Sind Sie ein wenig neugierig oder fasziniert von Wettbewerbsabmahnungen?

Geschrieben von Matthew Walker on 14. Juli 2021

Wussten Sie, dass Sie Inspektionsbeobachtungen von Mitbewerbern herunterladen können, um zu erfahren, welche Qualitätsprobleme wahrscheinlich zu Abmahnungen führen?

Vor nicht allzu langer Zeit veröffentlichte die FDA ihre Inspektionsbeobachtungsdatensätze. Es handelt sich um Excel-Tabellen mit den gefürchteten 483 Inspektionsbeobachtungen und Warnschreiben, die die FDA nach der Inspektion von Herstellern herausgibt. Zu jedem der folgenden Themenbereiche gibt es eine Tabelle, und wir werfen einen Blick auf die 'Geräte'-Beobachtungen. Eine postmortale Datenanalyse oder eine spekulative Datenautopsie, wenn Sie so wollen… Was können wir bei der Untersuchung einer FDA-Inspektionsbeobachtung lernen?

• Biologika
• Drogen
• Geräte
• Menschliches Gewebe für die Transplantation
• Radiologische Gesundheit
• Teile 1240 und 1250
• Lebensmittel (einschließlich Nahrungsergänzungsmittel)
• Tiermedizin
• Überwachung der Bioforschung
• Besondere Anforderungen
• Gesamtzahl der Inspektionen und 483s

Dies sind Abweichungen, die von der FDA zum Code of Federal Regulations geschrieben wurden, daher gibt es keine Statistiken für ISO 13485:2016 oder Verordnung (EU) 2017/745. Es wird viele Erkenntnisse unter dem 'QSR' oder 21 CFR 820 geben. Die gute Nachricht ist, dass der Code of Federal Regulations im Gegensatz zu einem ISO-Standard kostenlos online verfügbar ist. Es ist kein Pay-to-Play-Spiel und wir können den vollständigen Text der Anforderung freigeben, ohne gegen Urheberrechtslizenzvereinbarungen zu verstoßen. 

Die Top 10 Bereiche für Inspektionsbeobachtungen und Warnschreiben sind: 

1. CAPA-Verfahren
2. Beschwerdeverfahren
3. Berichterstattung über Medizinprodukte
4. Einkaufskontrollen
5. Nicht konformes Produkt
6. Prozessvalidierung
7. Qualitätsaudits
8. Dokumentation von CAPA-Maßnahmen und -Ergebnissen
9. Ausbildung
10. Gerätestammsatz

Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen sind der häufigste Grund für Abmahnungen

Die siegreiche Qualitätssystemanforderung, die zu den meisten 483 Inspektionsbeobachtungen und Warnschreiben führte, waren Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen gemäß 21 CFR 820.100(a). Dieses Ergebnis wird aufgeführt, wenn ein Hersteller ein CAPA-Verfahren nicht etabliert oder das Verfahren unzureichend ist. Dieser Befund wurde 165-mal zitiert. Darüber hinaus wurden CAPA-Aktivitäten oder deren Ergebnisse insgesamt 32-mal unter 21 CFR 820.100(b) nicht oder nicht ausreichend dokumentiert. Daraus ergeben sich insgesamt 197 Beobachtungen für den CAPA-Prozess.

Korrigierende und präventive Maßnahmen sind entweder die Behebung eines erkannten Problems und das Sicherstellen, dass es nicht wieder auftritt, oder verhindern, dass ein potenzielles Problem von vornherein auftritt. Es ist sowohl die reaktive als auch die proaktive Reaktion auf Qualitätsprobleme und Produktabweichungen. Der Wortlaut der Anforderung lautet:

"§820.100 Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen.
(a) Jeder Hersteller muss Verfahren zur Durchführung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen festlegen und beibehalten. Die Verfahren müssen Anforderungen enthalten für:
(1) Analyse von Prozessen, Arbeitsvorgängen, Zugeständnissen, Qualitätsauditberichten, Qualitätsaufzeichnungen, Serviceaufzeichnungen, Reklamationen, zurückgegebenen Produkten und anderen Quellen von Qualitätsdaten, um bestehende und potenzielle Ursachen für fehlerhafte Produkte oder andere Qualitätsprobleme zu identifizieren. Erforderlichenfalls werden geeignete statistische Methoden angewendet, um wiederkehrende Qualitätsprobleme zu erkennen;
(2) Untersuchung der Ursache von Nichtkonformitäten in Bezug auf Produkt, Prozesse und das Qualitätssystem;
(3) Ermittlung der Maßnahmen, die erforderlich sind, um fehlerhafte Produkte und andere Qualitätsprobleme zu korrigieren und das Wiederauftreten zu verhindern;
(4) Überprüfung oder Validierung der Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen, um sicherzustellen, dass diese Maßnahmen wirksam sind und sich nicht nachteilig auf das fertige Produkt auswirken;
(5) Umsetzung und Aufzeichnung von Änderungen an Methoden und Verfahren, die zur Korrektur und Vorbeugung von festgestellten Qualitätsproblemen erforderlich sind;
(6) Sicherstellen, dass Informationen über Qualitätsprobleme oder fehlerhafte Produkte an diejenigen weitergegeben werden, die direkt für die Sicherstellung der Qualität eines solchen Produkts oder die Vermeidung solcher Probleme verantwortlich sind; und
(7) Übermittlung relevanter Informationen zu festgestellten Qualitätsproblemen sowie Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen zur Überprüfung durch das Management.
(b) Alle nach diesem Abschnitt erforderlichen Aktivitäten und deren Ergebnisse sind zu dokumentieren."

Wir können sehen, dass unter Abschnitt (a) die Anforderung besteht, dass es eine etablierte und aufrechterhaltene Prozesssteuerung mit einer numerischen Liste der erforderlichen Inputs und Outputs dieses Prozesses gibt. Die Prozesskontrolle ist einfach, verwenden Sie ein Verfahren. Sie müssen ein Verfahren etablieren und pflegen. Das ist ein Teil der ersten 165 Beobachtungen.

Der zweite Teil ist, dass das Verfahren „angemessen“ sein muss. Das bedeutet, dass die Aufzählungszeichen (1)-(7) innerhalb dieses Verfahrens behandelt werden müssen. Zum Beispiel Nummer (2) ist „Untersuchung der Ursache von Nichtkonformitäten in Bezug auf Produkt, Prozesse und das Qualitätssystem“. Dies bedeutet, dass das Verfahren nicht nur erklären sollte, dass Ihr Qualitätssystem diese Untersuchung durchführt, sondern auch, wer sie durchführt und wie sie sie durchführen wird. 

„Die Ursache von Nichtkonformitäten muss untersucht werden“ kann keine angemessene Prozesskontrolle sein. Ja, es wurde die Notwendigkeit einer Ursachenbewertung angesprochen, aber tut es das angemessen? 

„Der RA/QA-Manager wird einen Mitarbeiter abschließen oder beauftragen, die Ursachenbewertung von Korrekturmaßnahmen unter Verwendung von Methoden wie einer ‚5-Warum-Analyse‘ durchzuführen, indem er Abschnitt 2 des CAPA-Berichtsformulars ausfüllt.“ Diese Formulierung ist viel näher an dem, was in einem Verfahren erforderlich ist. Es erklärt, wer was tut, ungefähr wie sie es tun könnten, wo diese Aktivität dokumentiert wird und identifiziert die Aufzeichnungen, die die Aktivität erzeugt.

Was uns zu den zusätzlichen 32 Ergebnissen bringt, bei denen die Aktivitäten und ihre Ergebnisse entweder nicht oder so schlecht dokumentiert wurden. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Input (Root Cause Analysis) und den Output (Abschnitt 2. des CAPA-Berichts) zu identifizieren. Es ermöglicht Ihnen, dem Inspektor oder einem Auditor, vom Verfahren bis zu den Aufzeichnungen zurückzuverfolgen, die ein Teil des Prozesses zum Nachweis der Konformität erstellt. 

Wie ein altes Sprichwort sagt: „Wenn es nicht dokumentiert ist, ist es nicht passiert“. Diese Aufzeichnung sollte zeigen, dass Sie eine Ursachenanalyse (die Aktivität) durchgeführt haben und was das Ergebnis dieser Analyse war (die Ergebnisse dieser Aktivität). Diese Arten von Aufzeichnungen sind für Ihr Qualitätssystem so wichtig, dass der Kontrolle der Aufzeichnungen ein ganzer Prozess gewidmet ist. Ich gebe Ihnen einen Hinweis, es ist Teil-M des QSR. 

Dies ist auch ein großartiger Segway, um zu zeigen, wie die Prozesse Hand in Hand gehen und CAPA mit der Dokumentenkontrolle, der Datensatzkontrolle und Ihrem Qualitätssystem-Datensatz verknüpft ist. Ihre Systemprozesse werden auf diese Weise kontinuierlich aufeinander zurückgeführt. CAPAs sind beispielsweise ein erforderlicher Input für Ihren Management-Review-Prozess. Wenn Sie also kein CAPA-Verfahren haben, führen Sie keine angemessenen Management-Reviews durch. 

Ein Hinweis zu anderen Systemen

Wenn Ihr Qualitätssystem auch ISO 13485:2016 konform ist, sind Korrekturmaßnahmen und Vorbeugungsmaßnahmen separate Punkte in separaten Unterabschnitten. Korrekturmaßnahmen sind in 8.5.2. und Vorbeugemaßnahmen in 8.5.3. Das heißt, wenn Sie über ein ausgereiftes Qualitätssystem verfügen, das noch nie eine vorbeugende Maßnahme ergriffen hat, ist Ihre Zertifizierungsstelle möglicherweise in Ordnung, aber die PA dieses Prozesses kann unzureichend sein.

Ein Industriestandard für CAPAs wendet einen risikobasierten Ansatz an, und wir haben ein ganzes Webinar zu diesem Thema! So erstellen Sie einen risikobasierten CAPA-Prozess

Beschwerden sind der zweithäufigste Grund für Abmahnungen

Die Silbermedaille geht an Beschwerden. Ähnlich wie bei CAPA ist das größte Problem keine oder unzureichende Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden. Dieses spezifische Ergebnis wurde 139-mal zitiert (die gesamte Beschwerdebearbeitung hat mehr, aber dieses spezielle Problem wurde am häufigsten zitiert). Um nicht wie ein gebrochener Rekord zu klingen, aber auch hier ist die Bearbeitung von Beschwerden ein spezifischer Prozess, der ein „eingeführtes und aufrechterhaltenes Verfahren“ erfordert.

Als Verfahren muss es existieren, es muss gepflegt werden, und jeder Prozess hat Anforderungen an Inputs und Outputs, die skizziert werden müssen. Der Umgang mit Beschwerden unterscheidet sich im QSR ein wenig, da es keinen Unterabschnitt „Beschwerde“ gibt. Beschwerden fallen unter Unterabschnitt M-Aufzeichnungen, insbesondere 21 CFR 820.198 Beschwerdedateien. 

Zum Vergleich: Beschwerden gemäß ISO 13485:2016 sind unter Messungsanalyse und -verbesserung, insbesondere Unterabschnitt 8.2.2. Reklamationsbearbeitung. Es ist zwischen Feedback und Berichterstattung an die Regulierungsbehörden eingebettet. Das musste mit Absicht geschehen sein, weil diese Prozesse von Natur aus miteinander verflochten sind und ihre Inputs und Outputs direkt ineinander fließen:

"§820.198 Beschwerdedateien.
(a) Jeder Hersteller muss Reklamationsakten führen. Jeder Hersteller muss Verfahren für die Entgegennahme, Prüfung und Bewertung von Beschwerden durch eine offiziell benannte Stelle einrichten und aufrechterhalten. Diese Verfahren müssen sicherstellen, dass:
(1) Alle Reklamationen werden einheitlich und zeitnah bearbeitet;
(2) Mündliche Beschwerden werden nach Eingang dokumentiert; und
(3) Beschwerden werden bewertet, um festzustellen, ob die Beschwerde ein Ereignis darstellt, das gemäß Teil 803 dieses Kapitels, Meldung von Medizinprodukten an die FDA gemeldet werden muss."

Dieser Unterabschnitt von „Aufzeichnungen“ ist möglicherweise weniger intuitiv als das, was wir unter CA/PA gesehen haben. Wir sehen, dass wir Beschwerdeakten führen müssen. Wir brauchen auch ein Verfahren, das den Eingang, die Prüfung und die Bewertung von Beschwerden abdeckt. Dann müssen wir eine formell benannte Beschwerdestelle benennen, die das alles erledigt. 

Darüber hinaus müssen wir sicherstellen, dass Beschwerden einheitlich und effizient bearbeitet werden. Es sollte ein Ausstecherprozess mit bekannter Zeitleiste sein. Jede Beschwerde durchläuft innerhalb eines bestimmten Zeitraums dieselbe Prüfung und Bewertung. Wenn die Prüfung einer Beschwerde sechs Monate dauert, ist dies definitiv nicht „rechtzeitig“. 

Nicht jede Beschwerde wird Ihnen per Einschreiben mit „Beschwerde“ in Großbuchstaben zugesandt BOLD Briefe. Manchmal erzählen Ihnen die Leute einfach mündlich von einer Beschwerde, und Ihr Prozess muss definieren, wie diese verbalen Kommunikationen behandelt werden. Andernfalls wird Ihre FDA-Inspektionsbeobachtung geschrieben, und Sie laufen Gefahr, Abmahnungen zu erhalten.

Dies wirft natürlich die Frage auf, was ist eine Beschwerde? Wie erfahre ich, ob ich eine erhalten habe? Glücklicherweise liefert uns 21 CFR 820.3 Definitionen, eine davon ist, was genau eine Beschwerde ist „(B) Reklamation bezeichnet jede schriftliche, elektronische oder mündliche Kommunikation, in der behauptet wird, dass Mängel in Bezug auf Identität, Qualität, Haltbarkeit, Zuverlässigkeit, Sicherheit, Wirksamkeit oder Leistung eines Geräts nach seiner Freigabe zum Vertrieb bestehen.".

Es gibt kein Quiz am Ende, aber ich möchte Sie warnen, dass dies wahrscheinlich auf dem Prüfstand sein wird. Jedes Mal, wenn Sie eine solche Frage stellen und die Verordnung eine Definition dafür vorsieht, ist es eine gute Idee, diese Definition in Ihr Verfahren aufzunehmen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass das Verständnis eines Verfahrens einheitlich ist. Wenn Sie eine Beschwerde verpassen, weil Sie nicht wussten, dass es sich um eine Beschwerde handelt, ist Ihr Verfahren nicht effektiv. Schließlich greift ein Auditor die Mängel im Prozess auf, dokumentiert ein Ergebnis und Sie führen eine CAPA durch, um es zu beheben.   

Jede Beschwerde muss geprüft werden, aber nicht jede Beschwerde muss untersucht werden. Dies war ein viel weniger zitiertes Thema (5). Sie können entscheiden, dass eine Untersuchung nicht erforderlich ist. In diesem Fall müssen Sie jedoch dokumentieren, warum Sie sich dafür entschieden haben, und die für diese Entscheidung verantwortliche Person benennen. 

Das ist kein Freibrief, Ermittlungen einfach abzuschreiben, wann immer Sie wollen. Es gibt einige Dinge, die eine Untersuchung erfordern, und es gibt keine anerkannten Gründe dafür, eine solche nicht durchzuführen. Ein Beispiel ist ein möglicher Ausfall eines Geräts, dessen Etikettierung oder Verpackung eine ihrer Spezifikationen erfüllen. Diese müssen ausnahmslos untersucht werden. Was Ihr System jedoch tun darf, ist, dass Sie, wenn Sie bereits eine Untersuchung durchgeführt haben und ähnliche Beschwerden erhalten haben, nicht für jede Beschwerde dieselbe Untersuchung wiederholen müssen. 

Ein wichtiges Konzept der Beschwerdebearbeitung besteht darin, dass Sie Ihre Beschwerden nach Erhalt prüfen sollten. Es gibt bestimmte Arten von Beschwerden, die der FDA gemeldet werden müssen. Weitere Informationen finden Sie tatsächlich unter 21 CFR 803, nicht unter 820, die wir untersucht haben. Diese speziellen Reklamationen müssen identifizierbar von Ihren normalen Reklamationen getrennt sein. Diese Beschwerden bedürfen insbesondere einer Feststellung von; 

• Ob das Gerät die Spezifikationen nicht erfüllt hat;
• Ob das Gerät zur Behandlung oder Diagnose verwendet wurde; und
• Die Beziehung des Geräts zum gemeldeten Vorfall oder unerwünschten Ereignis, falls vorhanden.

Abgesehen von diesen besonderen meldepflichtigen Beschwerden haben alle Untersuchungen bestimmte erforderliche Ergebnisse. Durch die einheitliche und wiederholbare Bearbeitung jeder Reklamation kann diese auf ein Formular reduziert werden. Tatsächlich stellt die Erstellung eines spezifischen Beschwerdeformulars sicher, dass alle erforderlichen Informationen dokumentiert wurden. Jede Aufzeichnung einer Untersuchung durch Ihre offiziell benannte Beschwerdestelle muss beigefügt werden;

• Der Name des Geräts;
• Das Datum, an dem die Beschwerde eingegangen ist;
• Alle eindeutigen Gerätekennungen (UDI) oder universellen Produktcodes (UPC) sowie alle anderen verwendeten Gerätekennungen und Kontrollnummern;
• Name, Anschrift und Telefonnummer des Beschwerdeführers;
• Art und Einzelheiten der Beschwerde;
• Die Daten und Ergebnisse der Untersuchung;
• Alle ergriffenen Korrekturmaßnahmen; und
• Jede Antwort an den Beschwerdeführer.

Einige Unternehmen und Konzerne verteilen sich auf der ganzen Welt und haben viele Standorte überall. Nicht jeder Hersteller ist darauf beschränkt, alle seine Aktivitäten in einem einzigen Gebäude zu bündeln. Es kann vorkommen, dass sich die formell benannte Reklamationsbearbeitungseinheit an einem anderen Ort als dem Ort befindet, an dem die Herstellung stattfindet. Das ist akzeptabel, solange die Kommunikation zwischen den beiden einigermaßen akzeptabel ist. Der Hersteller benötigt Zugang zu den Aufzeichnungen der durchgeführten Reklamationsuntersuchungen. So wie alles dokumentiert werden muss, muss auch all diese Dokumentation produzierbar sein. Wenn nicht, erstellt Ihr Inspektor FDA 483 Inspektionsbeobachtungen und Warnschreiben.  

Wenn sich die Reklamationsbearbeitungseinheit außerhalb der Vereinigten Staaten befindet, müssen die Aufzeichnungen in den Vereinigten Staaten entweder von dem Ort aus zugänglich sein, an dem die Aufzeichnungen des Herstellers normalerweise aufbewahrt werden, oder vom Erstvertriebshändler. 

Reklamationsbearbeitung und Vigilanz-Reporting sind Themen, die wir oft wie Klettverschluss zusammenkleben. Wir finden sie so miteinander verbunden, dass wir eine Kombination haben Webinar zur Beschwerdebearbeitung und Vigilanzberichterstattung.

Die Meldung von Medizinprodukten ist der dritthäufigste Grund für Abmahnungen

Der Gewinner der Bronzemedaille zeigt einen Rückgang der Zahl der FDA-Inspektionsbeobachtungen. Für das Geschäftsjahr 68 wurden insgesamt 2020 geschrieben, und diese Erkenntnisse führen mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Abmahnungen, da es sich bei diesen Vorfällen um schwere Verletzungen und Todesfälle handeln kann. Wir werden langsamer, aber dies ist immer noch ein Thema, das fast jede Woche eine FDA-Inspektionsbeobachtung erhält.

Aber auch hier besteht ein Teil des Problems darin, dass keine oder schlechte Verfahren zur Kontrolle dieses Prozesses vorhanden sind. Nicht zu verwechseln mit der (EU) MDR, da wir als Branche Abkürzungen so sehr lieben, wird die Berichterstattung über Medizinprodukte innerhalb der Qualitätssystemanforderungen von 21 CFR 820 referenziert. Wir haben oben einen Blick auf die Bearbeitung von Beschwerden geworfen. Das Besondere daran ist, dass die MDR tatsächlich in 21 CFR 803 Medical Device Reporting lebt. Das Besondere daran ist, dass Teil 803 weiter in Unterteile unterteilt ist. 

Wir werden uns Unterabschnitt E ansehen, der die Meldepflichten für Hersteller darstellt. Das Melden von Medizinprodukten ist ein Prozess und erfordert als solcher ein Verfahren, um es zu kontrollieren, und dieses Verfahren muss beibehalten werden. 

Einige wichtige Punkte, die erfasst werden müssen, sind, dass es Berichtsfristen gibt, die in Kalendertagen gemessen werden, ab dem Zeitpunkt, an dem Sie Informationen erhalten, die vernünftigerweise darauf hindeuten, dass eines Ihrer Geräte;

"(1) Kann einen Tod oder eine schwere Verletzung verursacht oder dazu beigetragen haben oder
(2) Hat eine Fehlfunktion und dieses Gerät oder ein ähnliches Gerät, das Sie vermarkten, würde wahrscheinlich zum Tod oder zu schweren Verletzungen führen oder dazu beitragen, wenn die Fehlfunktion erneut auftritt"

Es gibt einige wichtige Erkenntnisse. Zuerst beginnt die Uhr, Kalendertage zu ticken, nicht Arbeitstage, und Feiertage zählen. Sie können nicht aufhalten, zu melden, dass Ihr Gerät jemanden getötet hat, weil es in den Ferien und an einigen Wochenenden ist. 

Zweitens variieren die Meldefristen, im Allgemeinen zwischen 5 und 30 Kalendertagen. Das bedeutet, dass es wichtig ist, den spezifischen Zeitplan für die Art der von Ihnen erstellten Meldung zu kennen und die Anforderungen der zuständigen Behörde für einen Zeitplan zu kennen. Die FDA kann sich von Health Canada unterscheiden, die sich wiederum von der EU usw. unterscheiden kann. 

Drittens ist die zu erfüllende Messlatte das, was „angemessen bekannt“ ist, und dies ist eine mehrdeutige Anforderung, die für Interpretationen offen ist.

Sie helfen mit, dies zu klären,

"(I) Alle Informationen, die Sie erhalten können, indem Sie sich an eine Benutzereinrichtung, einen Importeur oder einen anderen Erstmelder wenden;
(Ii) Alle Informationen in Ihrem Besitz; oder
(iii) Alle Informationen, die Sie durch Analyse, Tests oder andere Bewertungen des Geräts erhalten können."

Die ersten beiden sind normalerweise kein Problem, aber diejenige, die weniger Aufmerksamkeit erhält, ist eine tiefere Analyse, Prüfung oder Bewertung des Geräts. Hier ist eine Due Diligence erforderlich, um sicherzustellen, dass Sie die Informationen, die Ihnen "angemessen" bekannt sein sollten, auch tatsächlich kennen. 

Die Last der Ermittlungen und Ursachenermittlung liegt direkt auf den Schultern der Hersteller und das ist ein Prozess, der einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Was passiert, wenn der Zeitpunkt der Berichterstattung immer näher rückt, Ihre Untersuchung jedoch nicht abgeschlossen ist, bevor die Uhr abgelaufen ist? Die kurze Antwort ist, es trotzdem zu melden.

Die längere Antwort ist, zu melden, welche Informationen Sie haben, mit einer Erklärung, warum der Bericht nicht alle erforderlichen Informationen enthält. Erklären Sie dann, was Sie unternommen haben, um alle Informationen zu erhalten, und reichen Sie später einen Ergänzungs- oder Folgebericht ein, um die Lücken zu füllen. Nur einen Teilbericht fertig zu haben, ist keine Entschuldigung, die Meldefrist zu verpassen. Es ist jedoch die perfekte Ausrede, um eine FDA-Inspektionsbeobachtung oder Warnschreiben zu erhalten.

Quelle: https://medicaldeviceacademy.com/warning-letters/