Quản lý thay đổi để chuyển đổi công nghệ suôn sẻ

Một sự thay đổi lớn sang các giải pháp kỹ thuật số hiện đang được tiến hành tốt trong kho bãi, nhưng khi nhiều công ty chuyển từ quy trình thủ công sang quy trình tự động, liệu chúng ta có mạo hiểm bỏ lại nhân viên của mình không? Qua SnapFulfil Giám đốc điều hành, Tony Dobson.

Các ông chủ cần chuẩn bị cho nhân viên của mình một cách phù hợp để đón nhận công nghệ mới như một cơ hội, thay vì coi đó là một mối đe dọa. Cần phải có cả giao tiếp rõ ràng và sẵn sàng học hỏi – và đặc biệt là xung quanh sự thay đổi văn hóa sang WMS mượt mà, tốt nhất từ ​​một hệ thống dựa trên giấy thủ công và phiền phức.

At SnapFulfil, chúng tôi đã hỗ trợ nhiều khách hàng trong hành trình thoát khỏi việc quản lý kho hàng trên giấy tờ. Theo nhiều cách, việc triển khai các cải tiến hoạt động là yếu tố đơn giản nhất của quá trình chuyển đổi sang WMS. Mang theo người của bạn cùng với bạn là sắc thái hơn. Các nhân viên kho hàng sẽ quen với một cách làm việc nhất định và sẽ cần thực sự hiểu lợi ích của sự thay đổi và cảm thấy được hỗ trợ đầy đủ trong suốt hành trình.

Một trong những khách hàng của chúng tôi đã tóm tắt thách thức một cách hoàn hảo, gợi ý rằng việc đưa một nhân viên kho hàng vào WMS cấp 1 mà không có sự hỗ trợ phù hợp giống như: “giống như đặt những người đã quen lái Ford Fiesta vào một chiếc ô tô F1 và mong họ hiểu ra điều đó!” Vì vậy, bạn nên lập kế hoạch trước và tạo ra các chiến lược và giao tiếp nội bộ để giành được trái tim và khối óc của các nhà quản lý và điều hành, những người bám vào cái cũ và đã được thiết lập (nhưng đánh giá cao
không hiệu quả) và chống lại sự thay đổi.

Bất kỳ kế hoạch quản lý thay đổi nào đáng giá đều phải xác định và truyền đạt những lợi ích rõ ràng theo cách có ý nghĩa, vì vậy, đối với tôi, bốn nguyên tắc cơ bản được thiết lập sau đây sẽ giúp ích rất nhiều cho việc đạt được sự ủng hộ từ bạn.
nhân viên:

Chính thức hóa những gì sắp xảy ra – bắt đầu bằng cách phát triển danh sách các hành động bạn phải thực hiện trước khi triển khai WMS, bao gồm tất cả các tiến bộ kỹ thuật số, bảng điều khiển mới và các quy trình hệ thống khác mà bạn sẽ cần tìm hiểu.

Sau đó, xác định chính sự thay đổi cho tất cả các cấp nhân viên để xây dựng một bức tranh rõ ràng về đào tạo và hỗ trợ ưu tiên cần thiết để mọi người có cùng quan điểm.

Xác định những gì cần đo lường và làm thế nào – nêu rõ các mục tiêu của bạn và cũng chia nhỏ chúng liên quan đến quản lý thay đổi. Bạn muốn các nhóm bắt đầu sử dụng hệ thống mới nhanh như thế nào? Những phép đo nào được yêu cầu sau khi bạn thực hiện một giai đoạn của dự án? Làm thế nào bạn có thể xác định xem ai đó đang sử dụng phần mềm một cách chính xác?

Thu hẹp từng mục tiêu lớn thành một phần nhỏ có thể đo lường được cho từng vị trí giúp bạn đảm bảo rằng bạn đã nghĩ về WMS một cách tổng thể và sẵn sàng cho những tác động dây chuyền mà nó có thể gây ra. Ví dụ: nhân viên làm việc hiệu quả hơn đồng nghĩa với việc hàng tồn kho và độ chính xác đều được cải thiện, trong khi cần ít thời gian hơn để khắc phục các lỗi chọn nhầm và giải quyết các vấn đề về hiệu suất, tạo ra nhiều cơ hội hơn để khám phá các cải tiến tiết kiệm chi phí hơn nữa.

Ưu tiên trợ giúp và hỗ trợ – nhóm của bạn sẽ có những mối quan tâm và câu hỏi trong quá trình thực hiện, vì vậy việc cung cấp một công cụ phản hồi là điều cần thiết. Bạn cũng sẽ cần truyền đạt phản hồi đó cho mọi người có liên quan. Ví dụ: hãy cân nhắc thiết lập một loạt các buổi cung cấp thông tin trực tuyến hoặc bữa trưa & học hỏi để xây dựng đường dây liên lạc cởi mở giữa ban quản lý và các nhóm chọn, đóng gói và vận chuyển của bạn.

Thúc đẩy đào tạo và phát triển chuyên môn – giúp nhân viên phát triển các bộ kỹ năng mới để quản lý các giải pháp WMS tiên tiến hơn này. Cung cấp các buổi đào tạo là một cách tuyệt vời để cho thấy bạn đang đầu tư vào con người cũng như công nghệ và sẽ giúp tăng sự hài lòng và hiệu suất của nhân viên, cũng như chuẩn bị cho họ đảm nhận vai trò mới.

Nói tóm lại, hãy giúp nhân viên của bạn dễ dàng yêu cầu trợ giúp và bạn sẽ có cơ hội tốt nhất để vượt qua mọi vấn đề về triển khai và áp dụng.

Điều này cùng với việc lập kế hoạch, liên lạc và đầu tư phù hợp sẽ giúp tăng tốc hoạt động kho hàng của bạn – và nhân viên của bạn – vào thời đại thỏa mãn kỹ thuật số xứng đáng và an cư tại đây.