Năm điều cần nhớ khi lập kế hoạch cho sự kiện kinh doanh ảo tiếp theo của bạn

Một sự kiện kinh doanh ảo mang đến cơ hội duy nhất để kết hợp sự tham gia, tính tương tác, hiệu quả chi phí và khả năng tiếp cận

Bạn có đang cân nhắc chuyển sự kiện kinh doanh ảo tiếp theo của mình sang một nền tảng VRhoặc muốn biết cách tạo tác động lớn hơn với sự kiện VR tiếp theo của bạn? Dưới đây là năm lời khuyên hàng đầu từ Tiến sĩ Alex Young, Giám đốc điều hành của Virti

Nếu có một từ thông dụng thống trị câu chuyện quay lại làm việc vào mùa thu này, thì đó là 'làm việc kết hợp'—một khái niệm bao hàm cách tiếp cận 'tốt nhất của cả hai thế giới' đối với cuộc sống nghề nghiệp. Vì vậy, nó hầu như không ngạc nhiên rằng 67% doanh nghiệp báo cáo rằng họ sẽ tổ chức cả sự kiện trực tiếp và trực tuyến trong tương lai gần. Khi đề cập đến việc cung cấp các sự kiện kinh doanh có tác động lớn, ảo vẫn còn rất thịnh hành.

May mắn thay, do sự cần thiết và nhu cầu cao, công nghệ tổ chức và tham dự các sự kiện ảo đã được cải thiện đáng kể kể từ đầu năm 2020. Sự đổi mới trong không gian này đã giúp nhân lên gấp bội lợi ích cho các nhà tổ chức: từ việc tăng công suất theo cấp số nhân và cải thiện khả năng tiếp cận, đến cắt giảm chi phí và rủi ro.

Bạn có đang xem xét di chuyển tiếp theo của bạn sự kiện kinh doanh ảo đến một nền tảng thực tế ảo (VR)hoặc muốn biết cách tạo tác động lớn hơn với sự kiện VR tiếp theo của bạn? Dưới đây là năm lời khuyên hàng đầu của tôi.

Đừng vội lặp lại những sự kiện cũ

VR cung cấp cơ hội để mô phỏng lại hoàn toàn thiết lập sự kiện của bạn. Không chỉ đơn thuần là bắt chước thực tế, bạn có thể nâng cao nó bằng cách tạo ra một môi trường ảo không bị giới hạn về thời gian, địa điểm và ngân sách thông thường do các sự kiện trực tiếp đặt ra.

Vì vậy, điều quan trọng là phải nắm lấy khung vẽ trống, hãy tưởng tượng và vui chơi! Bạn có thể chọn rút ngắn sự kiện hoặc có nhiều hoạt động và cuộc nói chuyện diễn ra đồng thời để người tham gia có thể tự do di chuyển trong không gian ảo. Sau khi loại bỏ nhu cầu đi lại, bạn vẫn có thể mang đến cho khách của mình cảm giác phấn khích khi đến thăm một nơi mới: sự kiện của bạn có thể hầu như được 'tọa lạc' ở bất kỳ đâu trên thế giới (hoặc vũ trụ!).

Trong không gian ảo của mình, bạn cũng có thể cung cấp nhiều loại hoạt động hơn để thực hiện ảo—từ đào tạo nhân viên trên thiết bị mới để nhập vai vào các mô hình làm việc mới—mà không cần chi phí hoặc nhu cầu tài nguyên thông thường. Việc tạo ra một sự kiện hấp dẫn, độc đáo, mang đến cho người tham gia điều gì đó mới mẻ, cuối cùng sẽ tăng mức độ tương tác và thúc đẩy thành công của sự kiện.

Tận dụng cơ hội để thực sự giới thiệu công ty của bạn

Một câu hỏi quan trọng cần đặt ra khi lập kế hoạch cho sự kiện kinh doanh ảo của bạn là: nó cho phép bạn giới thiệu điều gì? Sự tự do sáng tạo do phần mềm VR mang lại giúp mở rộng đáng kể các cách thức mà bạn có thể giới thiệu sản phẩm của mình và chia sẻ sứ mệnh của công ty. 

Bạn có thể sử dụng nó như một cơ hội tiếp thị độc đáo bằng cách cung cấp các bản trình diễn sản phẩm ảo. Đưa người tham gia vào một mô phỏng trong đó họ có thể 'sử dụng' sản phẩm cho chính họ là một cách hiệu quả về chi phí để quảng cáo sản phẩm của bạn, nhận phản hồi và thu hút khách hàng mới. Ví dụ: các bác sĩ phẫu thuật có thể trải nghiệm việc sử dụng một công cụ mới trên một bệnh nhân ảo, tạo niềm tin cho việc sử dụng công cụ đó và do đó tăng cơ hội áp dụng. Hoặc, khách hàng hầu như có thể lái thử một phương tiện mới, tự mình trải nghiệm các tính năng mới và thú vị ngay tại nhà. 

Văn hóa, giá trị và sứ mệnh của công ty bạn cũng có thể được thể hiện rõ ràng hơn trong không gian sự kiện ảo. Từ vị trí ảo mà bạn chọn để giữ nó đến các hoạt động và tiện nghi ảo mà bạn cung cấp, bạn có quyền kiểm soát bầu không khí. Vì vậy, đừng quên tạo nhãn hiệu trực quan cho không gian ảo, giống như cách bạn làm với không gian vật lý! 

VR mang lại khả năng để bạn giới thiệu công ty của mình theo bất kỳ cách nào bạn chọn, vì vậy đừng bỏ lỡ cơ hội để giới thiệu công ty một cách tốt nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm một cách thú vị để truyền đạt một số thông điệp cốt lõi của công ty mình, tại sao không xây dựng một khu trò chơi theo chủ đề, nơi những người tham gia có thể thư giãn và kết nối thân mật khi chơi trò chơi nhiều người chơi trong VR? 

Tập trung cải thiện khả năng tiếp cận

Tăng khả năng tiếp cận là một trong những lợi thế lớn nhất của việc tổ chức một sự kiện kinh doanh ảo. Thông qua các nền tảng VR như Virti, mô phỏng có thể được truy cập trên thiết bị di động và máy tính để bàn, cũng như được chỉ định tai nghe. Vì vậy, người tham gia có thể tham gia từ bất cứ đâu. Không còn chi phí đi lại, sự khó khăn trong việc sắp xếp sự kiện vào lịch trình bận rộn và các rào cản đối với những người có tình trạng sức khỏe hoặc khuyết tật nhất định. 

Cung cấp một số hình thức truy cập sau sự kiện cũng là điều bắt buộc, cho dù đó là chia sẻ các phiên được ghi lại hay giữ một số phần nhất định của nền tảng trực tuyến trong một thời gian dài. Điều này có nghĩa là bạn có thể thu được lợi ích tối đa từ sự kiện, tiếp cận lượng khán giả lớn nhất có thể. Ngay cả những người có mặt cũng sẽ có được trải nghiệm đầy đủ hơn nếu họ có thể quay lại không gian sự kiện sau đó để bắt kịp những gì họ đã bỏ lỡ. 

Thu thập dữ liệu mạnh mẽ

Điều quan trọng là không chỉ xem xét những gì một sự kiện kinh doanh ảo sẽ cho phép bạn làm, mà còn những gì nó sẽ cho phép bạn, với tư cách là người tổ chức, học hỏi. 

Để dễ dàng thu thập và phân tích thông tin có thể được sử dụng để cải thiện các sự kiện trong tương lai, bạn sẽ cần sử dụng nền tảng sự kiện có dữ liệu tích hợp và phân tích phản hồi. 

Với phần mềm phù hợp, các phép đo mức độ tương tác và tình cảm của đối tượng chủ quan có thể được chuyển đổi thành dữ liệu khách quan bằng trí tuệ nhân tạo (AI). Những điểm dữ liệu duy nhất này có thể được sử dụng để lặp lại các khía cạnh khác nhau của sự kiện một cách có chiến lược và để quan sát tác động. 

Đưa mọi người gần lại với nhau

Cuối cùng, và cũng là điều quan trọng, việc hướng tới các sự kiện ảo không nên đánh đổi bằng việc tạo ra các kết nối xã hội có ý nghĩa. Trong thực tế, điều ngược lại có thể đúng. Bởi vì nhiều người hơn có thể tham dự các sự kiện VR, nên có nhiều cơ hội hơn cho những người tham dự để mở rộng mạng lưới địa phương và toàn cầu của họ. 

Vì vậy, các cơ hội phong phú để tương tác và giao tiếp phải được lên kế hoạch cẩn thận trong thiết kế sự kiện ảo của bạn. Bạn sẽ cần đảm bảo rằng mình sắp xếp thời gian cho các cuộc trò chuyện thân mật, tạo không gian cho các cuộc thảo luận nhóm, bao gồm các chức năng trò chuyện nhóm với hình đại diện có thể tùy chỉnh và lên kế hoạch cho các hoạt động xã hội như bài kiểm tra ảo ngày càng phổ biến. 

Một sự kiện kinh doanh ảo mang đến cơ hội duy nhất để kết hợp các tính năng hấp dẫn và tương tác của các cuộc họp trực tiếp với hiệu quả về chi phí và khả năng tiếp cận của một nền tảng trực tuyến. Bằng cách làm theo các bước đơn giản này trong quá trình tạo sự kiện ảo, bạn có thể khai thác sức mạnh của VR để gia tăng giá trị và nâng cao trải nghiệm cho tất cả những người tham dự.

Giới thiệu về tác giả

Tiến sĩ Alex Young là Giám đốc điều hành của Virti