云的进步使记录保持合规性比以往任何时候都更容易

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数字时代的到来给企业带来了新的难题，企业必须遵守与记录保存相关的严格政府法规。对于管理大量数据库的公司而言，这一挑战尤为明显。然而，云计算彻底改变了企业管理记录的方式，并使企业更容易遵守规定。

基于云的记录保存解决方案具有高级功能，例如数据保护以及易于访问，这使得高效和安全的记录保存服务成为可能。本文将探讨企业需要保留的记录、云的进步如何使记录保存比以往更容易，以及企业如何利用这些进步来确保遵守法规.

企业需要保留的记录

美国法律要求企业保留一系列记录。他们之中有一些是：

一些记录可以保存一到七年，而那些作为企业运营核心的记录会保存更长时间。对于处理大量数据的企业来说，由于自然灾害、可能的盗窃等因素，在这样一个时期内维护记录既费力又冒险。云记录保存服务将在其中派上用场。

以下是云技术进步使记录保存合规性变得更容易的一些方式：

云预付款记录管理服务帮助企业安全地收集、存储和管理他们的记录。由于大多数企业都将敏感记录作为业务运营的核心，因此云提供了可确保安全的安全措施。

云服务器通过使用现代加密技术确保存储在其中的记录的安全，该技术可以保护数据免受黑客和其他威胁。此外，对这些记录的远程访问仅限于通过密码验证的授权用户。这与传统做法形成鲜明对比，在传统做法中，任何人都可能访问存储在物理房间中的文件。

云记录保存服务器通过安全措施在物理上是安全的。使用云的企业发现，当他们确信自己的数据安全可靠时，很容易遵守记录保存规定。与担心记录的安全性相比，他们可以花更多的时间为他们的业务增加价值。

进步云计算技术意味着企业可以从任何地方访问存储在服务器中的记录，只要他们可以访问互联网。

事实证明，如果员工具有所需的权限级别，此功能对员工在不同地点的企业是有益的。云的进步还允许企业在一个地方存储和访问所有记录，使它们更易于管理。

在高效访问方面，云服务器具有组织和搜索功能，使企业能够快速找到他们需要的东西，这对于那些有大量记录和每天收到大量文件的公司来说非常有利。

云的进步使记录保存合规性比以往任何时候都更容易，因为基于云的系统比传统系统拥有和维护成本更低。基于云的记录保存系统托管在远程服务器上。这可以帮助您的组织节省本应花费在昂贵的硬件和软件许可证上的成本。企业只需为保存记录所需的存储空间付费。

云服务器也比传统的现场系统更高效，因为它们需要更少的维护和 IT 支持，因为云服务提供商会处理这些问题。因此，企业不需要分配任何资源来维护记录保存系统。相反，它可以将资源集中在增加其价值上。

云记录保存系统比传统记录保存系统更实惠、更高效，因此更容易遵守记录保存法规。

对于信奉纸质记录保存系统的企业和组织来说，记录丢失并不新鲜。飓风、洪水甚至火灾等自然事件都可能导致重要文件和记录的丢失。但是，云存储上的定期备份可以更轻松地在需要时保持记录完好无损。

定期文档备份使企业更容易从损失中恢复，从而使企业受益。通过定期备份记录，基于云的记录保存系统帮助公司满足合规性要求。

未能保留适当的业务记录可能会招致法律和经济处罚。其中一些处罚包括：

支付额外税款，因为没有企业纳税记录或计划扣除额，您将无法证明您已按要求缴纳税款并履行其他财务义务。
失去公共服务或私营部门的合同。
忽视维护重要的业务记录，例如税务报表和其他相关文件可能会危及您与其他组织的潜在合作。这种失误可能会引发对您信誉的质疑，从而损害您的专业地位。
如果美国国税局 (IRS) 对您的企业进行审计，而您没有相关文件来证明您一直在依法纳税，您可能会收到更大范围的税收调整。
您冒着审计失败的风险，这可能会导致巨额罚款，在某些情况下，您的企业会倒闭。
如果员工以不当解雇或未向他们支付应有的赔偿等索赔将您告上法庭，您可能会在员工诉讼中付出沉重的代价。如果没有适当的就业记录，您将无法证明您的企业在与心怀不满的雇主分道扬镳时以正确的方式行事。
您可能会失去保险索赔，因为如果保险公司无法找到您的业务运营的正确记录，他们将很难赔偿您。
您可能需要为不当的记录保存支付巨额罚款。