如何在Excel中快速输入数据

由柏拉图重新发布

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当自定义功能不可用时，Microsoft Excel 用户可以遵循这两种简单的方法来减少数据输入时间和错误。

空白的 Excel 电子表格 — 图片：PixieMe/Shutterstock

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您的总结、分析、预测、报告等的质量取决于您的数据。使用所有可用资源来保护数据的有效性非常重要，这意味着您可以花费大量时间来创建几乎万无一失的应用程序。对我们来说幸运的是，并非每个电子表格都需要这种保护，当发生这种情况时，Microsoft Excel 中的自动化功能可以帮助保护数据。在本文中，我将向您展示两种快速简便的数据输入技巧，它们可以像自定义一样减少拼写错误，但无需额外的工作。

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我正在使用微软365 上窗户10 64位系统，但您可以使用早期版本。您可以使用演示可下载 .xlsx 或 .xls 文件或使用您自己的数据。自动完成功能可以在在线版本中使用，但选择列表却不能

如何在 Excel 中使用自动完成功能

“自动完成”一词经常出现在功能列表中，即使您不熟悉 Excel 中的功能，也很容易猜出它的用途。一旦您在任意方向输入连续值，此功能就会启动。即使您熟悉自动完成功能，我敢打赌您现在还不熟悉最后一部分。该功能非常通用。

自动完成在 Excel 中的工作原理如下：当您输入与连续范围中的现有值匹配的字符时，此功能将显示匹配的值。只要有一点歧义，你就必须不断地输入字符。让我们通过以下简单的工作表运行几个示例 图A..

图A.

首先，在单元格 B8 中输入字母 D 并观察会发生什么。如图所示 图A.，自动完成根据之前输入的值（B8以上的值）完成输入。条目 Denise 与字符 D 匹配，并且由于没有其他现有条目也与字母 D 匹配，因此自动完成建议使用 Denise。要输入 Denise，请按 Enter（如果要移动到下一列而不是向下移动到下一行，请按 Tab）。要拒绝建议的条目，请继续键入。按 Esc 键删除所有内容，包括您键入的 D。

让我们尝试另一个示例，这次输入 Su。你在期待什么吗？在这种情况下，自动完成不会执行任何操作，因为没有足够的字符来选择 Susan 或 Sue。如果您输入 S，自动完成功能会提供 Susan。如果您输入 e，自动完成功能不会执行任何操作。

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尝试在右侧、左侧甚至上方输入一个值。此功能将在所有四个方向上发挥作用。

要禁用自动完成，请单击“文件”菜单并选择“选项”（如果没有看到“选项”，则选择“更多”）。在左侧窗格中选择高级。在“编辑选项”部分中，取消选中“启用单元格值自动完成”选项，如图所示 图B.。不幸的是，这样做也会禁用快速填充，这是您可能想要保留的强大工具。要了解有关使用快速填充的更多信息，请阅读在 Microsoft Excel 中使用快速填充节省时间的 6 种方法.

图B.

有时你不想参加比赛。相反，您会希望看到一个独特的列表。在这种情况下，请使用选择列表。

如何在 Excel 中使用选择列表

在单列中输入连续值时，您还可以使用选择列表，这是一种显示现有值的唯一列表的内置功能。它类似于下拉列表，但它是完全自动化的。您唯一需要做的就是按 Alt + 向下箭头键才能看到它。然后，选择列表中的一个项目以填充活动单元格。我们来试试吧！选择 B8 并按 Alt + 向下箭头查看如图所示的选择列表 图C..

图C.