Cách chuyển PDF sang Google Trang tính trực tuyến

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu nhiều phương pháp khác nhau để chuyển đổi PDF sang Google Trang tính.

Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách Nanonets có thể tự động hóa toàn bộ quy trình chuyển đổi PDF sang Google Sheets .

Lên lịch bản trình diễn

Trước khi xem xét cách chuyển đổi PDF sang Google Trang tính, chúng ta hãy xem lý do tại sao việc này lại quan trọng.

Tại sao phải chuyển đổi PDF sang Google Trang tính?

Theo này Blog của Google từ trang blog chính thức của Google, hơn 5 triệu doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp G Suite của họ. Đồng thời, một số lượng lớn các công ty cũng đã bắt đầu sử dụng tích hợp Google Trang tính để tự động hóa các tác vụ.

[Nhúng nội dung]

Hãy xem xét một trường hợp sử dụng điển hình. Nhóm Tài khoản phải trả của bạn nhận được hóa đơn ở định dạng PDF tiêu chuẩn. Ai đó sẽ xem hóa đơn và nhập thông tin cần thiết vào tài liệu Google Trang tính theo cách thủ công trước khi chuyển tiếp đến phần Tài chính. Phần Tài chính thanh toán cho nhà cung cấp của bạn và ghi vào sổ cái của công ty.

Ngoài việc là một quá trình kéo dài, điều này dễ xảy ra lỗi và sẽ có ý nghĩa hơn nhiều nếu chỉ cần tự động hóa nó.

Bây giờ nhu cầu chuyển đổi các tệp PDF sang biểu mẫu Google trang tính đã rõ ràng, hãy cùng xem tài liệu PDF được cấu trúc như thế nào và những thách thức trong việc phân tích cú pháp chúng là gì.

---

Muốn chuyển đổi PDF tập tin để Google Sheets ? Kiểm tra Nanonet ' tự do  Công cụ chuyển đổi PDF sang CSV. Hoặc tìm hiểu làm thế nào để tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc PDF sang Google Trang tính của bạn với Nanonets.

Lên lịch bản trình diễn

---

Những thách thức với việc phân tích cú pháp một tài liệu PDF

Định dạng tài liệu di động là định dạng tệp do Adobe phát triển ban đầu và sau đó được phát hành dưới dạng tiêu chuẩn mở. Kể từ đó, nó đã được chấp nhận rộng rãi vì nó là bất khả tri đối với hệ điều hành cơ bản.

Vì vậy, tại sao việc phân tích cú pháp một tệp PDF và chuyển đổi nội dung của nó sang định dạng khác lại khó khăn đến vậy? Những hình ảnh sau đây nói lên hàng nghìn từ và sẽ đưa điểm về nhà.

Hình ảnh trên cho thấy ảnh chụp màn hình của tài liệu PDF được mở bằng trình đọc PDF. Hãy thử mở cùng một tài liệu PDF bằng trình chỉnh sửa văn bản.

Những hình ảnh trên cho thấy rõ ràng rằng khi thông tin được lưu trữ trong một tệp PDF, cấu trúc ban đầu của nó sẽ bị mất hoàn toàn. Điều này là do định dạng PDF chỉ đơn giản bao gồm các hướng dẫn về cách in / vẽ một chuỗi ký tự trên một trang.

Nếu bạn nghĩ rằng việc trích xuất văn bản là khó, thì việc trích xuất dữ liệu hiện diện trong các bảng thậm chí còn khó khăn hơn do các định dạng bảng khác nhau được sử dụng.

Hy vọng rằng bạn tin rằng việc chuyển đổi tài liệu PDF thành biểu mẫu Google Trang tính không phải là việc đi bộ trong công viên. Phần tiếp theo nói về phương pháp được hầu hết các trình phân tích cú pháp PDF hiện đại áp dụng để nhận dạng / phân tích cú pháp thông tin từ tài liệu PDF.

Phương pháp tiếp cận hiện đại để phân tích cú pháp tài liệu PDF

Hầu hết các trình phân tích cú pháp PDF hiện đại sử dụng quy trình được mô tả bên dưới để phân tích cú pháp dữ liệu phi cấu trúc từ các tài liệu PDF.

Chúng ta hãy xem xét ngắn gọn từng bước của quy trình:

1. Tiền xử lý hoặc làm sạch dữ liệu:

PDF của bạn trông càng đẹp thì mô hình Máy học của bạn càng dễ trích xuất hoặc thu thập dữ liệu từ nó. Ví dụ: nếu tài liệu PDF đã được quét, nó nhất định phải chứa một số phần mềm quét có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của trình chuyển đổi.

Loại bỏ tiếng ồn bằng cách sử dụng các bộ lọc thích hợp, mã hóa nhị phân, hiệu chỉnh độ lệch, v.v. là một số bước tiền xử lý phổ biến nhất. Bài đăng sau Nanonets Bài đăng Nanonets Tesseract chứa một số ví dụ tuyệt vời về cách tài liệu có thể được xử lý trước Optical Character Recognition(OCR) được chạy trên chúng.

Đây là nơi mà hầu hết các điều kỳ diệu xảy ra. Việc trích xuất dữ liệu thường được thực hiện bằng mô hình Học máy (ML). Hầu hết các mô hình ML được sử dụng để trích xuất dữ liệu từ các tệp PDF chứa sự kết hợp của các công cụ nhận dạng ký tự quang học, công cụ nhận dạng văn bản và mẫu, v.v.

Với mục đích của bài đăng này, chúng tôi có thể coi mô hình như một hộp đen lấy tài liệu PDF của bạn làm đầu vào và đưa ra thông tin đã được phân tích cú pháp. Ngoài ra, vì nó sử dụng ML làm cốt lõi của nó, nó có thể được đào tạo lại với dữ liệu tùy chỉnh để phù hợp với trường hợp sử dụng của công ty bạn.

3. Xử lý bài viết:

Trong bước này, dữ liệu trích xuất được chuyển đổi thành định dạng cần thiết như CSV, XML, JSON, v.v. Ngoài ra, các quy tắc bổ sung do người dùng xác định được thêm vào trên các dự đoán do AI thực hiện. Điều này có thể bao gồm các quy tắc để định dạng đầu ra, các ràng buộc bổ sung đối với thông tin được trích xuất, v.v.

Phần sau đây xem xét một số chỉ số mà chúng tôi có thể sử dụng để đo lường hiệu suất của trình phân tích cú pháp PDF.

---

Muốn chuyển đổi PDF tập tin để Google Sheets ? Kiểm tra Nanonet ' tự do  Công cụ chuyển đổi PDF sang CSV. Tìm hiểu cách tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc chuyển PDF sang Google Trang tính của bạn với Nanonets.

Lên lịch bản trình diễn

---

Các chỉ số để đo lường hiệu suất của một trình chuyển đổi PDF

Vì hầu hết các trình chuyển đổi PDF sẽ được sử dụng để xử lý hóa đơn hoặc các tác vụ liên quan, độ chính xác và tốc độ trích xuất bảng từ tài liệu PDF là yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu suất của trình chuyển đổi PDF.

2. Khả năng đa ngôn ngữ:

Hầu hết các công ty lớn đều phải nhận hóa đơn bằng một số ngôn ngữ khác nhau. Trình phân tích cú pháp PDF phải hỗ trợ phân tích cú pháp đa ngôn ngữ hoặc cung cấp tùy chọn để người dùng có thể đào tạo mô hình bằng cách sử dụng dữ liệu tùy chỉnh.

3. Tích hợp với Phần mềm Kế toán:

Trình chuyển đổi PDF lý tưởng phải là một mô-đun plug and play có thể dễ dàng được thêm vào quy trình làm việc tài liệu. Nó sẽ hỗ trợ tích hợp với các phần mềm kế toán phổ biến như QuickBooks, Xero, Wave, v.v.

4. Dễ dàng và Trực quan:

Công cụ rất có thể sẽ được vận hành bởi những người dùng không am hiểu kỹ thuật. Sẽ rất thuận lợi nếu nó có thể được vận hành với kiến ​​thức kỹ thuật tối thiểu.

Nhiều phương pháp chuyển đổi PDF sang Google Sheets

1.Sử dụng Google Docs để chuyển PDF sang Google Sheets

Google Drive có sẵn khả năng nhận dạng bảng và văn bản trong các tài liệu PDF đơn giản. Bạn chỉ cần:

1. Tải tệp PDF của bạn lên Google Drive

2. Nhấp vào “Mở bằng Google Tài liệu”

3. Sao chép dữ liệu bạn muốn và dán vào Google Trang tính

Mặc dù điều đó có vẻ hoạt động tốt, nhưng hãy thử điều gì đó thực tế hơn một chút. Hãy xem xét hóa đơn đơn giản này.

Mở phần này bằng ứng dụng Google docs cho kết quả như sau.

Rõ ràng, khi độ phức tạp của tài liệu tăng lên, chúng ta cần dựa vào các công cụ tinh vi hơn để nhận dạng dữ liệu.

2. Sử dụng các công cụ Trực tuyến:

Một số công cụ trực tuyến như trình trích xuất bảng PDF, Online2PDF, v.v. tích hợp trực tiếp với Google Drive và cung cấp khả năng chuyển đổi tài liệu PDF sang Google Trang tính ngay lập tức.

Tuy nhiên, khi các công cụ này được kiểm tra bằng cách sử dụng PDF hóa đơn mẫu được hiển thị ở trên, các bảng không được phát hiện trong phần lớn các trường hợp.

---

Muốn chuyển đổi PDF tập tin để Google Sheets ? Kiểm tra Nanonet ' tự do  Công cụ chuyển đổi PDF sang CSV. Tìm hiểu cách tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc chuyển PDF sang Google Trang tính của bạn với Nanonet như hình dưới đây.

Lên lịch bản trình diễn

---

Tự động hóa quy trình chuyển đổi PDF sang Google Sheets

Chúng tôi hoàn toàn có thể tự động hóa quá trình phân tích cú pháp PDF và trích xuất dữ liệu thành biểu mẫu Google Trang tính bằng cách sử dụng các công cụ sau.

1. Sử dụng Webhooks:

Webhook là các yêu cầu HTTP được xác định tùy chỉnh. Chúng thường được kích hoạt trên một sự kiện tức là khi một sự kiện xảy ra, ứng dụng sẽ gửi thông tin đến một URL được xác định trước.

Làm cách nào bạn có thể sử dụng điều này để tự động hóa quy trình làm việc của mình? Chúng ta hãy xem xét trường hợp sử dụng điển hình của xử lý hóa đơn. Bạn nhận được một số hóa đơn từ các nhà cung cấp của mình và nạp chúng vào công cụ chuyển đổi PDF sang Google Trang tính, công cụ này nằm trên đám mây. Làm thế nào để bạn biết khi mô hình đã xử lý xong các tài liệu?

Thay vì kiểm tra thủ công xem quá trình chuyển đổi đã hoàn tất hay chưa, bạn có thể chỉ cần sử dụng webhook để thông báo cho bạn khi dữ liệu trong PDF đã được trích xuất sang tài liệu Google Trang tính.

2. Sử dụng API

API là viết tắt của Giao diện lập trình ứng dụng. Sử dụng lệnh gọi API thích hợp, việc chuyển đổi tài liệu PDF sang Google Trang tính có thể trở nên dễ dàng như viết các dòng mã sau:

#Feed the PDF documents into the PDF to Google sheets converter
Success_code, unique_id = NanonetsAPI.uploaddata(PDF_documents)

Nếu công ty của bạn đã thiết lập tích hợp với Webhooks, bạn sẽ nhận được thông báo khi tài liệu PDF của bạn đã được chuyển đổi thành công. Sau đó, bạn có thể tải xuống biểu mẫu Google Trang tính bằng cách sử dụng API được hiển thị bên dưới.

#Download Google Sheets forms
Google_sheets_data = NanonetsAPI.downloaddata(unqiue_id)

Chuyển PDF sang Google Trang tính với Nanonet

Trình phân tích cú pháp PDF Nanonets giúp phân tích cú pháp và chuyển đổi dễ dàng và chính xác. Trình phân tích cú pháp PDF được sử dụng để phân tích cú pháp hóa đơn mẫu. Phần này thể hiện tính dễ sử dụng và độ chính xác của công cụ. Thay vì nói về mức độ tuyệt vời của nó, những hình ảnh sau đây đã minh họa một cách khéo léo quan điểm.

Hình ảnh hiển thị bên dưới là ảnh chụp màn hình của hóa đơn mẫu được cung cấp cho trình phân tích cú pháp PDF Nanonets.

Chỉ cần điều hướng đến trang web Nanonets và tải hóa đơn lên. Quá trình chuyển đổi chỉ mất vài giây sau đó dữ liệu đã phân tích cú pháp có thể được tải xuống ở nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như CSV, XLSX, v.v. (xem Nanonets' Công cụ chuyển đổi PDF sang CSV)

Hình ảnh tiếp theo hiển thị ảnh chụp màn hình của tệp CSV có chứa dữ liệu được phân tích cú pháp từ tài liệu PDF.

Cuối cùng, để chuyển đổi tệp CSV sang biểu mẫu google sheet, bạn chỉ cần tải tệp XLSX / CSV lên google drive của mình. Bước này có thể được tự động hóa bằng cách sử dụng các API của Google drive.

Phần sau đây cho thấy cách tạo một đường dẫn đơn giản bằng cách sử dụng trình phân tích cú pháp PDF Nanonets.

---

Bạn muốn trích xuất thông tin từ tài liệu PDF và chuyển đổi / thêm chúng vào tài liệu Google Trang tính? Kiểm tra Nanonets™ để tự động xuất mọi thông tin từ bất kỳ tài liệu PDF nào sang Google Trang tính!

Lên lịch bản trình diễn

---

Tạo một đường ống đơn giản

1. Tự động tải lên tài liệu PDF của bạn bằng cách sử dụng API Nanonets

API Nanonets cho phép bạn tự động tải lên các tài liệu phải được phân tích cú pháp. Đoạn mã sau đây cho thấy cách này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng python.

2. Sử dụng tích hợp webhooks để nhận thông báo sau khi hoàn thành phân tích cú pháp

Webhook có thể được định cấu hình để tự động thông báo cho bạn sau khi tài liệu đã được phân tích cú pháp.

3. Xem lại và tải lên Google Trang tính

Tải xuống và xem lại các tệp CSV để đảm bảo rằng mọi thứ đều theo thứ tự và tải dữ liệu lên Google Trang tính bằng cách sử dụng API Google drive.

Cạnh nanonets

Dưới đây là một số tính năng của Nanonets PDF Parser làm cho nó trở thành công cụ lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn.

1. Tích hợp bên ngoài:

Mô hình nanonet có thể dễ dàng được tích hợp với MySql, Quickbooks, Salesforce, v.v. Điều này có nghĩa là quy trình làm việc hiện tại của bạn vẫn không bị xáo trộn và bộ chuyển đổi nanonet có thể chỉ cần được cắm vào như một mô-đun bổ sung.

2. Độ chính xác cao và thời gian xử lý thấp:

Công cụ phân tích cú pháp PDF Nanonets có độ chính xác hơn 95% + cao hơn nhiều khi so sánh với các đối thủ cạnh tranh của nó.

3. Các tính năng xử lý hậu kỳ tuyệt vời:

Giả sử rằng cơ sở dữ liệu của bạn đã được tích hợp với mô hình nanonet. Mô hình tự động điền vào một số trường (với dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn) dựa trên dữ liệu được trích xuất từ ​​tài liệu. Ví dụ:

Như thể hiện trong hình, trường Registered_ID được điền tự động (bằng cách tra cứu cơ sở dữ liệu) dựa trên Invoice_ID được trích xuất từ ​​PDF.

4. Giao diện đơn giản và trực quan

Mặc dù tính năng này được đánh giá thấp, nhưng tôi thấy giao diện người dùng và người dùng được chú ý. Toàn bộ quá trình đăng ký, tải lên tài liệu và phân tích dữ liệu chỉ mất chưa đầy 5 phút. Đó là gần bằng thời gian máy tính xách tay của tôi khởi động!

5. Cơ sở khách hàng khổng lồ

Trong trường hợp bạn vẫn còn e ngại về việc sử dụng Nanonet để tự động hóa quy trình làm việc của mình, chỉ cần xem xét một số công ty sử dụng dịch vụ của họ.

• Deloitte
• Sherwin Williams
• DoorDash
• P&G

---

Bạn muốn trích xuất thông tin từ tài liệu PDF và chuyển đổi / thêm chúng vào tài liệu Google Trang tính? Kiểm tra Nanonets™ để tự động xuất mọi thông tin từ bất kỳ tài liệu PDF nào sang Google Trang tính!

Lên lịch bản trình diễn

---

Kết luận

Trong bài đăng này, chúng tôi đã xem xét cách bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc của mình bằng cách sử dụng trình chuyển đổi PDF sang Google Trang tính. Ban đầu, chúng tôi biết về nhu cầu chuyển đổi tài liệu PDF sang Google Trang tính, sau đó là những thách thức phải đối mặt trong quá trình này. Sau đó, chúng tôi đi sâu vào các phương pháp được sử dụng bởi các trình phân tích cú pháp hiện đại để phân tích cú pháp tài liệu PDF và cũng thực hiện một số phương pháp phổ biến. Chúng tôi cũng đã học cách có thể tự động hóa hoàn toàn việc chuyển đổi bằng cách sử dụng các tích hợp bên ngoài như webhook và API. Cuối cùng, chúng tôi đã sử dụng công cụ Nanonets để phân tích cú pháp hóa đơn mẫu, trích xuất dữ liệu vào biểu mẫu Google Trang tính và cũng khám phá một số tính năng xử lý sau thú vị của nó.

Bạn đã thử mô hình Nanonets chưa? Nếu vậy, vui lòng để lại bình luận bên dưới về trải nghiệm của bạn với công cụ này. Nếu không, hãy tiếp tục và thử nó. Nó có thể chỉ làm cho ngày của bạn!