครื่องมือนี้ในแบบเรียลไทม์กับ CRM ของคุณจะช่วยให้แน่ใจว่าผู้ติดต่อใหม่เหล่านี้จะปรากฏทันทีใน CRM ของคุณในฐานะลีด ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณสามารถเริ่มต้นแคมเปญการเลี้ยงดูลูกค้าเป้าหมายและเพิ่มการแปลงลูกค้าเป้าหมายไปยังลูกค้าของคุณ

นอกจากนี้ หากคุณอยู่ในธุรกิจที่คุณพบลูกค้าเป้าหมายใหม่ๆ ด้วยตนเอง คุณก็มักจะป้อนรายละเอียดการติดต่อของพวกเขาในโทรศัพท์ของคุณ ด้วยการซิงค์สมุดที่อยู่ในโทรศัพท์ของคุณกับ CRM ผู้ติดต่อใหม่นี้จะปรากฏแก่ทั้งทีมของคุณในทันที

การบูรณาการข้อมูลการติดต่อของคุณ

ตอนนี้เรามาถึงจอกศักดิ์สิทธิ์ของการจัดการการติดต่อแล้ว: การรวมข้อมูลของคุณ.

เพื่อให้กลยุทธ์การจัดการรายชื่อติดต่อของคุณได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ข้อมูลในแอปต่างๆ ของคุณไม่สามารถแยกออกจากกันได้ แอปทั้งหมดเหล่านี้รวบรวมข้อมูลผู้ติดต่อด้วยวิธีต่างๆ ดังนั้นหากไม่ได้รวมเข้าด้วยกัน คุณก็จะมีฐานข้อมูลต่างๆ มากมายที่ต้องใช้เวลามากในการจัดการแยกกัน

การรวมเข้าด้วยกันและทำให้ CRM ของคุณเป็นฐานข้อมูลผู้ติดต่อแบบรวมศูนย์สำหรับธุรกิจของคุณ การจัดการผู้ติดต่อจะง่ายขึ้นแบบทวีคูณ การซิงค์ผู้ติดต่ออัตโนมัติ ทำให้ผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง และสมบูรณ์ระหว่างแอปและอุปกรณ์ของคุณสำหรับธุรกิจ

การซิงค์แอปของคุณทำให้ทุกทีมในธุรกิจของคุณเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้อย่างง่ายดาย ด้วยวิธีนี้ พนักงานจะมีตำแหน่งที่ดีขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์และคงประสิทธิภาพการทำงานไว้ แทนที่จะใช้เวลากับกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองที่น่าเบื่อและซ้ำซาก และข้อมูลที่ไม่ดีจะไม่หยุดยั้งความก้าวหน้าของคุณอีกต่อไป

วิธีที่ดีที่สุดในการรักษาฐานข้อมูลผู้ติดต่อของคุณให้ตรงกัน

หากก่อนหน้านี้คุณพยายามทำให้ฐานข้อมูลของคุณซิงค์กันโดยการนำเข้าและส่งออกไฟล์ CSV คุณจะรู้ว่ามันน่าหงุดหงิดและใช้เวลานานเพียงใด

ในธุรกิจที่กำลังเติบโต ผู้ติดต่อของคุณจะล้าสมัยอย่างรวดเร็วด้วยวิธีนี้ รวมทั้งเพิ่มโอกาสในการทำซ้ำผู้ติดต่อในแอปต่างๆ — ไม่ต้องพูดถึงว่าต้องใช้เวลานานมากในการทำเช่นนี้อย่างต่อเนื่องและส่งผลให้มีการล้างข้อมูลบ่อยขึ้นมาก

แทนที่จะใช้ไฟล์ CSV เพื่อพยายามรวมรายชื่อติดต่อระหว่างแอปต่างๆ ให้ลองใช้ an วิธีการซิงค์อัตโนมัติแบบสองทาง. เครื่องมือที่เชี่ยวชาญในการซิงค์ผู้ติดต่อสามารถทำให้ผู้ติดต่อของคุณไหลเวียนระหว่างฐานข้อมูลของคุณได้สองวิธีและแบบเรียลไทม์ ดังนั้น ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดตข้อมูลผู้ติดต่อ การเปลี่ยนแปลงนั้นจะมีผลกับแอปอื่นๆ ของคุณด้วย นอกจากนี้ยังใช้กับข้อมูลที่สร้างขึ้นก่อนที่จะตั้งค่าการซิงค์

โซลูชันนี้เป็นแบบอัตโนมัติทั้งหมดด้วย ซึ่งหมายความว่าหลังจากตั้งค่าครั้งเดียว การซิงค์จะยังคงอยู่โดยที่คุณไม่ต้องดำเนินการใดๆ ในฐานะส่วนสุดท้ายของปริศนาของกลยุทธ์การจัดการผู้ติดต่อของคุณ การซิงค์เครื่องมือของคุณจะทำให้แน่ใจว่าผู้ติดต่อของคุณได้รับข้อมูลล่าสุด ถูกต้อง และปลอดภัย - และคุณไม่จำเป็นต้องยกนิ้วเลยนอกเหนือจากการตั้งค่า

ที่มา: https://blog.hubspot.com/marketing/ultimate-guide-to-contact-management