วิธีการทำแบบสอบถามซัพพลายเออร์สำหรับการตรวจสอบระยะไกล

โพสโดย ร็อบ แพคการ์ด on มิถุนายน 25, 2020

คุณมีแบบสอบถามซัพพลายเออร์อยู่แล้ว แต่คุณทราบวิธีการทำแบบสอบถามซัพพลายเออร์เพื่อประเมินความสามารถของซัพพลายเออร์ในการสนับสนุนการตรวจสอบระยะไกลหรือไม่?

ข้อผิดพลาดที่สำคัญที่สุดสี่ประการที่ผู้คนทำเมื่อออกแบบแบบสอบถามซัพพลายเออร์

ใน Medical Device Academy's การสัมมนาผ่านเว็บเกี่ยวกับคุณสมบัติของซัพพลายเออร์คุณจะได้เรียนรู้วิธีปรับปรุงกระบวนการรับรองซัพพลายเออร์ของคุณโดยแทนที่วิธีการดั้งเดิมของการรับรองซัพพลายเออร์ด้วยแนวทางการประเมินซัพพลายเออร์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสี่ตัวอย่างในการปรับปรุงแบบสอบถามซัพพลายเออร์ของคุณ

แบบสอบถามซัพพลายเออร์ควรเฉพาะเจาะจงสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ให้ไว้

ความผิดพลาดประการแรกที่ผู้คนทำคือการใช้แบบสอบถามทั่วไป จะเป็นการดีที่สุดหากคุณถามคำถามกับซัพพลายเออร์ที่มีความสำคัญต่องานที่ซัพพลายเออร์จะดำเนินการ ดังนั้นผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละประเภทจึงควรมีคำถามเป็นของตัวเอง ตัวอย่างเช่น คำถามสำคัญที่เกี่ยวข้องกับบริการฆ่าเชื้อตามสัญญาเอทิลีนออกไซด์คือข้อจำกัดด้านขนาดสูงสุดสำหรับพาเลทในห้องอบฆ่าเชื้อและโรงงานสามารถทำการทดสอบการปลอดเชื้อในสถานที่ได้หรือไม่ อย่างไรก็ตาม ซัพพลายเออร์แม่พิมพ์ฉีดอาจทำให้การส่งคืนแบบสอบถามซัพพลายเออร์ของคุณล่าช้า หากคำถามเหล่านี้อยู่ในแบบสำรวจที่คุณส่งให้พวกเขาเพราะพวกเขาไม่เข้าใจคำถาม

แบบสำรวจซัพพลายเออร์ควรมากกว่าช่องทำเครื่องหมาย

ข้อผิดพลาดประการที่สองที่ผู้คนทำคือการถามคำถามที่สามารถตอบด้วยการตอบกลับ "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" หรือช่องทำเครื่องหมาย เหล่านี้เป็นคำถามปลายปิด จะเป็นการดีที่สุดหากคุณถามคำถามปลายเปิดเสมอ เพราะคำตอบจะให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับซัพพลายเออร์ นอกจากนี้ คนส่วนใหญ่ต่อต้านการตอบสนองด้วยการตอบว่า "ไม่" แม้ว่าคำตอบที่แท้จริงคือ "ไม่" ตัวอย่างเช่น “หมายเลขทะเบียน FDA ของคุณคืออะไร” มีประโยชน์มากกว่า “เป็นบริษัทของคุณหรือเปล่า องค์การอาหารและยาที่ลงทะเบียน?” อีกตัวอย่างหนึ่งคือ “มีกี่สายการผลิตที่ใช้แผนภูมิ SPC” แทน "คุณใช้แผนภูมิ SPC หรือไม่" อันที่จริงแล้ว ในเวอร์ชันปลายเปิดของคำถามนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าการใช้แผนภูมิ SPC แพร่หลายหรือไม่ และคุณจะได้เรียนรู้ว่าซัพพลายเออร์มีสายการผลิตกี่รายการ

อย่าลืมขอให้ซัพพลายเออร์อัปเดตแบบสำรวจทุกปี

ข้อผิดพลาดประการที่สามที่ผู้คนทำคือการขอให้กรอกแบบสอบถามซัพพลายเออร์ในระหว่างกระบวนการตรวจสอบคุณสมบัติซัพพลายเออร์ในขั้นต้นเท่านั้น ทุกๆ ปีบริษัทเติบโต หดตัว หรือเปลี่ยนแปลง หากคุณขอให้ซัพพลายเออร์อัปเดตแบบสอบถาม คุณสามารถใช้ข้อมูลนั้นเพื่อพิจารณาความสมบูรณ์ของธุรกิจซัพพลายเออร์ของคุณได้ คุณอาจพบว่าซัพพลายเออร์รายหนึ่งเพิ่งเพิ่มความสามารถในการผลิตใหม่ ซึ่งจะช่วยให้คุณรวมงานเอาต์ซอร์ซของคุณกับซัพพลายเออร์รายนั้นได้มากขึ้น และกำจัดซัพพลายเออร์ที่มีปัญหาอีกราย ทุกบริษัทมีการหมุนเวียนในบุคลากรเช่นกัน เป็นความคิดที่ดีที่จะขอให้ซัพพลายเออร์ให้ข้อมูลติดต่อสำหรับบุคคลหลายคนในองค์กร เช่น ผู้ติดต่อด้านคุณภาพ ผู้ติดต่อด้านการเรียกเก็บเงิน และผู้วางแผนการผลิต ในที่สุด คุณอาจต้องพูดคุยกับบุคคลเหล่านี้แต่ละคน และหากผู้ติดต่อรายใดรายหนึ่งไม่อยู่ที่ซัพพลายเออร์ของคุณแล้ว คุณจะยังมีผู้ติดต่ออีกสองคน การอัปเดตข้อมูลนี้ยังช่วยให้คุณทราบว่าการหมุนเวียนจะแพร่หลายหรือจำกัดเฉพาะบุคคลใดบุคคลหนึ่ง

แบบสอบถามซัพพลายเออร์ควรอยู่ในรูปแบบสเปรดชีต

ข้อผิดพลาดประการที่สี่ที่ผู้คนทำคือส่งเอกสาร Word เพื่อให้ซัพพลายเออร์กรอก (รูปแบบ PDF แย่กว่านั้น) รูปแบบ Word และ PDF ใช้เวลานานกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ และคุณวิเคราะห์ได้ยากกว่าสเปรดชีต คนส่วนใหญ่จัดเตรียมเอกสาร Word หรือ PDF เนื่องจากพวกเขากำลังมุ่งเน้นไปที่ข้อกำหนดในการควบคุมระเบียน อย่างไรก็ตาม หากคุณมีระบบคุณภาพอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลการสำรวจซัพพลายเออร์จะเป็นส่วนหนึ่งของระบบอิเล็กทรอนิกส์ของคุณทันทีที่คุณป้อนข้อมูลลงในซอฟต์แวร์ของคุณ หรือหากคุณมีระบบคุณภาพแบบกระดาษ คุณก็พิมพ์สเปรดชีตออกมา เซ็นชื่อ และลงวันที่ในสเปรดชีตได้ ข้อได้เปรียบอย่างมากของการใช้สเปรดชีต Excel คือคุณสามารถคัดลอกข้อมูลใหม่ลงในคอลัมน์ถัดจากคำตอบของปีที่แล้ว จากนั้นคุณจะเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าซัพพลายเออร์ของคุณเปลี่ยนแปลงอะไรไปบ้างในปีที่ผ่านมา

คุณควรเพิ่มอะไรในแบบสอบถามซัพพลายเออร์ของคุณ?

บริษัทเอกชนส่วนใหญ่จะไม่แบ่งปันว่ารายได้ของพวกเขามาจากธุรกิจอะไร แต่ในฐานะลูกค้า คุณควรให้ความสำคัญกับจำนวนบุคลากรที่ซัพพลายเออร์ของคุณมีมากขึ้น ดังนั้น คุณควรพิจารณาถามว่า “พนักงานหรือเทียบเท่าเต็มเวลา (FTE) ทำงานให้กับบริษัทของคุณกี่คน” คุณอาจต้องการทราบด้วยว่าซัพพลายเออร์ของคุณพึ่งพาพนักงานชั่วคราวหรือไม่ ตัวอย่างเช่น "ร้อยละของ FTE ที่เป็นคนทำงานชั่วคราว" แบบสอบถามจำนวนมากจะถามถึงพื้นที่เป็นตารางฟุตของอาคารสถานที่ แต่ไม่ได้ให้รายละเอียดใดๆ เกี่ยวกับรูปแบบอาคารสถานที่ หรือคุณสามารถขอสำเนาแผนที่การควบคุมศัตรูพืชของโรงงานได้ สิ่งนี้จะให้เค้าโครงโดยละเอียดของโรงงาน และยังเป็นการยืนยันว่าซัพพลายเออร์ของคุณมีแผนการควบคุมสัตว์รบกวนสำหรับโรงงาน คำถามที่เกี่ยวข้องอีกข้อที่จะถามคือ “โปรดอธิบายโครงการขยาย/ก่อสร้างที่ดำเนินการในปีที่ผ่านมาหรือโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ (เช่น การเพิ่มชั้นลอย)” หากบริษัทเพิ่มพื้นที่การผลิต 30,000 ตารางฟุต แต่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงแผนการควบคุมสัตว์รบกวน คุณอาจมีคำถามชี้แจงสำหรับซัพพลายเออร์ของคุณ โดยทั่วไป กลยุทธ์ที่ดีในการพัฒนาแบบสอบถามของคุณคือการคิดถึงคำถามปลายเปิดอย่างน้อยหนึ่งคำถามที่เกี่ยวข้องกับแต่ละข้อของมาตรฐาน ISO 13485:2016 โดยไม่อ้างอิงถึงมาตรฐาน ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่อาจช่วยคุณได้:

1. การตรวจสอบซอฟต์แวร์ครั้งล่าสุดสำหรับซอฟต์แวร์ระบบคุณภาพคือเมื่อใด
2. ปัจจุบันบริษัทของคุณมีมาตรฐานภายนอกที่ดำเนินการอยู่กี่มาตรฐาน
3. โปรดระบุรายการขั้นตอนและระบุบุคคลที่จะถูกสัมภาษณ์ระหว่างการตรวจสอบสำหรับแต่ละขั้นตอน (เช่น เจ้าของกระบวนการหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน)
4. ในกรณีที่ไม่มีตัวแทนฝ่ายจัดการ ใครบ้างที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้ประสานงานสำหรับผู้ตรวจการของ FDA
5. ขีดจำกัดการควบคุมด้านบนสำหรับการนับอนุภาค การนับอากาศ และจำนวนพื้นผิวที่ทำงานได้ในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมของคุณมีอะไรบ้าง
6. ปีที่แล้วมีการตรวจสอบสิ่งแวดล้อมของสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมในวันที่ใด
7. โปรดระบุจำนวนผู้ตรวจสอบคุณภาพที่รับผิดชอบการตรวจสอบที่เข้ามา
8. โปรดระบุ ID การสอบเทียบและชื่ออุปกรณ์สำหรับอุปกรณ์ตรวจสอบที่ต้องการการฝึกอบรมเฉพาะทาง (เช่น CMM)
9. มีซัพพลายเออร์กี่รายในรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติ (ASL) และปีที่ผ่านมาคุณได้ตรวจสอบซัพพลายเออร์กี่ราย?
10. มีการเปิดรายงานวัสดุที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด (NCMR) จำนวนเท่าใดในปีที่ผ่านมา และขณะนี้ NCMR ยังเปิดอยู่กี่แห่ง?
11. ลูกค้าส่งคืนสินค้าบางส่วนหรือทั้งหมดกี่ล็อตให้กับบริษัทของคุณในปีที่ผ่านมา
12. โปรดระบุการแก้ไขและการลบ (เช่น จำได้) ที่บริษัทของคุณมีส่วนเกี่ยวข้องในปีที่ผ่านมาและสถานะปัจจุบันหรือไม่

แบบสอบถามซัพพลายเออร์ของคุณควรรวมคำถามกี่ข้อ?

ISO 28:13485 มีขั้นตอนที่จำเป็น 2016 ขั้นตอน และยังมีข้อย่อยอีกมากมายในมาตรฐาน เป็นความคิดที่ดีที่จะสร้างรายการคำถามที่คุณอาจถามสำหรับแต่ละข้อย่อย แต่แบบสอบถามซัพพลายเออร์ไม่ควรรวมคำถามเหล่านั้นทั้งหมด เช่นเดียวกับการตรวจสอบเป็นเพียงการสุ่มตัวอย่าง คำถามจากการสำรวจซัพพลายเออร์ของคุณควรเป็นการสุ่มตัวอย่างเช่นกัน คุณควรทบทวนคำถามของปีที่แล้วและขจัดคำถามที่คุณคิดว่าไม่มีประโยชน์สำหรับซัพพลายเออร์รายนั้นโดยเฉพาะ ควรถามคำถามบางข้อทุกปีเพื่อประเมินว่าระบบคุณภาพมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญหรือไม่ และคุณควรพิจารณาเพิ่มคำถามใหม่สองสามข้อในแต่ละปี คำถามที่ดีที่สุดจะต้องให้บุคคลทำการวิจัยเพื่อตอบคำถาม แต่การคาดหวังว่าซัพพลายเออร์จะใช้เวลามากกว่าสองชั่วโมงในการกรอกแบบสอบถามซัพพลายเออร์ หากคุณวางแผนที่จะซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการน้อยกว่า 20,000 ดอลลาร์นั้นไม่สมเหตุสมผล

แบบสอบถามซัพพลายเออร์เฉพาะสำหรับการตรวจสอบระยะไกล

ในหลาย ๆ ด้าน แบบสอบถามซัพพลายเออร์ที่ออกแบบมาอย่างดีจะคล้ายกับการตรวจสอบจากระยะไกล เนื่องจากคุณกำลังขอให้ซัพพลายเออร์ตอบคำถามปลายเปิดหลายข้อเกี่ยวกับระบบคุณภาพของพวกเขา เพื่อตรวจสอบว่าระบบคุณภาพได้รับการใช้งานอย่างสมบูรณ์และยังคงมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการระบาดของไวรัสโควิด-19 ทำให้พนักงานจำนวนมากต้องทำงานจากที่บ้าน และไม่สามารถไปเยี่ยมชมสถานที่บางแห่งได้ ดังนั้น คุณควรเพิ่มองค์ประกอบสามประการในแบบสอบถามซัพพลายเออร์ของคุณเพื่อประเมินความสามารถของซัพพลายเออร์ในการสนับสนุนการตรวจสอบระยะไกล และเพื่อกำหนดความสามารถในการรักษาประสิทธิภาพของระบบคุณภาพระหว่างการระบาดของไวรัส องค์ประกอบสามประการคือ 1) นโยบายสำหรับอุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคลสำหรับพนักงานและผู้เยี่ยมชม 2) แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเพื่อรักษาการดำเนินงานภายในและเพื่อให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์ที่สำคัญมีความซ้ำซ้อน และ 3) ความพร้อมของเอกสารดิจิทัลและบันทึกหรือเอกสารและบันทึกที่เป็นกระดาษผ่านการประชุมทางวิดีโอ ซอฟต์แวร์. ทั้งสามพื้นที่นี้เป็นหัวข้อของบล็อกก่อนหน้าใน การเปลี่ยนแปลงที่เกิดจาก Covid-19. มันจะช่วยได้ถ้าคุณถามเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของ เครื่องมือสื่อสารฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ เพื่อดำเนินการตรวจสอบทางไกล คุณอาจถามซัพพลายเออร์ของคุณว่า “พื้นที่ใดในโรงงานของคุณที่เราสามารถสังเกตได้ในระหว่างการตรวจสอบระยะไกลโดยใช้การประชุมทางวิดีโอสด (เช่น แอปพลิเคชั่นซูมมือถือ)?” และ “บริษัทของคุณมีประสบการณ์อะไรบ้างในการใช้ Zoom เป็นเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ”

การเข้าถึงเอกสารและบันทึกระหว่างการตรวจสอบระยะไกล

ในระหว่างการตรวจสอบระยะไกล คุณจะต้องเข้าถึงเอกสารและบันทึกเสมือนจริง หากซัพพลายเออร์ของคุณสามารถเข้าร่วมผ่านเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอด้วยกล้องเว็บความละเอียดสูงหรือสมาร์ทโฟน คุณควรจะสามารถเห็นเอกสารและบันทึกใดๆ ที่ปกติแล้วคุณจะเห็นในระหว่างการตรวจสอบในสถานที่ อย่างไรก็ตาม ซัพพลายเออร์ของคุณจะต้องถือเอกสารหรือบันทึกให้มั่นคง โดยอาจใช้ขาตั้งเพลงและขาตั้งกล้องเพื่อให้คุณสามารถจดบันทึกเกี่ยวกับเนื้อหาของเอกสารหรือบันทึกได้ คุณจะต้องมีวิธีบันทึกบันทึกย่อของคุณด้วย คุณอาจลองใช้ a Pixelbook หรือคอมพิวเตอร์ที่คล้ายกันเพื่อเขียนบันทึกการตรวจสอบของคุณ ในเวลาเดียวกัน คุณรับชมการประชุมทางวิดีโอโดยใช้คอมพิวเตอร์เครื่องที่สอง อาจเป็นได้บนหน้าจอโปรเจ็กเตอร์ในห้องประชุมหรือจอแบนขนาดใหญ่ คุณสามารถใช้แท็บเล็ตเช่น โดดเด่น. แน่นอน คุณสามารถใช้กระดาษกับปากกาได้เสมอ แล้วถอดเสียงบันทึกของคุณในภายหลัง วิธีการทั้งหมดนี้จะรวดเร็วและสะดวกกว่าการสแกนเอกสารแต่ละฉบับแบบดิจิทัลและอัปโหลดเอกสารไปยังโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันหรือส่งเอกสารที่สแกนทางอีเมล

จะช่วยได้หากคุณถามซัพพลายเออร์ของคุณด้วยว่าบันทึกใดบ้างที่พร้อมใช้งานแบบดิจิทัลอยู่แล้ว คุณสามารถคาดหวังว่าขั้นตอนของระบบคุณภาพทั้งหมดจะพร้อมใช้งานในรูปแบบดิจิทัล แต่บันทึกจำนวนมากอาจมีอยู่แล้วในระบบอิเล็กทรอนิกส์เช่นกัน ตัวอย่างเช่น ใบสั่งซื้อ ใบรับรองระบบคุณภาพ ภาพวาด และแบบฟอร์มเปล่าควรมีให้ในรูปแบบดิจิทัล ในการตรวจสอบซัพพลายเออร์ โดยทั่วไปคุณจะเน้นที่ชุดย่อยของบันทึกระบบคุณภาพที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมกระบวนการผลิต การจัดซื้อ การตรวจสอบขาเข้า การจัดส่ง และการควบคุมผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด การสอบถามซัพพลายเออร์ของคุณว่าบันทึกใดบ้างในรูปแบบดิจิทัล จะช่วยให้คุณระบุได้ว่าบันทึกใดที่คุณต้องการขอจากซัพพลายเออร์ล่วงหน้า และสามารถขอบันทึกใดได้ตามต้องการ

วิธีรับเทมเพลตแบบสอบถามซัพพลายเออร์ของเรา (FRM-004)

หากคุณสนใจที่จะซื้อเทมเพลตแบบสอบถามซัพพลายเออร์ของเรา FRM-004 จะรวมอยู่ในการซื้อของเรา การสัมมนาผ่านเว็บเกี่ยวกับคุณสมบัติของซัพพลายเออร์. หากคุณคิดว่ามีคำถามใหม่ๆ ที่จะเพิ่มลงในเทมเพลตนี้ โปรดส่งอีเมลมาที่ rob@13485cert.com. เพียงใส่ “FRM-004 Suggestion” ในหัวเรื่อง

ที่มา: https://medicaldeviceacademy.com/supplier-questionnaire/