ریموٹ آڈیٹنگ کے لیے سپلائر کا سوالنامہ کیسے بنایا جائے۔

کی طرف سے پوسٹ روب پیکارڈ on جون 25، 2020

آپ کے پاس پہلے سے ہی ایک سپلائر کا سوالنامہ ہے، لیکن کیا آپ جانتے ہیں کہ سپلائر کی ریموٹ آڈٹ کو سپورٹ کرنے کی صلاحیت کا اندازہ لگانے کے لیے سپلائر کا سوالنامہ کیسے بنایا جائے؟

سپلائر کے سوالنامے کو ڈیزائن کرتے وقت لوگ جو چار اہم ترین غلطیاں کرتے ہیں۔

میڈیکل ڈیوائس اکیڈمی میں سپلائر کی اہلیت کا ویبینار، آپ یہ سیکھتے ہیں کہ سپلائر کی اہلیت کے روایتی طریقوں کو سپلائر کی تشخیص کے لیے زیادہ مؤثر طریقوں سے بدل کر اپنے سپلائر کی اہلیت کے عمل کو کیسے بہتر بنایا جائے۔ آپ کے سپلائر کے سوالنامے کو کیسے بہتر بنایا جائے اس کی چار مثالیں درج ذیل ہیں۔

فراہم کنندہ کے سوالنامے فراہم کردہ پروڈکٹ یا سروس کے لیے مخصوص ہونا چاہیے۔

پہلی غلطی جو لوگ کرتے ہیں وہ ایک عام سوالنامہ استعمال کرنا ہے۔ یہ سب سے بہتر ہوگا اگر آپ اپنے سپلائر سے سوالات پوچھیں جو اس کام کے لیے اہم ہیں جو سپلائر انجام دے گا۔ لہذا، مصنوعات یا سروس کے ہر زمرے کے اپنے سوالات کا سیٹ ہونا چاہیے۔ مثال کے طور پر، ایتھیلین آکسائیڈ کنٹریکٹ سٹرلائزیشن سروسز سے متعلق اہم سوالات سٹرلائزیشن چیمبر میں پیلیٹس کے لیے زیادہ سے زیادہ سائز کی حدود ہیں اور کیا یہ سہولت سائٹ پر بانجھ پن کی جانچ کر سکتی ہے۔ تاہم، انجیکشن مولڈنگ سپلائر آپ کے سپلائر کے سوالنامے کی واپسی میں تاخیر کر سکتا ہے اگر یہ سوالات اس سروے میں تھے جو آپ انہیں بھیجتے ہیں کیونکہ وہ سوالات کو نہیں سمجھتے ہیں۔

سپلائر کے سروے چیک باکسز سے زیادہ ہونے چاہئیں

دوسری غلطی جو لوگ کرتے ہیں وہ سوالات پوچھنا ہے جن کا جواب "ہاں" یا "نہیں" کے جواب یا چیک باکس سے دیا جا سکتا ہے۔ یہ بند سوالات ہیں۔ یہ بہتر ہوگا اگر آپ ہمیشہ کھلے سوالات پوچھ رہے ہوں کیونکہ جواب آپ کو فراہم کنندہ کے بارے میں مزید معلومات فراہم کرے گا۔ اس کے علاوہ، زیادہ تر لوگ "نہیں" کے جواب میں مزاحمت کرتے ہیں چاہے اصل جواب "نہیں" ہو۔ مثال کے طور پر، "آپ کا FDA رجسٹریشن نمبر کیا ہے؟" "کیا آپ کی کمپنی ہے۔ ایف ڈی اے رجسٹرڈ؟ ایک اور مثال ہے، "کتنی پروڈکشن لائنیں SPC چارٹ استعمال کرتی ہیں؟" اس کے بجائے "کیا آپ SPC چارٹ استعمال کرتے ہیں؟" درحقیقت، اس سوال کے اوپن اینڈیڈ ورژن میں، آپ یہ سیکھیں گے کہ آیا SPC چارٹس کا استعمال بڑے پیمانے پر ہے، اور آپ یہ سیکھیں گے کہ سپلائر کے پاس کتنی پروڈکشن لائنیں ہیں۔

فراہم کنندگان سے ہر سال سروے کے سروے کو اپ ڈیٹ کرنے کے لیے کہنا یاد رکھیں

تیسری غلطی جو لوگ کرتے ہیں وہ یہ درخواست کرتے ہیں کہ سپلائر کا سوالنامہ صرف ابتدائی سپلائر کی اہلیت کے عمل کے دوران مکمل کیا جائے۔ ہر سال کمپنیاں بڑھتی ہیں، سکڑتی ہیں یا تبدیل ہوتی ہیں۔ اگر آپ سپلائرز سے ان کے سوالنامے کو اپ ڈیٹ کرنے کو کہتے ہیں، تو آپ اس معلومات کو اپنے سپلائر کے کاروبار کی صحت کا تعین کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ آپ کو یہ بھی پتہ چل سکتا ہے کہ ایک سپلائر نے ابھی ایک نئی پیداواری صلاحیت شامل کی ہے جو آپ کو اس فراہم کنندہ کے ساتھ اپنے آؤٹ سورس کردہ کام کو مزید مستحکم کرنے اور دوسرے مسئلہ فراہم کنندہ کو ختم کرنے کی اجازت دے گی۔ ہر کمپنی کے اہلکاروں میں بھی کاروبار ہوتا ہے۔ فراہم کنندگان سے تنظیم میں متعدد افراد کے لیے رابطہ کی معلومات فراہم کرنے کے لیے کہنا ایک اچھا خیال ہے، جیسے کہ کوالٹی رابطہ، بلنگ رابطہ، اور ایک پروڈکشن پلانر۔ بالآخر، آپ کو ان لوگوں میں سے ہر ایک کے ساتھ بات کرنے کی ضرورت ہو گی، اور اگر آپ کے فراہم کنندہ میں سے کوئی ایک رابطہ نہیں ہے، تب بھی آپ کے پاس دو اور رابطے ہوں گے۔ اس معلومات کو اپ ڈیٹ کرنے سے آپ کو یہ اشارہ بھی ملتا ہے کہ آیا کاروبار وسیع ہے یا کسی مخصوص فرد تک محدود ہے۔

سپلائر کے سوالنامے اسپریڈشیٹ کی شکل میں ہونے چاہئیں

چوتھی غلطی جو لوگ کرتے ہیں وہ ہے سپلائی کرنے والوں کو مکمل کرنے کے لیے ورڈ دستاویز بھیجنا (پی ڈی ایف فارمیٹ اس سے بھی بدتر ہے)۔ ورڈ اور پی ڈی ایف فارمیٹس کو مکمل کرنے میں وقت لگتا ہے، اور ان کا تجزیہ کرنا آپ کے لیے سپریڈ شیٹ سے زیادہ مشکل ہے۔ زیادہ تر لوگ ورڈ دستاویز یا پی ڈی ایف فراہم کرتے ہیں کیونکہ وہ ریکارڈ کے کنٹرول کی ضرورت پر توجہ مرکوز کر رہے ہیں۔ تاہم، اگر آپ کے پاس الیکٹرانک کوالٹی سسٹم ہے، تو آپ کے سافٹ ویئر میں ڈیٹا داخل کرتے ہی سپلائر کے سروے کی معلومات آپ کے الیکٹرانک سسٹم کا حصہ بن جائیں گی۔ متبادل طور پر، اگر آپ کے پاس کاغذ پر مبنی معیار کا نظام ہے، تو آپ اسپریڈشیٹ کو پرنٹ کر سکتے ہیں، اس پر دستخط کر سکتے ہیں اور تاریخ لکھ سکتے ہیں۔ ایکسل اسپریڈشیٹ استعمال کرنے کا بڑا فائدہ یہ ہے کہ آپ نئے ڈیٹا کو پچھلے سال کے جوابات کے ساتھ والے کالم میں کاپی کر سکتے ہیں۔ پھر آپ تیزی سے دیکھ سکتے ہیں کہ آپ کے سپلائر نے پچھلے سال میں کیا تبدیلیاں کی ہیں۔

آپ کو اپنے سپلائر کے سوالنامے میں کیا شامل کرنا چاہیے؟

زیادہ تر نجی کمپنیاں اس بات کا اشتراک نہیں کریں گی کہ کاروبار کے لیے ان کی آمدنی کیا ہے، لیکن ایک گاہک کے طور پر، آپ کو اس بات سے زیادہ فکر مند ہونا چاہیے کہ آپ کے سپلائر کے پاس کتنے انسانی وسائل ہیں۔ لہذا، آپ کو یہ پوچھنے پر غور کرنا چاہیے، "کتنے ملازمین، یا کل وقتی مساوی (FTEs)، آپ کی کمپنی کے لیے کام کرتے ہیں؟" آپ یہ بھی جاننا چاہیں گے کہ آیا آپ کا سپلائر عارضی افرادی قوت پر انحصار کر رہا ہے۔ مثال کے طور پر، "FTEs کا کتنا فیصد عارضی کارکن ہیں؟" بہت سے سوالنامے سہولت کے مربع فوٹیج کے بارے میں پوچھیں گے، لیکن یہ آپ کو سہولت کے لے آؤٹ کے بارے میں کوئی تفصیلات فراہم نہیں کرتا ہے۔ متبادل طور پر، آپ اس سہولت کے لیے کیڑوں پر قابو پانے کے نقشے کی ایک کاپی مانگ سکتے ہیں۔ اس سے آپ کو سہولت کی تفصیلی ترتیب ملے گی، اور یہ اس بات کی بھی تصدیق کرتا ہے کہ آپ کے سپلائر کے پاس اس سہولت کے لیے کیڑوں پر قابو پانے کا منصوبہ ہے۔ پوچھنے کے لیے ایک اور متعلقہ سوال یہ ہے کہ، "براہ کرم کسی بھی توسیع/تعمیراتی منصوبوں کی وضاحت کریں جو پچھلے سال میں لاگو کیے گئے ہیں یا ایسے پروجیکٹ جو جاری ہیں (جیسے، میزانائن کا اضافہ)۔" اگر کمپنی نے اپنے پروڈکشن ایریا میں 30,000 مربع فٹ کا اضافہ کیا، لیکن پیسٹ کنٹرول پلان میں کوئی تبدیلی نہیں کی گئی، تو آپ کو اپنے سپلائر کے لیے کچھ وضاحتی سوالات ہو سکتے ہیں۔ عام طور پر، آپ کا سوالنامہ تیار کرنے کے لیے ایک اچھی حکمت عملی ISO 13485:2016 معیار کی ہر شق سے متعلق کم از کم ایک کھلے سوال کے بارے میں سوچنا ہے بغیر معیار کا حوالہ دیے۔ ذیل میں کچھ مثالیں ہیں جو آپ کی مدد کر سکتی ہیں:

1. کوالٹی سسٹم سافٹ ویئر کے لیے آخری سافٹ ویئر کی دوبارہ توثیق کب ہوئی؟
2. آپ کی کمپنی اس وقت کتنے فعال بیرونی معیارات کو برقرار رکھتی ہے؟
3. براہ کرم طریقہ کار کی ایک فہرست فراہم کریں اور اس شخص کی شناخت کریں جس کا ہر طریقہ کار کے آڈٹ کے دوران انٹرویو لیا جائے گا (یعنی پروسیس کا مالک یا موضوع کا ماہر)۔
4. انتظامی نمائندے کی غیر موجودگی میں، کس کو FDA انسپکٹر کے لیے رابطہ کے طور پر نامزد کیا جاتا ہے؟
5. آپ کے کنٹرول شدہ ماحول میں ذرات کی گنتی، ہوا کے قابل عمل شمار، اور سطح کے قابل عمل شمار کے لیے اوپری کنٹرول کی حدیں کیا ہیں؟
6. گزشتہ سال کن تاریخوں پر کنٹرول شدہ ماحول کی ماحولیاتی نگرانی کی گئی؟
7. براہ کرم شناخت کریں کہ آنے والے معائنے کے لیے کتنے کوالٹی انسپکٹرز ذمہ دار ہیں؟
8. براہ کرم کسی بھی معائنہ کے آلات کے لیے کیلیبریشن آئی ڈی اور آلات کا نام درج کریں جس کے لیے خصوصی تربیت کی ضرورت ہو (مثال کے طور پر، CMM)؟
9. آپ کی منظور شدہ سپلائر لسٹ (ASL) میں کتنے سپلائرز ہیں؟ اور آپ نے پچھلے سال کتنے سپلائرز کا آڈٹ کیا؟
10. پچھلے سال میں کتنی نان کنفارمنگ میٹریل رپورٹس (NCMRs) کھولی گئیں؟ اور فی الحال کتنے NCMRs کھلے ہیں؟
11. پچھلے ایک سال میں صارفین کی طرف سے آپ کی کمپنی کو کتنے جزوی یا مکمل لاٹ واپس کیے گئے؟
12. براہ کرم ایسی کوئی بھی تصحیح اور ہٹائیں (یعنی یاد کریں) جو آپ کی کمپنی گزشتہ سال اور موجودہ حالت کے دوران ملوث رہی ہے؟

آپ کے سپلائر کے سوالنامے میں کتنے سوالات شامل ہونے چاہئیں؟

ISO 28:13485 میں 2016 مطلوبہ طریقہ کار ہیں، اور معیار کے اندر اور بھی ذیلی شقیں ہیں۔ سوالات کی ایک فہرست بنانا ایک بہترین خیال ہے جو آپ ہر ذیلی شق کے لیے پوچھ سکتے ہیں، لیکن سپلائر کے سوالنامے میں ان تمام سوالات کو شامل نہیں کرنا چاہیے۔ جس طرح آڈٹ صرف ایک نمونہ ہے، اسی طرح آپ کے سپلائر کے سروے کے سوالات بھی نمونے لینے والے ہونے چاہئیں۔ آپ کو پچھلے سال کے سوالات کا جائزہ لینا چاہیے اور ایسے سوالات کو ختم کرنا چاہیے جو آپ کے خیال میں اس سپلائر کے لیے خاص طور پر مفید نہیں ہیں۔ معیار کے نظام میں نمایاں تبدیلی آئی ہے یا نہیں اس کا اندازہ لگانے کے لیے ہر سال کچھ سوالات پوچھے جائیں، اور آپ کو ہر سال چند نئے سوالات شامل کرنے پر غور کرنا چاہیے۔ بہترین سوالات کے لیے فرد کو سوالات کے جوابات دینے کے لیے کچھ تحقیق کرنے کی ضرورت ہوگی۔ لیکن اگر آپ $20,000 سے کم پروڈکٹ یا خدمات خریدنے کا ارادہ رکھتے ہیں تو سپلائر سے یہ توقع رکھنا غیر معقول ہے کہ وہ سپلائر کے سوالنامے کو مکمل کرنے میں دو گھنٹے سے زیادہ وقت گزارے۔

سپلائر کے سوالنامے ریموٹ آڈیٹنگ کے لیے مخصوص ہیں۔

بہت سے طریقوں سے، ایک اچھی طرح سے ڈیزائن کردہ سپلائر کا سوالنامہ ریموٹ آڈٹ کی طرح ہے، کیونکہ آپ سپلائر سے ان کے معیار کے نظام کے بارے میں متعدد کھلے سوالات کے جوابات دینے کے لیے کہہ رہے ہیں تاکہ اس بات کی تصدیق کی جا سکے کہ کوالٹی سسٹم مکمل طور پر نافذ ہے اور موثر رہتا ہے۔ تاہم، CoVID-19 وبائی بیماری کی وجہ سے، بہت سے ملازمین کو اب گھر سے کام کرنے کی ضرورت ہے، اور جسمانی طور پر بعض سہولیات کا دورہ کرنا ممکن نہیں ہے۔ اس لیے، آپ کو اپنے سپلائر کے سوالنامے میں تین عناصر شامل کرنے چاہئیں تاکہ آپ کے سپلائر کی ریموٹ آڈٹ کو سپورٹ کرنے کی صلاحیت کا اندازہ لگایا جا سکے اور وائرل پھیلنے کے دوران کوالٹی سسٹم کی تاثیر کو برقرار رکھنے کی ان کی صلاحیت کا تعین کیا جا سکے۔ تین عناصر ہیں 1) ملازمین اور زائرین کے لیے ذاتی حفاظتی سازوسامان کے لیے پالیسیاں، 2) کاروبار کے تسلسل کے لیے اندرونی آپریشنز کو برقرار رکھنے اور اہم سپلائرز کی بے کاری کو یقینی بنانے کے منصوبے، اور 3) ویڈیو کانفرنس کے ذریعے ڈیجیٹل دستاویزات اور ریکارڈز یا کاغذی دستاویزات اور ریکارڈز کی دستیابی سافٹ ویئر یہ تینوں شعبے پچھلے بلاگ کا موضوع بھی تھے۔ CoVID-19 سے شروع ہونے والی تبدیلیاں. اگر آپ نے بھی دستیابی کے بارے میں پوچھا تو اس سے مدد ملے گی۔ ہارڈ ویئر اور سافٹ ویئر مواصلات کے اوزار ریموٹ آڈٹ کرنے کے لیے۔ آپ اپنے سپلائر سے پوچھ سکتے ہیں، "ہم لائیو ویڈیو کانفرنسنگ کا استعمال کرتے ہوئے ریموٹ آڈٹ کے دوران آپ کی سہولت کے کن علاقوں کا مشاہدہ کرسکتے ہیں (جیسے زوم موبائل ایپلیکیشن)؟ اور "آپ کی کمپنی کو ویڈیو کانفرنسنگ ٹول کے طور پر زوم کے استعمال میں کیا تجربہ ہے؟"

ریموٹ آڈٹ کے دوران دستاویزات اور ریکارڈ تک رسائی

ریموٹ آڈٹ کے دوران، آپ کو عملی طور پر دستاویزات اور ریکارڈ تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہوگی۔ اگر آپ کا سپلائر ہائی ڈیفینیشن ویب کیمرہ یا اسمارٹ فون کے ساتھ ویڈیو کانفرنسنگ ٹول کے ذریعے حصہ لے سکتا ہے، تو آپ کو کوئی بھی دستاویز اور ریکارڈ دیکھنے کے قابل ہونا چاہیے جو آپ عام طور پر سائٹ پر آڈٹ کے دوران دیکھ سکتے ہیں۔ تاہم، آپ کے فراہم کنندہ کو دستاویز یا ریکارڈ کو مستحکم رکھنے کی ضرورت ہوگی، ممکنہ طور پر میوزک اسٹینڈ اور کیمرہ تپائی استعمال کرکے تاکہ آپ دستاویز یا ریکارڈ کے مواد کے بارے میں نوٹس لے سکیں۔ آپ کو اپنے نوٹ ریکارڈ کرنے کا طریقہ بھی درکار ہوگا۔ آپ a استعمال کرنے کی کوشش کر سکتے ہیں۔ Pixelbook یا اسی طرح کا کمپیوٹر آپ کے آڈٹ نوٹس لکھنے کے لیے۔ ایک ہی وقت میں، آپ دوسرے کمپیوٹر کا استعمال کرتے ہوئے ویڈیو کانفرنس دیکھتے ہیں—ممکنہ طور پر کانفرنس روم پروجیکٹر اسکرین یا بڑے فلیٹ اسکرین مانیٹر پر۔ آپ گولی بھی استعمال کر سکتے ہیں، جیسے قابل ذکر. یقینا، آپ ہمیشہ کاغذ کا پیڈ اور قلم استعمال کر سکتے ہیں اور پھر بعد میں اپنے نوٹوں کو نقل کر سکتے ہیں۔ یہ تمام طریقے ڈیجیٹل طور پر ہر دستاویز کو اسکین کرنے اور دستاویزات کو مشترکہ فولڈر میں اپ لوڈ کرنے یا اسکین شدہ دستاویز کو ای میل کے ذریعے بھیجنے سے زیادہ تیز اور آسان ہوں گے۔

اس سے مدد ملے گی اگر آپ اپنے سپلائر سے پوچھ رہے ہوں کہ کون سے ریکارڈ پہلے سے ڈیجیٹل طور پر دستیاب ہیں۔ آپ توقع کر سکتے ہیں کہ معیاری نظام کے تمام طریقہ کار ڈیجیٹل فارمیٹس میں دستیاب ہوں گے، لیکن بہت سے ریکارڈ پہلے سے ہی الیکٹرانک طور پر بھی دستیاب ہو سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، خریداری کے آرڈر، کوالٹی سسٹم سرٹیفکیٹ، ڈرائنگ، اور خالی فارم ڈیجیٹل فارمیٹ میں دستیاب ہونے چاہئیں۔ ایک سپلائر آڈٹ میں، آپ عام طور پر کوالٹی سسٹم کے ریکارڈ کے ذیلی سیٹ پر توجہ مرکوز کریں گے جو پیداواری عمل کے کنٹرول، خریداری، آنے والے معائنہ، شپنگ، اور غیر موافق مصنوعات کے کنٹرول سے متعلق ہیں۔ اپنے سپلائر سے پوچھنا کہ ان میں سے کون سا ریکارڈ ڈیجیٹل فارمیٹ میں دستیاب ہے آپ کو اس بات کا تعین کرنے میں مدد ملے گی کہ آپ کو فراہم کنندہ سے پہلے سے کون سے ریکارڈز کی درخواست کرنے کی ضرورت ہے اور کون سے ریکارڈز آن ڈیمانڈ کی درخواست کی جا سکتی ہیں۔

ہمارا سپلائر سوالنامہ ٹیمپلیٹ کیسے حاصل کریں (FRM-004)

اگر آپ ہمارے سپلائر سوالنامہ ٹیمپلیٹ، FRM-004 خریدنے میں دلچسپی رکھتے ہیں، تو یہ ہماری خریداری کے ساتھ شامل ہے۔ سپلائر کی اہلیت کا ویبینار. اگر آپ اس سانچے میں کوئی نیا سوال شامل کرنے کے بارے میں سوچتے ہیں، تو براہ کرم مجھے ای میل کریں۔ rob@13485cert.com. بس سبجیکٹ لائن میں "FRM-004 Suggestion" ڈالیں۔

ماخذ: https://medicaldeviceacademy.com/supplier-questionnaire/