Remote-Audit-Ressourcen – Software- und Hardware-Tools

Neuauflage von Plato

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Geschrieben von Rob Packard on 26. Mai 2020

Wenn Sie ein Remote-Audit planen, benötigen Sie mehr Remote-Audit-Ressourcen als eine Webcam und Webkonferenzsoftware. Matthew Walker leistet als Co-Autor einen wichtigen Beitrag zu diesem Artikel.

Abschnitt 5 von ISO 19011:2018 trägt den Titel „Verwaltung eines Auditprogramms“, und Unterabschnitt 5.4.4 befasst sich speziell mit der Bestimmung der Auditprogrammressourcen. Für die Durchführung von Audits aus der Ferne benötigen Sie Remote-Audit-Ressourcen. Fast jeder Laptop verfügt über eine integrierte Webcam und ein Mikrofon, und das ist die Mindestfunktionalität, die Sie für die Durchführung einer Fernprüfung benötigen. Allerdings kann das Hinzufügen anderer Software- und Hardwaretechnologie die Effizienz und Effektivität Ihres Prüfungsteams verbessern.

Welche Remote-Audit-Ressourcen benötigen Sie?

Remote-Audits sind nicht dasselbe wie ein Desktop-Audit, da für ein Remote-Audit ein Remote-Zugriff auf mehr als nur E-Mails mit Verfahren und Aufzeichnungen erforderlich ist. Prüfer benötigen Zugang zu Personen und Zugang zu physischen Bereichen Ihrer Einrichtung. Dies stellt eine der größten Herausforderungen für diese Art von Prüfmethode dar. Nennen Sie mich eine negative Nancy, aber ich vermute, dass die meisten Prüfungspläne keine spezifischen logistischen Vorbereitungen zur Unterstützung dieser Prüfungsmethode enthalten. Oberflächlich betrachtet scheint es ein einfaches Konzept zu sein. Ein Internetzugang und ein Scanner sollten die meisten Bedürfnisse des geprüften Unternehmens abdecken, um diese digitale Begegnung zu überstehen. In der Praxis erfordert die Durchführung eines Remote-Audits, das einen echten Mehrwert bietet und mehr als nur Checkboxen bietet, eine gründliche Planung.

Beginnen wir mit dem Offensichtlichen; Bei einem Remote-Audit muss eine Möglichkeit für den Auditor und die geprüfte Stelle geschaffen werden, miteinander zu kommunizieren. Im Idealfall benötigen Sie mehr als nur Ihr Telefon. Für Videokonferenzen empfehlen wir Zoom, im Folgenden listen wir jedoch mehrere andere Softwareanwendungen für Videokonferenzen auf. Hier sind die Funktionen von Zoom, die wir normalerweise während eines Remote-Audits verwenden:

Video-Chat – Mithilfe von Zoom können zwei oder mehr Parteien über die Videoeingabe von Webcams kommunizieren. Das ist schön, weil es ein visuelleres Gespräch ermöglicht und Sie mehr vom Gesichtsausdruck und der Körpersprache der Person sehen können, mit der Sie sprechen, als bei einem herkömmlichen Telefonanruf. Bei Bedarf ist auch die Verwendung der Gebärdensprache möglich.
Bildschirm teilen - Die Bildschirmfreigabe ist ein wichtiges Tool, das Sie während eines Remote-Audits verwenden, da Sie damit Dokumente und Aufzeichnungen auf Ihrem Bildschirm teilen können, auch wenn Sie nicht der Gastgeber sind. Je mehr Aufzeichnungen Sie elektronisch haben, desto wertvoller ist die Bildschirmfreigabe während des Audits. Ein Auditor kann sagen: „Können Sie mir das Qualitätssystemzertifikat noch einmal zeigen?“ oder „Können Sie mir zeigen, wo Isomedix auf der Liste Ihres zugelassenen Lieferanten steht?“ Die Möglichkeit, diese Verifizierungsaktivitäten zu erleichtern, erspart dem geprüften Unternehmen den Aufwand, Dokumente per E-Mail zu versenden oder Inhalte in einen freigegebenen Ordner hochzuladen. Diese Möglichkeit, Ihren Bildschirm zu teilen, ist für ein geprüftes Unternehmen auch wichtig, um die Wirksamkeit und Kompetenz der Schulung nachzuweisen.
Aufzeichnung - Besprechungen können vollständig oder in Teilen aufgezeichnet werden. Dadurch kann das geprüfte Unternehmen die Eröffnungs- und Abschlussbesprechungen des Audits aufzeichnen und diese mit anderen Personen teilen, die nicht teilnehmen konnten. Wenn es Fragen zu Nichtkonformitäten oder Verbesserungsmöglichkeiten gibt, stellt eine Aufzeichnung des Gesprächs sicher, dass der Auditor über eine genaue Aufzeichnung komplexer objektiver Beweise verfügt, die das Audit verlangsamen würden, und gibt Managern eine perfekte Aufzeichnung, um das Problem zu demonstrieren, wenn Korrekturmaßnahmen ergriffen werden eingeleitet.
Chat-Aufzeichnung – Zoom und die meisten anderen Videokonferenzprogramme bieten eine Chatbox, mit der Sie Notizen machen können. Wenn jemand auf die Toilette rennt und Sie Ihre Frage nicht vergessen möchten, können Sie sie in die Chatbox eingeben. Chatboxen sind besonders hilfreich, wenn eine Sprachbarriere besteht oder der Akzent einer Person schwer zu verstehen ist. Der in die Chatbox eingegebene Text dient auch als Ort zum Aufzeichnen von Informationen, die möglicherweise schwer zu merken sind, wenn Sie keinen Zugriff auf Ihren Prüfbericht haben. Wenn in einem Produktionsbereich zu viele Hintergrundgeräusche herrschen, ist die Chat-Funktion möglicherweise die beste Möglichkeit, wichtige Details zu kommunizieren, wie zum Beispiel: „Diese Informationen finden Sie in Abschnitt 7.5.6 des Qualitätshandbuchs; POL-001 rev A.“ Die Chatbox kann auch verwendet werden, um eine Liste von Dokumenten oder Datensätzen in einem bestimmten Datumsbereich zu übermitteln, die Ihnen eine geprüfte Stelle zur Offline-Überprüfung zur Verfügung stellen soll. Andere Teilnehmer, die das Audit beobachten, können ebenfalls dafür verantwortlich sein, diese Dokumente in Echtzeit zu sammeln, um sicherzustellen, dass das Audit ohne Verzögerung fortgesetzt werden kann. Schließlich können Inhalte in der Chatbox automatisch als Textdatei aufgezeichnet werden.
Reiseführer - Per Video-Chat können geprüfte Stellen Prüfer an physische Orte ihrer Einrichtung bringen, als ob der Prüfer persönlich dort wäre. Produktionsmitarbeiter können persönlich und in Echtzeit befragt werden, während der Mitarbeiter Prozesse demonstriert. Sie können zeigen, wie nicht konforme Materialien gekennzeichnet und getrennt werden, um sie vor dem Eindringen zu schützen zufällig für die Produktion verwendet wird. Wenn diese Prüfungsmethode in einer Prüfungsagenda angefordert wird, sollte der leitende Prüfer eine engagierte „Kameraperson“ mit Mobiltelefon und Selfie-Stick empfehlen, da es schwierig ist, Fragen des Prüfers zu beantworten und gleichzeitig eine Videokamera zu bedienen. Denken Sie daran, dass Remote-Audit-Ressourcen aus Hardware, Software usw. bestehen befähigen.

Meine Lieblings-Remote-Auditing-Tools (Hardware)

Meine Lieblingshardware ist das Pixelbook, das ich zum Schreiben dieses Artikels verwende. Wir schreiben Prüfberichte mit Google Docs statt mit Microsoft Word, da mehrere Teammitglieder gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten können, ohne dass widersprüchliche Versionen entstehen. Wir nutzen die Video-Webkonferenzsoftware Zoom, um mit geprüften Stellen und Kunden zu sprechen, aber wir verwenden das Pixelbook, um unsere Notizen und Prüfberichte einzugeben. Das Pixelbook ist blitzschnell und etwas kleiner, sodass auf Ihrem Schreibtisch gerade noch Platz neben einem Laptop ist. Der größte Vorteil der Verwendung von Google Docs wird deutlich, wenn Sie der leitende Prüfer eines Prüfungsteams sind. Als leitender Prüfer können Sie Notizen in den Abschnitt des Prüfberichts eingeben, an dem andere Teammitglieder arbeiten, um sicherzustellen, dass sie Prüfpfade von anderen Mitgliedern des Prüfteams enthalten. Dies ist auch eine äußerst nützliche Technik, wenn Sie einen neuen Prüfer schulen und ihn anleiten möchten, ohne den Ablauf eines Interviews mit einem Fachexperten zu stören.

Meine zweitliebste Hardware-Ressource ist eine HD-Webcam, die mit einer Klemme an einem flexiblen Arm montiert ist (siehe Bild oben). Die Videoqualität beträgt 1080p statt der für eine Laptop-Kamera typischen 720p. Ebenso wichtig ist der flexible Arm, da man direkt in die Kamera schauen kann, während ich gleichzeitig auf den Monitor schaue. Das Einzige, was mir an der von mir verwendeten Webcam nicht gefällt, ist die Audioqualität. Deshalb verwende ich für die Audioaufnahme ein Gaming-Headset mit Mikrofon, damit ich die Leute, die ich interviewe, besser verstehen kann. Eine weitere Alternative sind hochwertige Mikrofone und Kopfhörer, wie sie typischerweise von Podcastern verwendet werden. Obwohl die Klangqualität mit einem separaten Mikrofon und Kopfhörern ideal ist, sind die Kosten höher als bei den meisten Gaming-Headsets und Sie sind an das Mikrofon gebunden – entweder physisch oder zumindest virtuell, weil Sie einen gleichmäßigen Abstand zwischen Ihrem Mund und dem Headset einhalten müssen Mikrofon. Je mehr Stunden Sie am Computer verbringen, desto mehr werden Sie die Möglichkeit zu schätzen wissen, aufzustehen, die Kamera einzustellen und Ihre Beine ein wenig zu bewegen.

Schließlich ist Ihr Mobiltelefon die letzte wichtige Hardware für die Fernprüfung. Selbst wenn auf einem Desktop Zoom und auf einem Pixelbook Google Docs ausgeführt wird, muss ich den Mitgliedern des Prüfungsteams immer noch Fragen stellen und schnelle Internetsuchen durchführen. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihr Mobiltelefon während Ihrer Prüfung im lautlosen Modus bei sich tragen. Wenn Sie Ihr Telefon nicht haben, müssen Sie die Freigabe Ihres Bildschirms beenden und während der Prüfung eine Nachricht senden. Ihr Telefon ist viel weniger störend. Ich verwende das Telefon, um die Zeit im Auge zu behalten, Erinnerungsalarme einzustellen und Slack-Nachrichten an andere Personen zu senden. Sie können auch an einer separaten Zoom-Sitzung auf Ihrem Telefon teilnehmen, in der ein Audit-Teammitglied Sie (den leitenden Auditor) möglicherweise auffordert, Beiträge zu objektiven Beweisen oder zur Konformitätsbewertung in Bezug auf bestimmte Anforderungen des Qualitätssystems zu liefern. Möglicherweise möchten Sie während des Audits auch ein kurzes Foto von etwas machen, das Sie auf Video beobachten. Wenn Sie die Zoom-Sitzung aufzeichnen, können Sie immer ein Standbild extrahieren, aber das Aufnehmen eines Fotos mit Ihrem Mobiltelefon ist bequemer und nimmt weniger Zeit in Anspruch. Anschließend können Sie das Bild für Ihr Remote-Audit in einem Google Drive-Ordner freigeben und das Bild in Ihren Audit-Bericht kopieren. Wie man so schön sagt: Ein Bild sagt mehr als 1,000 Worte.

Ein letzter Hinweis zur Hardware: Ein 48-Zoll-Flachbildschirm eignet sich hervorragend für virtuelle Radtouren auf Ihrem Trainer (wie im Bild oben zu sehen), für einen Desktop-Monitor ist er jedoch etwas zu groß. Es eignet sich hervorragend für die Betrachtung nebeneinander, aber zwei Monitore sind ein besserer Ansatz.

Remote-Auditing-Ressourcen für Webkonferenzen

Derzeit verwenden wir Zoom wie unsere Video-Webkonferenzsoftware. Trotzdem haben wir es früher benutzt GoToMeeting, und es gibt kaum Unterschiede in der Funktionalität der beiden Softwareplattformen. Eine der Folgen der COVID19-Pandemie ist, dass jeder mit Webkonferenzsoftware besser vertraut ist. Hier sind einige andere Optionen, die Sie in Betracht ziehen könnten, einschließlich Slack, das wir als Messaging-Tool verwenden und das wir in Zoom in den Kanal unseres Teams integriert haben.

Remote-Audit-Ressourcen für die Planung Ihres Audits

Derzeit verwenden wir Kräftig als automatisierte Terminplanungssoftwareanwendung für unser Beratungsgeschäft. Allerdings hat sich die Funktionalität von Softwareanwendungen in den letzten Jahren durch bessere Integrationstools, wie z.B Zappiger. Seien Sie daher nicht überrascht, wenn wir zu einer der unten aufgeführten Anwendungen wechseln. Mit diesen Anwendungen können Sie Personen, Geräte und Konferenzräume verwalten, Sie können diese Anwendungen aber auch in Geschäftsprozesse der Buchhaltung integrieren.

Zubehör für Remote-Auditing

Wir veranstalteten drei internationale Schulungsworkshops und zeichnen jede Woche Schulungsvideos für Medizingeräteunternehmen auf. Deshalb haben wir nach und nach alle unten aufgeführten Zubehörteile zusammengestellt. Technologie-Gadgets zum Aufzeichnen von Videos ändern sich ständig und unser bester Rat ist, Geld zu sparen. Verlassen Sie sich stattdessen auf ein Mobiltelefon und eine zusätzliche Person mit „den Original-Selfie-Sticks“ (d. h. Armen). Sobald Sie Ihr erstes Remote-Audit abgeschlossen haben, können Sie darüber nachdenken, welche der neuesten Gadgets Ihnen das Leben erleichtern könnten.

Selfie Sticks
Stativ
Externe Mikrofone
Tragbare Batterien
Zusätzliche Beleuchtung

Wenn Sie Vorschläge für zusätzliche Hardware und Software für die Fernprüfung haben, hinterlassen Sie bitte einen Kommentar zu diesem Artikel, damit wir ihn auf dem neuesten Stand der Technik halten können.